Dieser Artikel ist auch verfügbar in: English
Verändere den Ablauf deiner Meetings und beziehe alle im Team in die Diskussion ein: Wie Dir das gelingt? Mit Lean Coffee. Diese Meetings haben keine Agenda und sind besonders für agile Teams attraktiv, da keine Zeit verschwendet wird.
In Anlehnung an die Prinzipien des Lean Thinking haben alle Teilnehmenden außerdem die Möglichkeit, ihre eigene Agenda zu bestimmen und so zu einer produktiveren Arbeitsatmosphäre beizutragen.
Schau Dir an, wie diese Meetings ohne vorgegebene Agenda ablaufen.
Was ist Lean Coffee?
Lean Coffee ist ein informelles Meeting, bei dem die Teilnehmenden die Agenda selbst bestimmen können. Sie wählen aus vorgeschlagenen Themen, welche sie diskutieren wollen, es gibt also keinen Leiter und keine festgelegte Agenda.
Kleingruppen, idealerweise nicht mehr als zehn Leute, kommen informell zusammen, um die ausgewählten Themen zu diskutieren. So ist das Meeting nicht nur „irgendein weiteres Meeting“. Stattdessen wird die Zeit der Teilnehmenden produktiv genutzt.
Das Beste daran: Virtuelle Tools wie Conceptboard’s digitales Whiteboard ermöglichen Teams unkomplizierte remote Meetings.
Wann ist Lean Coffee sinnvoll?
Viele Teams wählen das Lean Coffee Format für virtuelles Team Brainstorming und Retrospektiven. In diesem Format haben alle Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Ideen zu äußern. Außerdem ist das Meeting produktiv und effektiv zugleich. Was man heutzutage als Letztes gebrauchen kann, ist ein weiteres unnötiges Meeting.
Mit Lean Coffee kannst Du auch neue Teammitglieder super einbinden. Wenn es Leute gibt, die z.B. mit Agile oder Scrum Methoden noch keine Erfahrung haben, erlaubt euch Lean Coffee, all eure Fragen in einem offenen Rahmen zu stellen. So können Ideen gefestigt werden und Du kannst auch mögliche Bedenken der erfahrenen Teammitglieder berücksichtigen.
Verwende Conceptboard‘s kostenloses Lean Coffee Template
Distributed Teams können mit Conceptboard‘s virtuellem Whiteboard ganz unkompliziert ein virtuelles Lean Coffee Meeting durchführen. Hierfür haben wir Dir eine einfache Vorlage erstellt. Außerdem war es mit smarten Hilfsmitteln wie Sticky Notes, Stiften, Symbolen, einem integrierten Timer und gemeinsamen Boards noch nie so einfach, remote zusammenzuarbeiten.
Wenn das Konzept neu für Dich ist, dann betrachte das erste Meeting oder die ersten beiden Meetings einfach als Experiment(e). Gib allen ein paar Wochen Zeit, um sich an dieses unstrukturierte Format zu gewöhnen. Danach ist es mit Sicherheit sinnvoll, ein wiederkehrendes Lean Coffee Meeting zu organisieren.
Fünf einfache Schritte für die Durchführung einer virtuellen Sitzung
Bestimme eine Zeit für das Meeting und teile den Link zum Conceptboard Template mit allen Teilnehmenden. Befolge dann diese fünf Schritte für Deinen eigenen Lean Coffee:
- Themen: Alle Teilnehmenden sollen ihre Wunschthemen als Sticky Notes dem Board hinzufügen.
- Zu diskutieren: Stelle den Timer und ermögliche allen zwei Minuten lang für ihre drei Lieblingsthemen abzustimmen. Verwende Punkte oder Daumen hoch Symbole, um die Stimmen zuzuteilen. Beweg die Gewinner auf die „Zu diskutieren“-Säule.
- Diskussion: Stelle den Timer auf acht Minuten und beginne mit der Diskussion des ersten Themas.
- Weiter diskutieren oder zum nächsten Thema gehen: Wenn der Timer abläuft, dann bitte alle darüber abzustimmen, ob sie mit dem Thema fertig sind oder ob noch Diskussionsbedarf besteht. Wenn das Thema beendet ist, dann beweg es auf die „Done“-Säule und mach mit dem nächsten weiter.
- Fazit: Plane am Ende des Meetings ein paar Minuten ein, um die Aktionselemente (action items), bzw. nächsten Schritte zu diskutieren oder um Erkenntnisse zu teilen. Hör Dir das Feedback an und berücksichtige es für die nächste Sitzung.
Nutze Conceptboard für Deine virtuellen Meetings
Lean Coffee ist ein großartiges Format, um Teammitglieder zu stärken, damit Meetings auch wirklich nützlich sind. Dass die Teilnehmenden die Agenda gemeinsam bestimmen können, ist das komplette Gegenteil eines traditionellen Meetings. Lean Coffee Meetings auf geteilten Boards können virtuellen Teams dabei helfen, Gewohnheiten zu durchbrechen, neue Teammitglieder an “Board” zu holen und sicherzugehen, dass alle ihre notwendigen Antworten bekommen. Wenn die Zeit um ist und noch nicht alle Themen besprochen sind? Kein Problem, Du kannst sie ganz einfach mit ins nächste Lean Coffee Meeting nehmen.
Wenn Du sehen möchtest, was Conceptboard‘s virtuelles-Whiteboard Dir noch so alles bietet, schau doch mal auf unserem Blog vorbei. Wir haben fast 100 anwendungsbereite Vorlagen für all Deine virtuellen Meetings wie z.B. das Feedback Capture Grid, das Project Kickoff und das Meeting Minutes Template.
Wenn Du Conceptboard testen möchtest, dann nutze unseren kostenlosen 30-tägigen Zugang.
