Die CDO Toolbox. Digitalisierung leicht gemacht

Mit dieser Workshop-Vorlage werden Digitalisierungsverantwortliche und Führungskräfte mit Prozessverantwortung in die Lage versetzt, ihren Mitarbeitenden und Projektgruppen die Grundlagen digitaler Prozessnotation und Modellierung näherzubringen. Dieser Workshop bietet eine wertvolle Grundlage für alle hybriden, synchronen und asynchronen Projekte, bei denen auch abteilungsübergreifende Prozesse aufgenommen und weiterentwickelt werden. Das Template kann alleine als auch in kleinen Gruppen als Workshop bearbeitet werden.

Nach einer erfolgreichen Einführung in das Thema Prozesserhebung und Prozessmodellierung ist diese Vorlage ein erweiterter Übungsraum und/oder Produktivboard. Auf dieser größeren Prozessmodellierungsfläche werden hier für alle Prozess- und Projektbeteiligten vom Sachbearbeiter bis zum CIO komplexe Zusammenhänge in einfacher Notation festgehalten. Über die Notation der internen Prozessschritte bietet diese Erweiterung auch die Aspekte CX (Citizen Experience) und UI (User Interface).

Föderales Informationsmanagement (FIM) – das Template ist der Leitfaden für administrative Dienste. FIM zielt darauf ab, Bürger mit leicht verständlichen Informationen zu versorgen, uniforme Datenfelder für Formulare und standardisierte Ablaufanweisungen für die Verwaltungsdurchführung zu etablieren, mit dem Ziel, Aufwände für Übersetzung und Implementierung gesetzlicher Anforderungen zu reduzieren. Damit sollen Länder und Kommunen in der redaktionellen und organisatorischen Durchführung von Verwaltungsprozessen nicht mehr isoliert vorgehen müssen. Sie profitieren stattdessen von den qualitätsgeprüften Vorleistungen der übergeordneten Verwaltungsebenen.

Bekannt aus der Softwareentwicklung im kommerziellen Umfeld ist dies eine Adaption der Customer Journey Map auf den Kontext der behördlichen Dienstleistungen und Aufgaben, bei denen der Bürger direkter Interaktionspartner ist. Die Matrix ermöglicht es den Verantwortlichen, die einzelnen Dimensionen der Interaktion über unterschiedliche Kanäle und technische Mittel zu analysieren und somit eine wichtige Grundlage für erfolgreiche Verfahren und Initiativen zu schaffen.

Nachdem sowohl der interne Bearbeitungsprozess als auch die Anforderungen an die Bürgerkommunikation definiert sind, können im nächsten Schritt das Design sowie eine Logik bei mehrstufigen Formularen skizziert werden. Mit dem sogenannten Wireframing ist es auch einfach und intuitiv möglich, am Entwicklungsprozess zu partizipieren und Vorschläge für die UI / CX Softwareentwicklung zu erstellen.

Mit der Prioritätenmatrix werden einzelne Nutzer, kleine Teams und größere Projektgruppen in die Lage versetzt, visuell Aufgaben und Themen nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Diese Vorlage ist ein hervorragendes Werkzeug zu Beginn von Meetings, um die anstehenden Themen zu clustern sowie für die strategische Aufgaben- und Inititativenplanung.

Eine kleine Hilfe und der wohl einfachste Einstieg ins behördliche Projektmanagement: Um die Machbarkeit sowie die konkrete Umsetzung unterschiedlicher kleiner und größerer Projekte und Initiativen in Behörden zu analysieren, hilft diese Checkliste dabei, entscheidende Fragen zu stellen und Handlungsansätze zu formulieren.

Erfolgreiches Projektmanagement lebt von der Strukturierung komplexer Gesamtaufgaben in Teilaspekte und Unterprojekte. Bei der Zerlegung und Analyse werden Abhängigkeiten deutlich, diese müssen sequenziell aufeinander abgestimmt werden. Dabei hilft die Visualisierung mit einem Gantt Chart oder Zeitstrahl. Diese Art der Darstellung ist Standard in komplexen Projektmanagement Tools, zu denen jedoch nicht jeder Behördenmitarbeiter Zugang oder Expertise hat.

Die Segelboot-Retrospektive dient dazu, den Fortschritt und die Herausforderungen eines Projekts zu reflektieren. Ähnlich wie ein Segelboot auf dem Meer navigieren Teams durch verschiedene Phasen eines Projekts. Die Retro ermöglicht es den Teammitgliedern, die „Windrichtung“ zu bewerten (was gut läuft), „Anker zu werfen“ (was sie zurückhält) und „neue Kursrichtungen zu planen“ (welche Verbesserungen vorgenommen werden müssen). Durch diese strukturierte Reflexion können Mitarbeitende wertvolle Erkenntnisse gewinnen, um zukünftige Projekte effizienter zu gestalten und Probleme proaktiv anzugehen.

Ein tägliches Stand-Up-Meeting in behördlichen Projekten fördert transparente Kommunikation, ermöglicht schnelle Problemlösungen, verbessert den Fokus und die Ausrichtung des Teams, optimiert den Ressourceneinsatz und stärkt die Teambindung und Motivation. Kurz gesagt, es steigert die Effektivität und Effizienz behördlicher Projekte durch regelmäßige Updates und Zusammenarbeit im Team.

Eine Sprint- und Arbeitsplanung ist in der Verwaltung entscheidend, um Projekte effektiv zu strukturieren und den Fortschritt zu verfolgen. Sie ermöglicht transparente Kommunikation, effiziente Ressourcennutzung, schnelle Anpassungen an sich ändernde Anforderungen und verbesserte Zusammenarbeit im Team. Kurz gesagt, eine solide Sprint- und Arbeitsplanung ist unerlässlich, um behördliche Projekte erfolgreich umzusetzen und den Service für Bürgerinnen und Bürger kontinuierlich zu verbessern.

Mit dieser Vorlage wird jeder innerhalb der Verwaltung zum Online-Meetingprofi. Dank der einfachen Anleitung gelingt es, eine Agenda zu definieren, klare Maßnahmen zu dokumentieren und Inhalte festzuhalten.
Besonders für ungeübte Moderatoren ist dies DER Einstieg in die digitale und hybride Souveränität am Arbeitsplatz.

Gute Meetings für Alle! Mit der 5 Finger Methode wird die Vorbereitung von Meetings erleichtert. Dadurch werden Zweck, Teilnehmer, Thema und erwartetes Ergebnis erarbeitet und definiert. Mit dieser Vorbereitung, sowohl für virtuelle, hybride und vor Ort Meetings, werden Termine effizient und effektiv.

Das New Work Team Canvas hilft Mutigen beim Perspektivenwechsel. Möglicherweise eingefahrene oder „selbstverständliche“ Strukturen und Denkmuster in Abteilungen und Teams werden unter den Gesichtspunkten Werte, Mehrwerte, Rollen und Zweck beleuchtet und Impulse für effektivere Zusammenarbeit abgeleitet.