Ihre Digitalstrategie steht. Wer setzt sie morgen um?
Stellen wir uns eine Verwaltung vor, die einen Antrag künftig online anbieten möchte. Der Pilottermin steht schon im Kalender. Die IT arbeitet am Formular. Im Fachbereich ist allerdings noch offen, welche Nachweise Antragstellende hochladen sollen. Wie gehen Sie jetzt am besten vor?
Welche Nachweise Antragstellende hochladen sollen, ist eine kleine Frage mit Folgen: Solange sie offenbleibt, kann die IT die entsprechenden Formularfelder nicht fertigstellen. Und die Projektleitung kann noch nicht verlässlich sagen, ob der geplante Start klappt.
Wer die Digitalstrategie verantwortet, muss jetzt herausfinden, wo es hängt und wer die offene Frage klärt. Genau dabei hilft eine gemeinsam gepflegte Roadmap: Sie zeigt, welche Schritte zusammengehören, wer auf ein Ergebnis wartet und welche Entscheidung als Nächstes gebraucht wird.
In Conceptboard können Fachbereich, IT und Projektleitung diese Planung auf einer gemeinsamen visuellen Arbeitsfläche bearbeiten. Alle Beteiligten können ihre Sicht ergänzen und Zusammenhänge direkt am Board besprechen. Mehr über Conceptboard
Das Wichtigste in Kürze
- Zusammenhänge erkennen: Die Roadmap zeigt, wer auf welches Ergebnis wartet und welche Entscheidung noch fehlt.
- Nächste Schritte festhalten: In Conceptboard lassen sich Rückfragen am betreffenden Vorhaben sammeln und Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin festhalten. help.conceptboard.com
- Bestehende Systeme weiter nutzen: Detaillierte Aufgaben können im Ticketsystem bleiben. Auf dem Board steht, was die Bereiche für die gemeinsame Planung brauchen.
- Mit einem Ziel starten: Ein konkretes Vorhaben reicht für den Einstieg. Vereinbaren Sie, wer die Roadmap aktuell hält und wann Sie gemeinsam darauf schauen.
Auf der Roadmap wird sichtbar, was zusammenhängt
Eine Roadmap ist der gemeinsame Fahrplan für ein Ziel. Im Beispiel steht oben: Bürgerinnen und Bürger können den Antrag online einreichen. Darunter ordnen die Beteiligten die nötigen Vorhaben entlang einer Zeitachse an, etwa nach Monaten.
Entscheidend sind die Verbindungen zwischen den Vorhaben. Auf dem Board verbinden die Beteiligten „Onlineformular fertigstellen“ mit der offenen Frage: „Welche Nachweise sollen hochgeladen werden?“ Beim Pilotbetrieb wird festgehalten, welche Voraussetzungen bis zum Start erfüllt sein müssen.
Für unser Beispiel könnte die Übersicht so aussehen:
| Vorhaben | Was dafür gebraucht wird | Zuständiger Bereich |
|---|---|---|
| Nachweise festlegen | Entscheidung über die benötigten Unterlagen | Fachbereich |
| Onlineformular fertigstellen | Bestätigte Angaben und Nachweise | IT |
| Pilotbetrieb starten | Getestetes Formular und abgestimmter Ablauf | Projektleitung |
Damit lässt sich im nächsten Termin gezielt besprechen: Wer klärt mit dem Fachbereich, welche Nachweise nötig sind? Bis wann braucht die IT das Ergebnis? Was bedeutet das für den Pilottermin?
Für die Leitung wird dadurch nachvollziehbar, warum ein Termin noch unsicher ist und an welcher Stelle sie eine Entscheidung unterstützen muss.
Bringen Sie Ihre Vorhaben auf eine gemeinsame Arbeitsfläche
Starten Sie mit einem strategischen Ziel und den Vorhaben, die dafür zusammenpassen müssen. Erstellen Sie Ihre erste Übersicht in Conceptboard:
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Wie aus der offenen Frage ein nächster Schritt wird
Auf dem gemeinsamen Board lässt sich die Rückfrage dort festhalten, wo sie entsteht. Die IT kann direkt beim betreffenden Vorhaben kommentieren: „Uns fehlt noch die bestätigte Liste der Nachweise.“ Über eine @Erwähnung lässt sich die zuständige Person auf die Frage aufmerksam machen. Der Zusammenhang bleibt beim Kommentar sichtbar. Help Center Artikel zum Thema @Erwähnungen
Im Gespräch wird daraus eine konkrete Vereinbarung. Zum Beispiel: Die Fachbereichsleitung bestätigt die Liste bis Freitag. Die IT prüft anschließend, wann das Formular für den Test bereitsteht. Die Projektleitung bewertet auf dieser Grundlage den Pilottermin.
Den vereinbarten nächsten Schritt können Sie als Board-Aufgabe festhalten, einer Person zuweisen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Auch der Status lässt sich hinterlegen. So stehen die Vereinbarung und die zugehörige Planung auf derselben Arbeitsfläche. Help Center Artikel zum Thema Aufgaben
Der praktische Nutzen: Wer später auf das Board schaut, kann nachvollziehen, welche Frage noch offen ist und wer sich darum kümmert. Voraussetzung ist, dass die Beteiligten ihre Änderungen dort festhalten.
Roadmap auf dem Board: gemeinsam planen, abteilungsübergreifend abstimmen und für alle visuell nachvollziehbar machen.
So bauen Sie Ihre erste gemeinsame Roadmap auf
Wählen Sie für den Einstieg einen Teil Ihrer Digitalstrategie, an dem mehrere Bereiche arbeiten. Ein konkretes Ergebnis gibt der ersten Roadmap eine klare Grenze. „Antrag online einreichen können“ ist dafür greifbarer als „Verwaltung digitalisieren“.
Für den ersten gemeinsamen Termin hilft dieser Ablauf:
1. Vorhandene Arbeitsstände zusammenbringen
Fachbereich, IT und Projektleitung ergänzen die wichtigsten Vorhaben auf dem Board. Zu jedem gehört ein erwartetes Ergebnis, eine zuständige Person und ein geplanter Zeitraum.
2. Die Verbindungen gemeinsam prüfen
Wer braucht welches Ergebnis von wem? Markieren Sie die Stellen, an denen eine Entscheidung oder Zuarbeit fehlt. Schreiben Sie konkret dazu, was benötigt wird, etwa „Bestätigte Liste der Nachweise“.
3. Den nächsten Schritt vereinbaren
Halten Sie fest, wer die offene Frage bis wann klärt. Liegt die Entscheidung bei einer anderen Stelle, benennen Sie die Person, die sie dort einholt.
Vereinbaren Sie außerdem, wann Sie wieder gemeinsam auf die Roadmap schauen. Vor diesem Termin aktualisieren die Verantwortlichen ihre Einträge. Im Gespräch prüfen Sie, welche Änderungen andere Vorhaben betreffen und ob Reihenfolge oder Termine angepasst werden müssen.
So vermeiden Sie doppelte Pflege
Wenn Aufgaben bereits im Ticketsystem stehen und Unterlagen in einer festgelegten Ablage liegen, sollte das Board eine klar umrissene Aufgabe übernehmen: Es zeigt die Informationen, die mehrere Bereiche für ihre gemeinsame Planung brauchen.
Im Beispiel kann die IT ihre einzelnen Entwicklungsschritte weiter im Ticketsystem pflegen. Auf der Roadmap steht, wann das Formular voraussichtlich zum Test bereit ist und welche Entscheidung dafür noch fehlt. Ein Verweis führt zu den Details.
Legen Sie fest, wer diese Angaben aktuell hält. So ist auch klar, an wen sich die anderen Bereiche wenden können, wenn sich eine Voraussetzung ändert.
Ebenso lässt sich festlegen, wie Beteiligte am Board mitarbeiten: Conceptboard bietet die Rollen Bearbeiter, Kommentator und Betrachter. Damit können Sie unterscheiden, wer die Planung bearbeitet, Rückmeldungen gibt oder den Stand mitliest.
Bereiten Sie Ihr nächstes bereichsübergreifendes Review vor
Übertragen Sie das Arbeitsraster auf ein Conceptboard und machen Sie die erste offene Abhängigkeit sichtbar. Nutzen Sie die Übersicht, um mit Fachbereich, IT und Projektleitung den nächsten Schritt abzustimmen.
Praxisbeispiel Stadt Kiel: Gemeinsam planen
Einen Einblick in die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg gibt die Kundenstory der Stadt Kiel. Darin beschreibt die Verwaltung, wie sie Conceptboard unter anderem zur Erfassung von Prozessen sowie zur gemeinsamen Planung und Neuordnung von Projekten nutzt. Auch hybride Meetings und die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten gehören zu den beschriebenen Einsätzen.
So nutzt die Stadt Kiel Conceptboard für die gemeinsame Arbeit
Was nach dem nächsten Termin klar sein sollte
Prüfen Sie die erste Roadmap an einer einfachen Frage: Wissen die beteiligten Bereiche jetzt, was sie als Nächstes tun können und worauf sie noch warten?
Im Beispiel wäre das ein konkreter Fortschritt: Die fachliche Entscheidung hat eine zuständige Person und einen Termin. Die IT weiß, wann sie mit dem Ergebnis rechnen kann. Die Projektleitung kann die Startplanung darauf abstimmen.
Nehmen Sie für einen ersten Versuch ein Vorhaben aus Ihrer Digitalstrategie und bringen Sie die beteiligten Bereiche auf einem Board zusammen. Die erste offene Frage, die Sie dort gemeinsam klären, ist ein guter Anfang.
Conceptboard testen und die erste gemeinsame Roadmap aufbauen
Was vor der ersten Abstimmung geklärt sein sollte
Für den Einstieg müssen nicht sämtliche Projekte einer Organisation in ein neues Format überführt werden. Beginnen Sie mit einem abgegrenzten Ziel und den beteiligten Bereichen.
Benötigt werden die vorhandenen Arbeitsstände, die Personen mit fachlichem und technischem Überblick sowie Klarheit darüber, wer offene Entscheidungen treffen oder herbeiführen kann. Legen Sie außerdem fest, wer die gemeinsame Übersicht vorbereitet und wie sie zwischen den Abstimmungen aktuell bleibt.
Prüfen Sie nach dem ersten Review, ob die Übersicht ihren Zweck erfüllt: Ist eine zuvor unklare Abhängigkeit verständlich geworden? Ist erkennbar, wer die nächste Entscheidung vorbereitet? Weiß jeder Bereich, welchen Beitrag er als Nächstes leisten soll?
Eine Digitalstrategie braucht nicht nur ein Zielbild. Sie braucht einen gemeinsamen Arbeitsstand, an dem Fachbereiche und Entscheider weiterarbeiten können.
Aus Ihrer Digitalstrategie wird eine gemeinsame Arbeitsaufgabe
Bringen Sie Ziele, Vorhaben und offene Entscheidungen auf einem Board zusammen. Starten Sie mit einem Ausschnitt Ihrer Strategie und bereiten Sie damit die nächste Abstimmung vor.
Lassen Sie sich beraten, oder testen Sie Conceptboard kostenlos
Häufige Fragen zur gemeinsamen Roadmap
Was gehört auf die erste Roadmap?
Ein konkretes Ziel, die dazugehörigen Vorhaben, zuständige Personen und geplante Zeiträume. Ergänzen Sie, welche Ergebnisse oder Entscheidungen ein Vorhaben benötigt und was als Nächstes passieren soll.
Müssen alle Aufgaben auf das Board?
Für den Einstieg reicht, was die beteiligten Bereiche voneinander wissen müssen. Detaillierte Aufgaben und Unterlagen können in den bestehenden Systemen bleiben. Verweisen Sie auf dem Board auf die maßgeblichen Informationen.
Wie bleibt die Roadmap aktuell?
Benennen Sie für jedes Vorhaben eine verantwortliche Person und vereinbaren Sie regelmäßige gemeinsame Termine. Änderungen, die andere Bereiche betreffen, sollten die Zuständigen bereits vorher eintragen.
Kann das vorgeschlagene Arbeitsraster in Conceptboard umgesetzt werden?
Ja. Conceptboard unterstützt die gemeinsame visuelle Planung von Zielen und Vorhaben. Board-Aufgaben können unter anderem mit Zuständigkeiten, Status und Terminen versehen werden; Kommentare ermöglichen Rückfragen am jeweiligen Inhalt. Die Struktur der Roadmap und der Ablauf des Reviews werden vom Team gestaltet.
