Sie suchen eine neue Software? Klären Sie zuerst, was in Ihrer Verwaltung besser funktionieren soll

Die Beschaffung wiederum braucht Anforderungen, anhand derer sich mögliche Lösungen überhaupt vergleichen lassen. Alle arbeiten an derselben Softwareauswahl. Aber noch ist nicht geklärt, welches Problem die neue Software eigentlich lösen muss.

Genau hier sollte die Auswahl beginnen.

Nicht mit einer Liste gewünschter Funktionen. Sondern mit dem Arbeitsalltag der Menschen, die später mit der Lösung arbeiten sollen.

Das Wichtigste in Kürze

• Beginnen Sie beim konkreten Arbeitsproblem. „Wir brauchen ein Dashboard“ ist noch keine Anforderung.
• Übersetzen Sie Wünsche in überprüfbare Ergebnisse. Entscheidend ist, was Mitarbeitende mit der Lösung tatsächlich tun können müssen.
• Trennen Sie Muss-Anforderungen von Wünschen. Nicht jede hilfreiche Funktion ist für den Einsatz zwingend notwendig.
• Machen Sie offene Fragen sichtbar. Wer etwas noch prüfen muss, bekommt einen klaren nächsten Schritt.
• Bringen Sie Fachbereich, IT und Beschaffung früh zusammen. So entstehen weniger Überraschungen, wenn bereits konkrete Lösungen diskutiert werden.
• Nutzen Sie Conceptboard für die gemeinsame Klärung. Das Board hält Arbeitsproblem, Anforderungen, Rückfragen und Entscheidungen im Zusammenhang.

Das Problem ist nicht das fehlende Dashboard

Schauen wir genauer auf unsere Beispielverwaltung: Bürgerinnen und Bürger schicken ihre Anliegen über verschiedene Wege. Ein Teil kommt per E-Mail, anderes über ein Kontaktformular. Manche Anfragen werden telefonisch aufgenommen. Die zuständige Sachbearbeitung übernimmt den Vorgang.

Schwierig wird es, wenn jemand kurzfristig ausfällt. Die Vertretung sieht möglicherweise, dass eine Anfrage existiert. Aber sie weiß nicht sofort: Was wurde bereits geklärt? Wer hat zuletzt mit der Bürgerin gesprochen? Welche Unterlagen fehlen noch? Was ist der nächste Schritt? Also beginnt die Suche:

E-Mail öffnen. Kolleginnen fragen. Ablage prüfen. Vielleicht noch einmal bei der ursprünglichen Sachbearbeitung nachfragen.

Der erste Wunsch aus dem Fachbereich lautet deshalb: „Wir brauchen ein Dashboard.“

Doch das Dashboard ist nicht das eigentliche Ziel. Das Ziel lautet: Eine berechtigte Vertretung muss einen Vorgang nachvollziehen und weiterbearbeiten können, ohne sich die benötigten Informationen erst bei mehreren Personen zusammensuchen zu müssen.

Diese Formulierung verändert die gesamte Softwareauswahl. Denn plötzlich können unterschiedliche Lösungen infrage kommen. Das Dashboard ist nur noch eine mögliche Umsetzung des tatsächlichen Bedarfs.

Genau deshalb sollten Sie Anforderungen gemeinsam klären

Die verschiedenen Beteiligten Ihrer Softwareauswahl stellen unterschiedliche Fragen und das ist sinnvoll.

• Der Fachbereich kennt die tägliche Arbeit.
• Die IT kennt die bestehende Systemlandschaft.
• Die Beschaffung muss wissen, welche Leistung tatsächlich benötigt wird.
• Datenschutz und Informationssicherheit betrachten Daten, Rollen und Zugriffe.

Problematisch wird es erst, wenn diese Perspektiven nacheinander statt miteinander in die Auswahl einfließen. Dann findet der Fachbereich eine interessante Lösung. Anschließend stellt die IT fest, dass eine wichtige technische Voraussetzung fehlt. Später kommt eine zusätzliche Anforderung hinzu. Und am Ende diskutiert die Organisation über Funktionen eines Produkts, bevor der eigene Bedarf wirklich geklärt ist.

Ein Anforderungsworkshop dreht die Reihenfolge um:

Erst die gemeinsame Aufgabe verstehen. Dann Anforderungen formulieren. Danach Lösungen beurteilen.

1. Starten Sie mit einer Situation aus dem Arbeitsalltag

Fragen Sie die Beteiligten vor dem Workshop nicht: „Welche Funktionen brauchen Sie?“

Fragen Sie: „An welcher Stelle funktioniert Ihre heutige Arbeit nicht so, wie sie sollte?“

Die Sachbearbeitung könnte dann zum Beispiel beschreiben: Wenn eine Kollegin kurzfristig ausfällt, muss ihre Vertretung mehrere Stellen fragen, bevor sie weiß, wie eine Bürgeranfrage weiterbearbeitet werden soll.

Das ist wesentlich hilfreicher als „Wir brauchen ein Dashboard“.

Jetzt lässt sich nachfragen:

• Welche Information fehlt?
• Wo liegt sie heute?
• Wer benötigt sie?
• Wann wird sie gebraucht?
• Was passiert, wenn sie nicht verfügbar ist?

Solche konkreten Situationen können bereits vor dem Termin auf einem Conceptboard gesammelt werden. Rückfragen bleiben direkt bei der jeweiligen Situation und können gemeinsam ergänzt werden. Der Ausgangstext sieht genau diese Vorbereitung mit konkreten Arbeitssituationen statt reinen Funktionswünschen vor.

Damit beginnt Ihr Workshop nicht mit einer leeren Fläche und auch nicht mit einer Produktpräsentation. Sie beginnen mit der tatsächlichen Arbeit Ihrer Verwaltung.

2. Übersetzen Sie jeden Wunsch zurück in die Aufgabe

Jetzt nehmen Sie die Wünsche auseinander.

Der Fachbereich sagt: „Wir brauchen ein Dashboard.“ Die Frage lautet: Wofür?

Antwort: Die Vertretung muss erkennen können, welche Anfragen offen sind, wer zuständig ist und was als Nächstes getan werden muss.

Daraus entsteht eine Anforderung: Berechtigte Mitarbeitende können bei einer Anfrage den Bearbeitungsstand, die zuständige Stelle und den nächsten erforderlichen Schritt erkennen.

Ein zweiter Wunsch lautet vielleicht: „Das System muss automatisch erinnern.“ Auch hier fragen Sie: Wofür?

Die Antwort könnte sein: Bearbeitungsfristen dürfen nicht unbemerkt verstreichen.

Die Anforderung lautet also: Zuständige Mitarbeitende können erkennen, welche Vorgänge innerhalb eines festgelegten Zeitraums bearbeitet werden müssen.

Vielleicht ist eine automatische Erinnerung dafür die richtige Lösung. Vielleicht gibt es eine andere. Die entscheidende Reihenfolge lautet deshalb:

Arbeitsproblem → benötigtes Ergebnis → mögliche Funktion

Nicht umgekehrt.

3. Prüfen Sie, was wirklich zwingend notwendig ist

Im Workshop wird schnell eine längere Liste entstehen:

• Dashboard
• Erinnerungen
• Suche
• Filter
• Schnittstellen
• Dateivorschau
• Export

Aber nicht alles davon ist gleich wichtig. Fragen Sie deshalb bei jeder vermeintlichen Muss-Anforderung:

Was passiert, wenn diese Funktion nicht vorhanden ist?

Bei unserer Verwaltung ist beispielsweise entscheidend, dass eine berechtigte Vertretung erkennen kann, was mit einer Bürgeranfrage bereits passiert ist.

Ob diese Information in einem Dashboard, einer Vorgangsansicht oder einer anderen Darstellung erscheint, kann zunächst zweitrangig sein.

Ein Muss wäre damit: Die Vertretung kann den bisherigen Bearbeitungsstand nachvollziehen.

Ein Wunsch könnte sein: Der Status wird zusätzlich in einer grafischen Übersicht dargestellt.

Diese Unterscheidung verhindert, dass Ihre spätere Auswahl unnötig eingeschränkt wird. Sie suchen dann nicht mehr nach dem Produkt mit den meisten Häkchen. Sie suchen nach einer Lösung, die Ihre entscheidenden Arbeitssituationen zuverlässig unterstützt.

4. Holen Sie technische und organisatorische Fragen früh ins Bild

Spätestens jetzt kommt die IT ins Spiel. Im Beispiel stellt sich heraus: Nach Abschluss einer Anfrage müssen bestimmte Unterlagen weiterhin in der vorgesehenen Ablage geführt werden.

Die Fachabteilung möchte deshalb eine direkte Schnittstelle.

Aber auch hier sollte zunächst der Bedarf geklärt werden: Welche Informationen müssen wohin übergeben werden? Erst danach: Wie soll diese Übergabe technisch erfolgen? Vielleicht ist tatsächlich eine direkte Schnittstelle erforderlich. Vielleicht gibt es bereits einen vorgesehenen Übertragungsweg. Vielleicht muss die IT das zunächst prüfen.

Dann wird aus einer Diskussion keine Blockade, sondern eine konkrete offene Frage:

• Welche Daten müssen übertragen werden?
• Welche technischen Möglichkeiten bestehen bereits?
• Wer prüft das?
• Bis wann brauchen wir die Antwort?

Genau solche offenen Punkte sollten im Workshop sichtbar bleiben. Der Ausgangsartikel empfiehlt dafür explizit, offene Fragen, fehlende Informationen und zuständige Personen festzuhalten.

So könnte Ihr gemeinsames Board aussehen

Für unsere Stadtverwaltung braucht es keine komplizierte Struktur. Im Zentrum steht der konkrete Arbeitsfall: Vertretung übernimmt eine laufende Bürgeranfrage.

Darum gruppieren Sie:

• Heute: Welche Schwierigkeiten entstehen?
• Benötigtes Ergebnis: Was muss künftig möglich sein?
• Anforderung: Was muss eine geeignete Lösung dafür leisten?
• Noch offen: Was müssen IT, Datenschutz, Fachbereich oder Beschaffung prüfen?
• Nächster Schritt: Wer klärt welche Frage bis wann?

Conceptboard übernimmt dabei nicht die spätere Fachanwendung. Es unterstützt die gemeinsame Arbeit vor der Entscheidung: Die unterschiedlichen Perspektiven bleiben an derselben Aufgabe sichtbar, statt in verschiedenen Dokumenten und E-Mail-Verläufen auseinanderzulaufen.

Eigene Softwareanforderungen in Conceptboard gemeinsam strukturieren

5. Testen Sie Ihre Anforderungen mit einem echten Verwaltungsfall

Bevor Sie Ihre Anforderungen als abgeschlossen betrachten, spielen Sie einen typischen Vorgang durch.

Für unsere Verwaltung könnte der Test so aussehen:

• Montagmorgen.
• Eine Mitarbeiterin ist kurzfristig nicht im Dienst.
• Eine Bürgerin wartet noch auf die Bearbeitung ihrer Anfrage.
• Die Vertretung öffnet den Vorgang.

Jetzt prüfen Sie gemeinsam:

• Kann sie erkennen, worum es geht?
• Sieht sie, welche Schritte bereits erfolgt sind?
• Kann sie nachvollziehen, welche Unterlagen vorliegen?
• Erkennt sie den nächsten erforderlichen Schritt?
• Hat sie Zugriff auf genau die Informationen, die sie für ihre Aufgabe benötigt?
• Weiß sie, wohin Dokumente nach Abschluss des Vorgangs gehören?

Jetzt merken Sie sehr schnell, ob Ihre Anforderungsliste wirklich hilfreich ist. Denn statt über abstrakte Features zu diskutieren, können Sie einen konkreten Maßstab formulieren:

„Eine berechtigte Vertretung kann eine laufende Bürgeranfrage übernehmen, den bisherigen Bearbeitungsstand nachvollziehen und den nächsten Schritt durchführen, ohne Informationen aus persönlichen Postfächern oder über Rückfragen an mehrere Personen zusammensuchen zu müssen.“

Ein solches Szenario war bereits im Ausgangsentwurf als konkreter Prüfpunkt vorgesehen. Und genau dieses Szenario können Sie später mit möglichen Lösungen testen.

Ihre Produktdemo sieht danach anders aus

Ohne diese Vorbereitung läuft eine Demo schnell so: Der Anbieter zeigt Dashboard, Filter, Automatisierung und KI-Funktionen.

Die Beteiligten bewerten:

• „Sieht gut aus.“
• „Das wäre praktisch.“
• „Das können wir bestimmt gebrauchen.“

Mit Ihrem Anforderungsbild verändert sich die Situation.

• Sie sagen: „Zeigen Sie uns bitte, wie eine Vertretung einen laufenden Vorgang übernimmt“.
• Dann: Wo sieht sie den bisherigen Bearbeitungsstand?
• Wie erkennt sie den nächsten Schritt?
• Welche Informationen sind rollenabhängig sichtbar?
• Wie werden benötigte Dokumente anschließend übergeben?

Jetzt bestimmen nicht mehr die Funktionen der Präsentation, was Sie beurteilen. Ihre eigene Arbeit bestimmt, was die Software beweisen muss. Das gibt den Beteiligten deutlich mehr Orientierung bei der Entscheidung.

Was am Ende des Workshops vorliegen sollte

Das Ergebnis ist deshalb nicht einfach eine lange Anforderungsliste. Sie sollten für die wichtigen Anforderungen nachvollziehen können:

• Welche Arbeitssituation liegt dahinter?
• Welches Ergebnis wird benötigt?
• Warum ist die Anforderung relevant?
• Ist sie zwingend notwendig oder wünschenswert?
• Wie lässt sie sich später überprüfen?
• Welche Frage ist noch offen?
• Wer klärt sie?

Damit können anschließend verschiedene Beteiligte weiterarbeiten. Der Fachbereich erkennt seine tatsächlichen Bedürfnisse wieder. Die IT kann Voraussetzungen und offene technische Punkte beurteilen. Die Beschaffung bekommt eine nachvollziehbarere Grundlage für die weitere Auswahl. Und Entscheider müssen nicht jede Diskussion des Workshops selbst miterlebt haben, um zu verstehen, warum eine Anforderung existiert.

Das Anforderungsbild ersetzt dabei weder die formale Leistungsbeschreibung noch die zuständigen Beschaffungsprozesse. Es schafft die fachliche Grundlage dafür.

Und wenn Sie über den Marktplatz Deutschland Digital beschaffen?

Gerade für Verwaltungen stellt sich eine naheliegende Frage: Wenn geeignete digitale Lösungen bereits über einen zentralen Marktplatz angeboten werden, wie viel muss die Organisation selbst noch klären?

Der Marktplatz Deutschland Digital soll die föderalen Marktplätze des IT-Planungsrats zusammenführen; dazu gehören FIT-Store, EfA-Marktplatz und das Cloud-Service-Portal der Deutschen Verwaltungscloud. Der IT-Planungsrat beschreibt die DVC weiterhin als eigenes Produkt; DVC-konforme Cloud-Services können über den Marktplatz beschafft werden.

Das kann Beschaffung und Vergleich standardisieren. Es beantwortet aber nicht die entscheidende Frage unserer Beispielverwaltung: Welche Lösung unterstützt unsere konkrete Bearbeitung von Bürgeranfragen am besten? Dafür brauchen Sie weiterhin Ihr eigenes Anforderungsbild. Denn ein standardisierter Beschaffungsweg kann Ihnen den Weg zur Lösung erleichtern. Er kann Ihnen nicht abnehmen zu definieren, welches Problem Sie lösen möchten.

Welche Rolle Conceptboard in diesem Prozess übernimmt

Conceptboard ist in unserem Beispiel nicht das neue Fachverfahren für Bürgeranfragen. Seine Aufgabe liegt davor. Es schafft den gemeinsamen Arbeitsraum, in dem Fachbereich, IT, Beschaffung und weitere Beteiligte die Auswahl vorbereiten.

Dort wird sichtbar:

• Aus welcher Arbeitssituation stammt eine Anforderung?
• Welches Problem soll sie lösen?
• Was ist bereits geklärt?
• Wo bestehen unterschiedliche Einschätzungen?
• Welche Frage ist noch offen?
• Wer übernimmt den nächsten Schritt?

Gerade bei längeren Auswahlprozessen ist das wichtig. Denn einige Wochen später reicht die Information „Schnittstelle ist Muss“ nicht unbedingt aus.

Relevant ist auch: Warum war sie ein Muss? Welche Informationen müssen übertragen werden? Und für welchen Arbeitsfall wurde sie benötigt? Dieser Zusammenhang schafft Entscheidungssicherheit.

Eine gute Softwareauswahl beginnt deshalb nicht mit der Software

Zurück zu unserer Stadtverwaltung. Am Anfang lautete die Forderung: „Wir brauchen ein Dashboard.“

Nach dem Workshop lautet sie: „Eine berechtigte Vertretung muss eine laufende Bürgeranfrage nachvollziehen und weiterbearbeiten können, ohne sich den aktuellen Stand aus mehreren Quellen zusammensuchen zu müssen.“

Das ist ein großer Unterschied. Die Verwaltung weiß jetzt:

• welches Problem sie lösen möchte,
• welches Ergebnis benötigt wird,
• welche Bedingungen wichtig sind,
• welche technischen Fragen noch geklärt werden müssen
• und wie eine mögliche Lösung später geprüft werden kann.

Erst jetzt lohnt sich die eigentliche Produktdiskussion.

Übertragen Sie das Beispiel auf Ihre Verwaltung

Nehmen Sie eine Softwareauswahl, die bei Ihnen gerade vorbereitet wird. Und stellen Sie zunächst nur eine Frage: Welche konkrete Arbeitssituation soll durch diese Software besser funktionieren?

Bringen Sie Fachbereich, IT und Beschaffung dazu auf einer gemeinsamen Arbeitsfläche zusammen. Trennen Sie Arbeitsproblem, Anforderung und Lösungsvorschlag. Und prüfen Sie anschließend, ob alle Beteiligten dieselbe Frage beantworten können: Was muss eine geeignete Lösung für unsere Verwaltung tatsächlich leisten?

Softwareauswahl in Conceptboard gemeinsam vorbereiten

Häufige Fragen zum Anforderungsworkshop

Muss vor dem Workshop bereits klar sein, welche Software beschafft werden soll?

Nein. Gerade der Workshop soll helfen, den Bedarf unabhängig von einer bereits bevorzugten Lösung zu klären.

Wie konkret sollten Anforderungen sein?

So konkret, dass Sie später anhand einer typischen Arbeitssituation überprüfen können, ob eine mögliche Lösung die Anforderung erfüllt.

Wer sollte aus der Verwaltung teilnehmen?

Mindestens Personen, die den tatsächlichen Arbeitsablauf kennen, sowie IT und die für die weitere Auswahl beziehungsweise Beschaffung verantwortlichen Stellen. Weitere Fachstellen werden eingebunden, wenn ihre Anforderungen für den geplanten Einsatz relevant sind.

Warum reicht eine Funktionsliste nicht?

Weil dieselbe Aufgabe mit unterschiedlichen Funktionen gelöst werden kann. Wenn Sie nur nach einer bestimmten Funktion suchen, legen Sie die Lösung möglicherweise fest, bevor der eigentliche Bedarf verstanden wurde.

Ersetzt der Workshop die Leistungsbeschreibung?

Nein. Er schafft eine fachlich abgestimmte Grundlage, auf der die weitere Ausarbeitung und die vorgesehenen Beschaffungsschritte aufbauen können.

Welche Rolle spielt Conceptboard?

Conceptboard unterstützt die gemeinsame Klärung: Arbeitsprobleme, Anforderungen, Rückfragen und nächste Schritte können im selben Arbeitskontext bearbeitet werden. Die später ausgewählte Fachsoftware wird dadurch nicht vorweggenommen.

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