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Die Windmöller & Hölscher KG, ein traditionsreiches Maschinenbauunternehmen mit einer über 150-jährigen Firmengeschichte, weiß um die Wichtigkeit von tiefgehender Partnerschaft und nachhaltiger Unternehmensbeziehungen.
Im Jahr 1869 von Gottfried Windmöller und Hermann Hölscher gegründet, hat sich der mittelständische Maschinenbauer zum Weltmarktführer für Maschinen und Systeme zur Herstellung und Verarbeitung flexibler Verpackungen entwickelt. Der Konzern beschäftigt weltweit 3200 Mitarbeiter. Während andere Unternehmen durch die Pandemie signifikant ins Straucheln gerieten, hat sich bei W&H die traditionell partnerschaftliche Ausrichtung ihrer Unternehmung sowie schnelle Anpassung bezüglich New Work ausgezahlt.
Gute Beziehungen erleichtern den Umstieg auf New Work
Während der Pandemie zeigte sich bei Windmöller & Hölscher noch einmal besonders der hohe Stellenwert von erfolgreicher Zusammenarbeit – sowohl extern mit Lieferanten und Kunden wie auch intern in der Belegschaft wurde sich schnell an die neuen Gegebenheiten von „New Work“ angepasst.
Mit Corona wurde nicht nur die virtuelle Kommunikation durch Video-Meetings und Calls deutlich wichtiger, es wuchs auch eine neue Anforderung für digitale visuelle Zusammenarbeit, z.B. um Workshops digital abzuhalten. Schnell wurde deutlich, dass ein Online Whiteboard eine gute Unterstützung bei der Durchführung von Remote-Workshops und anderer visueller Zusammenarbeit bieten kann. So können Mitarbeiter Arbeitsergebnisse austauschen und standortunabhängig an diversen Aufgaben kollaborieren.
Nach ersten Versuchen mit der in Microsoft Teams integrierten Whiteboard Funktion wurden schnell weitere Anforderungen für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit deutlich. Die Bearbeitung von Dokumenten, wie zum Beispiel PDFs, sowie die Nutzung von bereits fertigen Vorlagen waren mit MS Whiteboard nicht ausreichend möglich. Viele Mitarbeiter bekamen durch Kollaboration mit anderen Unternehmen und Verbreitung von „New Work“ die Möglichkeit, alternative Whiteboard-Anbieter zu testen. So entstand der Wunsch nach einer umfassenden, einheitlichen Lösung für digitale Kollaboration bei Windmöller & Hölscher.
Datenschutzkonforme Zusammenarbeit mit Conceptboard
Die getesteten Tools erfüllten jedoch nicht die strengen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit von Windmöller & Hölscher. Das Signal an die IT-Abteilung, dass ein solches Tool benötigt wird, wurde allerdings wahrgenommen. Eine datenschutzkonforme Lösung, mit der auch große Dateien bei gleichbleibender Performance bearbeitet werden können und die Hosting innerhalb der EU betreibt, wurde benötigt. Nach eingehender Recherche fiel die Wahl auf Conceptboard.
Conceptboard revolutioniert Zusammenarbeit bei Windmöller und Hölscher
Mit anfänglichen 20 Usern hat sich die Zahl der aktiven Nutzer nach nur vier Monaten auf 180 erhöht. Innerhalb kürzester Zeit konnte ein Positivtrend verzeichnet werden:
- Mitarbeiter eigneten sich selbst schnell Kenntnisse im Umgang mit Conceptboard an. Nach dem Onboarding Workshop und Anwender-Training wurde Conceptboard schnell und ohne Umstände von Mitarbeitenden angewandt.
- Key User, die internen Experten für Conceptboard, setzen das Tool erfolgreich in zahlreichen Workshops ein, wodurch sich die Nutzung im Unternehmen weiter verbreitete.
- Neben klassischen Anwendungen wie Brainstorming werden auch vielfältige fertige Templates von Conceptboard verwendet.
- Die Integration von Conceptboard mit MS Teams ermöglicht die Einbindung von Boards in Chats und die direkte Steuerung durch Bildschirmfreigabe.
- Die transparenten Hosting- und Sicherheitsrichtlinien von Conceptboard haben die Entscheidung für das Tool deutlich erleichtert. Die Erfüllung der Sicherheitsanforderungen von W&H war dabei essenziell.
- Das Potenzial des Visual Collaboration Tools ist noch lange nicht ausgeschöpft, denn es bietet viele Funktionen, die noch nicht vollständig genutzt wurden, wie beispielsweise Audio-Konferenzen.
Wenn Knowhow sammeln nicht nur einfach von der Hand geht, sondern sogar Spaß macht, hat man den Jackpot fürs Unternehmen geknackt.
Mit Conceptboard wird Collaboration vielseitiger
Heute nutzt ein Großteil der Mitarbeiter Conceptboard. “Conceptboard ist Teil des täglichen Werkzeugkastens mit anderen Tools, wie z.B. MS Teams”, sagt IT-Anwendungsbetreuer Joshua Jenkins. Es finden sowohl Workshops wie auch viele hybride Events mit Conceptboard statt.
Ein prägnantes Beispiel aus der IT-Abteilung sind die “Focus Days”, ein hybrides Workshop-Format, mit dem Windmöller und Hölscher die Kommunikation stärken will. Ziel dieses Workshops war es, innerhalb der IT-Abteilung gemeinsam Lösungsansätze zu suchen, um Anfragen zu kanalisieren und die Kommunikation zwischen der IT und den Fachbereichen effizienter zu gestalten.
Mit Conceptboard wurden auf einem Board zunächst alle verschiedenen Kanäle auf Post-Its gesammelt und gruppiert. Anschließend konnten die Teilnehmer mit virtuellen Klebepunkten abstimmen, welche Kanäle aktuell für ihre Kommunikation verwendet werden und welche Kanäle in Zukunft für Anfragen an die IT genutzt werden sollten.
Jeder Teilnehmer konnte sich bei der Lösungsfindung einbringen und es wurde viel Zeit bei der initialen Diskussion der Ausgangslage gespart. Auf dieser Grundlage wurde ein Zielbild für die Kommunikation zwischen den Fachbereichen und der IT erarbeitet
“Dank Conceptboard konnten wir uns während der schlagartigen Änderung hin zu digitalen und hybriden Workshopformaten weiter auf den Inhalt der Workshops konzentrieren und gute Ergebnisse erzielen.“ Joshua Jenkins, IT-Anwendungsbetreuer bei Windmöller & Hölscher
Für Teambuildingmaßnahmen nutzt Windmöller und Hölscher die Icebreaker Templates von Conceptboard. Egal ob remote, hybrid oder vor Ort, so tauen Mitarbeitende in Meetings schneller auf und lernen einander besser kennen. In “Daily Standup”-Meetings ist Conceptboard mittlerweile ein fester Bestandteil. “Mit Conceptboard haben wir die Möglichkeit gefunden, unseren Nutzern ein Tool zu bieten, mit dem echte visuelle Zusammenarbeit möglich ist”, so Jenkins.
Die Mitarbeiter sind sehr zufrieden: durch vielfältige Anwendungsmöglichkeiten können sie Conceptboard jeden Tag nutzen. Das Tool hat einen festen Platz im täglichen Werkzeugkasten vieler W&H Mitarbeiter gefunden und wird auch weiterhin die virtuelle, hybride und digitale Kollaboration unterstützen.
Windmöller und Hölscher ist durch die Zusammenarbeit mit Conceptboard für die Zukunft der Zusammenarbeit gewappnet. Das gibt ein gutes Gefühl. Eine starke Partnerschaft für eine erfolgreiche Zukunft.
Die Windmöller und Hölscher KG hat Conceptboard als neuen Standard in der digitalen Zusammenarbeit entdeckt – und dabei ebenso viel Spaß wie Erfolg beim Beschreiten neuer Wege. Wenn auch Du herausfinden möchtest, wie Conceptboard Dein Unternehmen optimal voranbringen kann, melde Dich hier bei uns. Wir freuen uns auf Deine Anfrage!
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