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Deutschland ist international für seine Liebe zum Papier bekannt. Vor allem Behörden sind in ihren Arbeitsprozessen und in puncto digitale Zusammenarbeit oftmals noch sehr analog aufgestellt und möchten in Zukunft digitaler werden. Große Landeshauptstädte haben es hier besonders schwer: Sie müssen nicht nur das Leben ihrer Einwohner verwalten, sondern gleichzeitig auch für ihr gesamtes Land als Vorbild dienen. Eingefahrene Strukturen, langsame Arbeitsabläufe und mangelndes digitales Verständnis erschweren die digitale Revolution im öffentlichen Dienst. Erst wenige Kommunen nehmen sich dieser Thematik erfolgreich an. Eine davon ist die Stadt Kiel, Deutschlands nördlichste Landeshauptstadt. Als visuelle Kollaborationsplattform ist Conceptboard Teil deren digitalen Strategie Ki:Go zur Modernisierung der Verwaltung und gestaltet aktiv den Prozess hin zur digitalen Transformation.
Projekt “digitaler Arbeitsplatz”
Mit der Ki:GO Strategie will die Stadt Kiel den digitalen Wandel hin zu einer modernen Verwaltung gestalten und die Stadt bestmöglich auf die Zukunft vorbereiten. Konkretes Ziel der Bewegung ist es, den Mitarbeitenden einen “digitalen Arbeitsplatz” zur Verfügung zu stellen, der unterschiedliche Arbeitsmodelle und insbesondere mehr Remote-Arbeit ermöglicht. Ki:GO nimmt die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung mit auf den Weg eines digitalen Wandels, der Bestand haben soll.
Die Vision der Stadt Kiel für eine digitale Verwaltung
Digitale Transformation geschieht in vielerlei Disziplinen. Eine davon ist die visuelle Zusammenarbeit in Zeiten hybrider Arbeitsplätze und vernetzter Strukturen. Dafür suchte die Stadt nach digitalen Tools mit verschiedenen Funktionalitäten für die dezentrale Zusammenarbeit. „Die Ki:GO-Bewegung setzt stark auf Kompetenzentwicklung und will die Einstellung der Mitarbeitenden, mit der sie neuen, digitalen Anwendungen gegenüberstehen, positiv verändern. Neue Programme sollten daher besonders anwenderfreundlich und intuitiv zu erlernen sein.” weiß Franziska Rimmele, die als Digital Coach Mitarbeitende praxisnah im Rahmen der Bewegung befähigt und begleitet.
Conceptboard als Grundlage für digitale Zusammenarbeit
Um dem digitalen Arbeitsplatz eine Grundlage zu verschaffen, entschied sich die Stadt, ein Online-Whiteboard einzusetzen, auf dem Projekte zeit- und ortsunabhängig sowie übersichtlich geplant und bearbeitet werden können. Neben dem Ziel, die Arbeit im Home-Office zu fördern, passte ein Online-Whiteboard auch zu dem Vorhaben, neue agile Methoden, wie beispielsweise SCRUM, einzuführen. Für die zugehörigen Planungen ist Conceptboard inzwischen das Tool der Wahl. Wichtig war darüber hinaus, dass Mitarbeitende direkt über das Tool Dokumente teilen, Aufgaben zuweisen oder Inhalte kommentieren können. Conceptboard erfüllte all diese Anforderungen und war darüber hinaus als einzige Visual-Collaboration-Anwendung mit der Touch-Bedienung der Promethean-Smartboards kompatibel, die von der Stadt Kiel eingesetzt werden.
Conceptboard erfüllt die regulatorischen Anforderungen des öffentlichen Verwaltungsapparats
Im öffentlichen Bereich gelten besonders hohe Anforderungen bei der Beschaffung von Software. Um sensible Daten zu schützen, sind die Standards für Datenschutz und Datensicherheit streng reguliert. Die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards war das entscheidende Argument für Conceptboard als datenschutzkonformen Anbieter.
„Wir haben festgestellt, dass sich unter den Anbietern für Visual Collaboration Conceptboard besonders für die öffentliche Verwaltung eignet. Anders als bei Tools, die einen vergleichbaren Funktionsumfang haben, wird Conceptboard auf Servern in der EU gehostet.“ – Jesko-Alexander Zychski, stellvertretender Chief Digital Officer der Landeshauptstadt Kiel
“Außerdem bietet Conceptboard die Möglichkeit für einen EVB-IT-Vertrag, der uns hilft, die Vorgaben für die Beschaffung zu erfüllen.” Dass Conceptboard seinen Sitz in Deutschland hat und die Möglichkeit einer Dedicated Server Environment bietet, auf dem allein die Daten der Stadt gespeichert werden, waren ebenfalls Punkte, die bei der Entscheidung halfen.
Sichere Rahmenbedingungen ermöglichen eine entspannte Einarbeitung und erleichtern auch Mitarbeitenden, sich auf eine neue Arbeitsweise einzulassen. Better safe than sorry (Engl. Sprichwort: besser von Anfang an sicher sein, als sich später entschuldigen zu müssen).
Vielseitige digitale Kollaboration bei der Stadt Kiel mit Conceptboard
Bereits nach kurzer Zeit ist Conceptboard als fester Bestandteil der Arbeitsabläufe der städtischen Behörde integriert und abteilungsübergreifend für verschiedene Aufgaben im Einsatz: Die Erfassung von Prozessen und die gemeinsame Planung und Restrukturierung von Projekten im Team. Darüber hinaus wird Conceptboard als Präsentationswerkzeug sowie als partizipatives Whiteboard in hybriden Meetings und bei Veranstaltungen genutzt. Auch im Bereich Content Creation für E-Learning, beispielsweise bei der Entwicklung von Arbeitsblättern oder anderen Materialien, wird das Collaboration-Tool eingesetzt.
Zudem ermöglicht es Conceptboard, auch externe Personen oder Organisationen aus der Kieler Stadtgesellschaft, aber auch aus anderen Kommunen oder Städten leicht in die Arbeit einzubinden. Dies erleichtert es insbesondere, den interkommunalen Austausch voranzutreiben und die Verzahnung mit der Gesellschaft zu ermöglichen.
“Conceptboard als digitales Whiteboard unterstützt mit seiner Funktionsweise und den bereitgestellten Vorlagen den digitalen Kulturwandel in Verwaltungen.” – Franziska Rimmele, Digital Coach der Stadt Kiel
Innerhalb kürzester Zeit schafft es die Stadt Kiel, nicht nur ihre eigene Arbeitsweise neu zu strukturieren, sondern auch ihre externen Partner mit Conceptboard einzubinden. So wird der Grundstein für die Modernisierung des gesamten Bundeslandes Schleswig-Holstein gelegt.
Ein Ausblick in die Zukunft mit Conceptboard
„Mit der Einführung von Conceptboard haben wir einen großen Schritt in Richtung unserer Ziele für die Ki:GO-Bewegung gemacht: Mitwirkung, Selbstlernen sowie neue, nicht-hierarchische Arbeitsformen”, resümieren Jesko Zychski und Birte Rassmus, die als Change Managerin die Ki:GO Bewegung in Kiel voranbringt. „Mit der neuen Form der Kommunikation und Zusammenarbeit können wir sowohl intern als auch gemeinsam mit Kielern auf eine interaktive und effiziente Weise die Digitalisierung der Verwaltung voranbringen und so neue, digitale Angebote für unsere Bürger entwickeln.”
Die Stadt Kiel profitiert dabei von den zahlreichen vorgefertigten Templates, die in deutscher Sprache vorliegen sowie der stetigen Weiterentwicklung und Einbindung neuer Vorlagen, Widgets und den Schnittstellen zu weiteren IT-Programmen. Sie nutzt die Anbindungsmöglichkeiten für das eigene Intranet, die Selbstlernumgebungen oder das Chatprogramm Mattermost. Erstellte Boards lassen sich so noch leichter teilen und finden.
„Conceptboard eignet sich insbesondere auch für die öffentliche Verwaltung, da es mehrere Vorgaben erfüllt (EVB-IT-Vertrag, gehostet in der EU, kann DSGVO-konform betrieben werden), es eine Vielzahl von Funktionen bereithält und damit unterschiedlichste Aufgaben abgebildet werden können – von der KiTa-Essensbedarfsplanung über Team-Meetings bis zu Präsentationen.“ – Jesko-Alexander Zychski, stellvertretender Chief Digital Officer der Stadt Kiel
Egal wo die Reise hingeht und welche Anwendungsmöglichkeiten noch entdeckt werden, Conceptboard ist ein wertgeschätzter Partner der Stadt Kiel und unterstützt an den richtigen Stellen, wenn es um das Beschreiten neuer Wege geht.
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