Wie wir bei Conceptboard das Onboarding neuer Mitarbeiter gestalten? Mit Conceptboard!

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Nur wer seine Software selbst einsetzt, weiß, was sie kann und hat die Möglichkeit diese zu verbessern. Auch aus unserem eigenen Arbeitsalltag ist die Kollaboration auf Conceptboard nicht mehr wegzudenken. Ständig entdecken wir selbst weitere Use Cases und finden neue, bessere Prozesse – so auch in unserer Personalabteilung. Nathalie Möck, Head of HR bei Conceptboard, erzählt, wie vor allem das interne Onboarding durch die Arbeit auf einem Online-Whiteboard einfacher geworden ist.

New Work bedeutet New HR

Um für die besten Potentiale attraktiv zu sein und diese gewinnen zu können, müssen HR-Abteilungen im New Work neuen Anforderungen und veränderten Erwartungen gerecht werden. Das Motto lautet “work anywhere, anytime”, die Herausforderung “best of both worlds”. 

Bei Conceptboard kann jeder bis zu 100 % von zu Hause aus arbeiten – egal, wo für sie oder ihn zu Hause ist. Spätestens seit der Pandemie hat sich die Arbeitswelt in diesem Aspekt stark gewandelt.

Eine besondere Herausforderung sind Onboarding Prozesse. Auch die ersten Tage und Wochen finden bei vielen unserer neuen Mitarbeiter*innen hybrid oder sogar komplett remote statt. Gerade in dieser Zeit ist es aber wichtig, schnell und ganz individuell auf die Kollegen und Kolleg*innen einzugehen. Sie dort abzuholen, wo sie stehen und sie zu entwickeln.

Aus der Ferne ist das nicht immer einfach. Die Hemmschwelle, die Fragen, die sich in der Anfangszeit ergeben, auch zu stellen, ist nochmal größer, wenn man sie nicht einfach über den Schreibtisch rufen kann. Außerdem war es für mich in der HR anfangs schwierig, alle wichtigen Dokumente und Informationen an einem Ort übersichtlich für neue Mitarbeiter zu Hause und vor Ort zu vereinen

Unsere Lösung: ein Hybrid Onboarding Planner mit Conceptboard. Neben der intuitiven Bedienbarkeit bietet uns Conceptboard die nötige Datensicherheit und Datensouveränität, um es eben für solche Themen einzusetzen. 

Einfache ausgedruckte Textdokumente sind nicht interaktiv oder nachhaltig. Mit Conceptboard können wir gemeinsam mit neuen Mitarbeitenden den Prozess individuell gestalten und dabei alle wichtigen Informationen übersichtlich darstellen. – Nathalie

Onboarding Prozesse interaktiv gestalten

Den gesamten Prozess zeigen wir gerne auf einem Board mit der Onboarding-Journey. Diese Reise ist für viele Neueinsteiger identisch, weshalb das Board ein tolles Mittel ist, wenn man gleich mehrere Personen onboarden muss.

Template testen

Mit diesem Board haben wir einen detaillierten, aber dennoch übersichtlichen (Zeit-) Plan für die Einfindungsphase. Hier kann direkt alles hinterlegt werden, was neue Teammitglieder in den ersten Tagen brauchen, beispielsweise Kennenlern- oder Trainingstermine und Leitfäden für die Arbeit bei Conceptboard. Durch die leichte Benutzbarkeit der Boards, inklusive Links zu wichtigen Dokumenten, können die Pläne schnell und einfach personalisiert werden.

Ein großer Vorteil besteht aber vor allem in der Interaktion, die Conceptboard auch remote ermöglicht. Neue Mitarbeiter*innen können jederzeit auf dem Board Fragen und Anmerkungen hinterlassen, den Plan, wenn nötig immer wieder anpassen und insbesondere ihre Fortschritte festhalten. Das motiviert und macht zusätzlich Spaß!

Conceptboard ermöglicht die enge Kommunikation mit dem HR-Team, die ein gutes Onboarding ausmacht. – Nathalie

Durch die detaillierte Dokumentation, die dadurch automatisch stattfindet, erhalten auch andere Teammitglieder einen guten Überblick über den Status des Onboardings. Steht ein Training noch aus? Fehlt ein wichtiges, neues Dokument für das jeweilige Team? Vorgesetzte, Buddies und Mentoren sind mit dem Board immer im Bilde und können sich auf kurzem Wege selbst einbringen und mitgestalten.

Unternehmensprozesse im Überblick

Unsere Prozesse mit einem Board einfach darzustellen, hat sich bewährt. Daher geben wir neuen Kolleginnen und Kollegen nicht nur das eigene Onboarding-Board mit an die Hand, sondern auch weitere Templates, die bei uns im Einsatz sind.

Unser Task Tracker ist ein hilfreiches Tool, um sich in unsere Arbeitsweise einzufinden und eigene Aufgaben bereits früh und übersichtlich zu organisieren.

Wichtige Themen der HR, aber auch der anderen Abteilungen, werden bei uns regelmäßig in hybriden All-Hands-Meetings besprochen. Über unser All-Hands-Meeting-Board können die einzelnen Abteilungen gleichzeitig in ihren Bereichen arbeiten, sich austauschen und in einem konsistenten Format planen. So haben wir nicht viele einzelne Präsentationen der Teams, sondern ein Big Picture, welches insbesondere neuen Mitarbeitern den Überblick über Themen, die momentan wichtig sind, erleichtert.

Auch für unser interaktives Org Chart und unsere Company Map setzen wir intern auf Conceptboard. So können neue Mitarbeiter*innen sich frühzeitig und spielerisch dort einbringen, während die Belegschaft auch im hybriden und Remote Arbeiten erste Informationen über die Neuankömmlinge erfährt. Das Eis wird gebrochen und der Austausch gefördert. Für diese Herangehensweise bekommen wir tolles Feedback von unseren Neuankömmlingen. Sicherlich, und das ist ein Vorteil solcher Boards, entwickelt sich mit der Erfahrung alles weiter. Die letzten Monate zeigen uns, dass zu den bisherigen regelmäßig neue Nutzungsformen dazukommen.

Template testen

Unsere Mitarbeitenden sollen sich wohlfühlen und entwickeln können. Nur der enge und anhaltende Austausch ermöglicht uns eine schnelle und gründliche Entwicklung, die vorher auf diese Art, vor allem aber bei Hybrid- oder Remote-Modellen nicht möglich war. – Nathalie

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.

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