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Die Eisenhower Matrix ist ein Entscheidungsfindungstool, das Dir hilft, Deine Aufgaben zu sortieren und sicherstellt, dass die wichtigsten Aufgaben nicht wegen plötzlichen, unerwarteten und dringenden Dingen aus dem Blick geraten. Mit dem Tool kannst Du Dich auf Deine langfristigen, übergeordneten Ziele konzentrieren. Es bietet Dir einen Rahmen, in dem Du wichtige Dinge priorisieren kannst, während Du die weniger wichtigen Dinge trotzdem im Blick behältst.
Diese Matrix geht auf den früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Die weltberühmte Eisenhower-Matrix, auch als Priority-Matrix oder Urgent-Important-Matrix bekannt, ist ein einfaches und dennoch starkes Tool für strategisches Management.
Wir haben zwei Versionen der Matrix erstellt, die in vielen unterschiedlichen Fällen verwendet werden können.
Entdecke unser Eisenhower-Matrix Template
Wir bei Conceptboard lieben Produktivität. Unser erklärtes Ziel ist es, weltweit bessere Zusammenarbeit möglich zu machen! Aus diesem Grund teilen wir gerne unsere Erfahrungen und unsere Tipps mit Dir. Wir sind uns daher sicher, dass unser neues Eisenhower-Matrix Template Dir dabei helfen wird, Deine Zeit besser einzuteilen und dich auf Deine großen Ziele zu fokussieren!
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Matrix basiert auf der Annahme, dass Du durch Analysieren und Aufteilen Deiner Aufgaben in vier Quadranten, sortiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, nicht nur Deine Zeit besser einteilen, sondern Stress reduzieren kannst.
Quadrant 1: Dringend und wichtig
= Damit fange ich an!
Der erste Quadrant ist für Aufgaben und Projekte, die für Deine Arbeit und Dein Privatleben essentiell sind. Das sind die Dinge, die heute oder spätestens morgen gemacht werden müssen, und die nicht aufgeschoben werden können.
Das kann zum Beispiel die Antwort auf eine wichtige Mail oder die Fertigstellung einer Präsentation oder eines Projekts sein. Privat kann das Bezahlen einer Rechnung oder der Steuern sein. Kurz gesagt: Dinge, die negative Konsequenzen haben, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden.
Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend
= Das mache ich später.
Der zweite Quadrant ist für Aufgaben, die auch wichtig sind, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Für diese Aufgaben solltest Du Dir ein bestimmtes Zeitlimit setzen.
Hierbei geht es zum Beispiel um das Update Deiner Website, das Treffen mit einem neuen Lieferanten oder das Einlesen in ein wichtiges Thema. Das sind normalerweise wichtige Dinge für Deine langfristigen Ziele, die aber warten müssen, wenn etwas Dringendes dazwischenkommt.
Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
= Das macht jemand anderes
Im dritten Quadranten solltest Du die Dinge auflisten, die dringend, aber nicht unbedingt wichtig sind, und somit möglicherweise delegiert werden können. Diese Aktivitäten könnten auch für jemand anderen wichtiger sein als für dich. Das solltest Du bei Deiner Einordnung berücksichtigen.
Diese Aufgaben könnten also an jemanden delegiert werden oder man könnte der fragenden Person die Erlaubnis erteilen, sich selbst darum zu kümmern.
Quadrant 4: Weder dringend noch wichtig
= Das lasse ich bleiben!
Der letzte Quadrant ist für Dinge, die wegfallen können. Das betrifft die Dinge, die Du nicht tun solltest, sei es, dass sie nicht in Deinem Verantwortungsbereich liegen oder dass sie reine Zeitverschwendung sind. Indem Du diesen Aufgaben keine Beachtung mehr schenkst, wird Dein Zeitmanagement viel einfacher. Warum listest Du sie dann überhaupt dort auf? Die Antwort ist einfach: Indem Du sie aufschreibst, schaffst Du mentale Distanz. Du hörst auf, an sie zu denken, denn Du weißt ja, wo Du die Liste bei Bedarf findest.
Klar, ab und an solltest Du auch diesen Quadranten aufräumen und nicht mehr aktuelle Aufgaben entfernen. Er kann aber auch hilfreich sein und als sog. Backlog dienen. Du legst hier also auch Aufgaben ab, deren Einstufung sich möglicherweise in der Zukunft noch einmal verändert.
Wie setzt man die Eisenhower Matrix
in die Praxis um?
Nutze diesen Schritt-für-Schritt-Guide, um Deine Eisenhower-Matrix auszufüllen:
- Schreibe zu Beginn all die Aufgaben und Projekte auf, an denen Du gerade arbeitest oder die Du planst und umsetzen möchtest.
- Bewerte die Aktivitäten nach Ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Du kannst sie auf einer Skala von 1 bis 4 bewerten oder eine andere Skala wählen, z.B. Schulnoten oder auch eine Skala von 1-10.
- Jetzt werden alle Aufgaben und Projekte in die Matrix übertragen. Versuche, die Anzahl Deiner Ziele für jeden Quadranten zu beschränken, damit die Matrix übersichtlich bleibt und Du Dein Ziel erreichen kannst.
Pro-Tipp: Brauchst Du mehr Platz, kannst Du jederzeit die gesamte Matrix markieren und über eine der erscheinenden aktiven Ecken mit gedrückter SHIFT-Taste gleichmäßig skalieren.
Wenn Du Aufgaben in den zweiten Quadranten schreibst, achte darauf, Dir ein bestimmtes Zeitlimit oder eine Abgabefrist zu setzen und dieses auch in der Matrix festzuhalten. So behältst Du den Überblick und die visuelle Erinnerung hilft Dir bei Deinem Zeitmanagement.
Entdecke unser Template zur Ideenpriorisierung
Eine andere Priorisierungsmatrix, die Dir dabei hilft, Zeit und Arbeit zu sparen, ist das Template zur Ideenpriorisierung. Dieses großartige Tool hilft Dir dabei, herauszufinden, welche Ideen oder Projekte, je nach Realisierbarkeit und Wichtigkeit, Deine einfache Matrix mit der Realisierbarkeit auf der x-Achse und der Wichtigkeit auf der y-Achse hilft Dir zu visualisieren, welche Ideen die größten Erfolgschancen haben und welche Du verwerfen solltest.
Zusätzlich zum Managen einer Projektpipeline kann ein Template zur Ideenpriorisierung auch verwendet werden, um Punkte auf der Wunschliste innerhalb eines größeren Projekts zu priorisieren.
Wenn Du zum Beispiel am Design einer neuen Website arbeitest, gibt es wahrscheinlich eine lange Wunschliste seitens der zahlreichen Stakeholder und Geschäftsbereiche. Mach es Dir hier leicht, indem Du alle Wünsche in der Priorisierungsmatrix verortest, damit Du genau sehen kannst, auf welche Ideen Du Dich im ersten Stadium fokussieren solltest und welche erst später ins Spiel kommen.
Wie arbeite ich mit dem Template zur Ideenpriorisierung?
- Sammle Dein Team remote oder persönlich für eine Brainstorming-Session, um neue Ideen zu generieren. Schreibe jede Idee auf eine eigene digitale Haftnotiz (eng. Sticky-Note) in das Template zur Ideenpriorisierung. (Lasse diesen Schritt aus, wenn Du schon eine lange Ideenliste oder Projekt-Wunschliste hast.)
- Gehe die Ideen durch und lasse diejenigen weg, die nicht verwirklicht werden können oder unpassend sind. Kombiniere ähnliche Ideen auf einer Sticky-Note oder gruppiere Ideen, die inhaltlich eine übergeordnete Idee ergeben.
- Bitte die Personen, deren Ideen weiterverfolgt werden, um Klärung, welche Mittel zur Realisierung notwendig sind.
- Fangt als Gruppe jetzt an, die Ideen im Diagramm darzustellen, indem ihr eure Sticky-Notes ihrer Wichtigkeit und Realisierbarkeit nach platziert.
- Oben rechts im Diagramm könnt ihr genau sehen, welche Ideen ihr dementsprechend priorisieren solltet.
- Teile den Gruppenmitgliedern am Anfang Aufgaben zu und organisiere ein Follow-up-Meeting, um die Dynamik beizubehalten.
Ob Eisenhower-Matrix oder Ideenpriorisierung, beide Templates können Dir bei der Selbstorganisation und -strukturierung eine große Hilfe sein. Ein weiterer Vorteil ist die Visualisierung: Hast Du alles digital festgehalten, kannst Du jederzeit von überall auf Deine Ideenpriorisierungs-Karte zugreifen und dich selbst an Deine Ziele erinnern. Und seien wir mal ehrlich – es gibt weniger Dinge, die befriedigender sind als etwas erfolgreich abgeschlossenes durchzustreichen – ob digital oder analog!
The power of visual collaboration
Steigere Deine Produktivität mit zusätzlichen strategischen Management Tools wie z.B. dem To-do-List Template. Nutz unsere Impulse mit frei zugänglichen Business Ressourcen zur Ideenfindung wie z.B. Kreatives Mind Mapping, Six Thinking Hats und das Ideenboard.
