Ein Leitfaden für 2025 zur Auswahl des besten Online-Whiteboards

Was ist ein Online-Whiteboard?

Kollaborative Online-Whiteboards sind geteilte visuelle Arbeitsbereiche, die eine umfassendere, digitale Lösung im Vergleich zu ihren physischen Vorgängern bieten.

Ihr wahres Potenzial entfalten sie jedoch durch die Möglichkeit, Teams die Zusammenarbeit in Echtzeit zu ermöglichen – unabhängig davon, wo auf der Welt sich die Beteiligten befinden. In einer Zukunft, in der Remote-Arbeit zur Norm wird, ist das von unschätzbarem Wert. Ohne die informellen Gespräche an der Kaffeemaschine oder spontane Unterhaltungen können Kommunikationskanäle leicht ins Stocken geraten.

Indem die Projektkommunikation auf ein gemeinsames Whiteboard verlagert wird, erhalten alle Beteiligten Zugang zu denselben Informationen – das schafft Transparenz. Gleichzeitig entsteht ein Raum, in dem Fortschritte und Ideen öffentlich und asynchron geteilt werden können, ohne auf formelle Meetings warten zu müssen.

Online-Whiteboards übertreffen ihre physischen Vorgänger deutlich in ihrer Anwendbarkeit. Man kann nicht nur schreiben, zeichnen und digitale Klebezettel hinzufügen, sondern auch Dateien teilen, Dokumente bearbeiten, Feedback einholen und Präsentationen direkt auf dem Board halten.

Diese Weiterentwicklung hat Whiteboards von reinen Werkzeugen für synchrone Ideensammlungen hin zu komplexen Arbeitsboards geführt, die Projektmanagement vereinfachen und asynchrone Zusammenarbeit ermöglichen. In Kombination mit anderen Kollaborationstools wie MS Teams oder Slack entsteht so eine leistungsstarke Kommunikationsstruktur für Teams.

Hier ein Überblick über die Inhalte dieses Artikels:

• Die wichtigsten Funktionen im Überblick

• Was die besten Online-Whiteboards auszeichnet

• Zusammenarbeit in Echtzeit

• Anwendungsbereiche von Online-Whiteboards

• Lösungen für Unternehmen

Digitale Sticky Notes

Digitale Sticky Notes sind eine hervorragende Möglichkeit, Ideen während einer Brainstorming-Session zu teilen oder Kommentare zu einem Dokument oder Design hinzuzufügen – ganz so, wie man es im persönlichen Austausch tun würde. Bei Gruppensitzungen können Teammitgliedern sogar unterschiedliche Farben zugewiesen werden, um leicht nachverfolgen zu können, wer welchen Beitrag geleistet hat.

Unendliche Arbeitsfläche (Infinite Canvas)
Dir geht nie der Platz für Ideen aus – ein Online-Whiteboard bietet eine endlos erweiterbare Fläche, die mit Deinen Inhalten mitwächst. So behältst Du alle Ideen und den Projektverlauf an einem zentralen Ort im Blick. Du musst nie wieder Inhalte löschen, nur um Platz für neue zu schaffen. Ein gutes Online-Whiteboard speichert Deine Ideen dauerhaft und sicher.

Live-Cursor
Hast Du dich schon einmal in einem Online-Workshop gefragt, ob noch alle aufmerksam sind? Wenn man die Stimmung im Raum nicht direkt spüren kann, sind Live-Cursor die nächstbeste Lösung. Du ermöglichst es, zu sehen, wo sich die Teilnehmenden gerade auf dem Whiteboard befinden – und ob sie dem Geschehen folgen.
Zudem können interaktive Aktivitäten eingebaut werden, um die Aufmerksamkeit zu fördern:

• Ja/Nein-Check: Ein einfaches Whiteboard-Feld mit den Optionen “Ja” und “Nein”. Die Teilnehmer bewegen ihre Cursor zur passenden Antwort – unbewegte Cursor fallen sofort auf, sodass man gezielt nachhaken kann.
• Status-Check: Bitte die Teilnehmenden, ihre Cursor zunächst über “Okay” zu bewegen. Wer Fragen hat oder eine Anmerkung machen möchte, verschiebt den Cursor. So kannst Du gezielt auf Rückmeldungen eingehen. Kombiniert mit dem Ja/Nein-Check entsteht ein einfaches, aber effektives Feedback-System.

Inhalte importieren
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – und manchmal reichen Worte einfach nicht aus. Mit der Möglichkeit, Bilder, Dokumente, eingebettete Videos oder Screenshots hochzuladen, können Sie Inhalte visuell untermauern. Importieren Sie Word-, Excel-, PDF- oder JPEG-Dateien, um Dokumente zu zentralisieren, Belege bereitzustellen oder Argumente besser zu veranschaulichen.

Zusätzlich bieten unsere integrierten Werkzeuge die Möglichkeit, Bilder zu kommentieren, PDFs zu markieren und Anmerkungen zu Dateien, Dokumenten und Bildern direkt innerhalb einer einzigen Anwendung zu teilen.

Das reduziert „App-Müdigkeit“ und minimiert Kontextwechsel – alles passiert an einem Ort.

Zeichenwerkzeuge

Online-Zeichenwerkzeuge sind wie ein virtuelles Federmäppchen – Vielfalt ist hier entscheidend. Um eine Idee visuell vollständig darzustellen, sollte das Whiteboard Werkzeuge zum Kritzeln in verschiedenen Farben und Größen, Marker, Linien sowie eine große Auswahl an Formen bieten. Besonders hilfreich ist eine integrierte Icon-Bibliothek mit Tausenden von Symbolen und Bausteinen für Tabellen und Flussdiagramme.

Kommentare und Anmerkungen

Soziale Kommunikationsfunktionen wie Chat, Erwähnungen (@Mentions) und Anmerkungen im Korrekturmodus sind essenziell für jedes leistungsstarke Online-Whiteboard. Sie machen aus einer reinen Ideenplattform ein funktionales Projektmanagement-Tool. Weitere Koordinationshilfen wie Punktabstimmungen (Dot Voting), Timer und Umfragen erhöhen die Interaktivität und verbessern die Kommunikation auf dem Board.

Was bieten die besten Online-Whiteboards?

Zuverlässige Online-Whiteboards sind in der Regel cloudbasierte Anwendungen, bei denen alle Änderungen automatisch gespeichert werden und die von verschiedenen Geräten und Standorten aus zugänglich sind. Solange eine Internetverbindung besteht, hast Du jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version Ihres Boards.

Vorteile im Überblick:

• Cloudbasierte Anwendung
• Sicherheitsfunktionen
• Skalierbarkeit
• Board-Verlauf

Cloudbasierte Anwendung
Da Online-Whiteboards dem SaaS-Modell (Software as a Service) folgen, sollten sie über die Cloud verfügbar sein, um Infrastruktur- und Verwaltungsaufwand zu minimieren. Für maximale Flexibilität und Skalierbarkeit sind verschiedene Cloud-Bereitstellungsmodelle entscheidend. So können Teams genau das Sicherheits- und Leistungsniveau wählen, das zu Deiner Größe und Deinen Anforderungen passt.

Echtzeit-Zusammenarbeit auf einem Online-Whiteboard

Ein gutes Online-Whiteboard ermöglicht Teams jeder Größe, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Deine Ideen auf einer unendlichen Arbeitsfläche zum Leben zu erwecken. Für einen schnellen Übergang von der Idee zur Strategie – auch im Remote-Setting – sind diese Funktionen für uns unverzichtbar:

• Audio- & Videoanrufe

• Moderation

Audio- & Videoanrufe

Videoanrufe nehmen einen großen Teil unseres Arbeitstags ein. Statt nur zu sprechen, kombiniere Deinen Call mit einem Online-Whiteboard – so hast Du das perfekte Werkzeug, um synchrone Zusammenarbeit effektiv zu gestalten.

Höchste Sicherheit

Da auf einem Online-Whiteboard häufig sensible Informationen geteilt werden, ist es entscheidend, einen Anbieter zu wählen, der Sicherheit ernst nimmt. Conceptboard ist Marktführer im Bereich Single-Server-SaaS-Lösungen und erfüllt selbst die strengsten Sicherheitsanforderungen. Dazu gehören unter anderem:

• Verschlüsselung bei der Übertragung mittels hochsicherem TLS sowie mehrschichtige Verschlüsselung im Ruhezustand mit 256-Bit-AES
• Sichere Aufbewahrung der Verschlüsselungsschlüssel an getrennten Standorten
• Vielseitige Zugriffseinstellungen auf Boards geben Administratoren umfassende Kontrolle
• Wenn Ihr Unternehmen strenge DSGVO-Vorgaben hat, die die Nutzung externer Integrationen außerhalb der EU untersagen, können Administratoren bestimmte Integrationen im Teambereich von Conceptboard zentral deaktivieren

Skalierbarkeit

Da der Bedarf an Online-Whiteboards stetig wächst, ist eine Lösung, die mit Deinem Team mitwächst, besonders wertvoll. Conceptboard bietet sowohl Multi-Tenant- als auch Single-Tenant-SaaS-Lösungen, was Unternehmen mehr Flexibilität verschafft. Die verschiedenen Preismodelle ermöglichen es Teams, je nach Bedarf auf- oder abzurüsten. Alle Tarife bieten unbegrenzte Boards, unterscheiden sich jedoch in Bezug auf Zugriffsrechte, Speicherplatz und Board-Größe.

Board-Verlauf

Mit der Funktion Board History kannst Du frühere Versionen Deiner Boards ganz einfach vergleichen, referenzieren oder exportieren. Alle Änderungen und Aktivitäten werden automatisch aufgezeichnet, sodass eine vollständige Zeitleiste der Zusammenarbeit entsteht. Das ermöglicht:

• Rückverfolgung des gesamten kreativen Prozesses
• Identifikation von Hindernissen oder Optimierungsmöglichkeiten
• Wiederherstellung älterer Stände mit einem Klick

Echtzeit-Zusammenarbeit auf dem Online-Whiteboard

Ein gutes Online-Whiteboard ermöglicht Teams jeder Größe, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Ideen auf einer unendlichen Arbeitsfläche zum Leben zu erwecken. Besonders im Remote-Arbeitsumfeld sind folgende Funktionen unerlässlich, um schnell von der Idee zur Strategie zu kommen:

• Audio- & Videokonferenzen
• Moderationsfunktionen

Audio- & Videokonferenzen

Videokonferenzen nehmen einen großen Teil unseres Arbeitstags ein – also warum nicht das Beste daraus machen? In Kombination mit einem Online-Whiteboard wird aus einem einfachen Gespräch ein interaktives Meeting mit echter synchroner Zusammenarbeit. So können Diskussionen, Ideensammlungen und Entscheidungen direkt visuell begleitet und dokumentiert werden.

Conceptboard ermöglicht es Dir, Audio- und Videoanrufe direkt in der App zu hosten – verfügbar für Premium- und Business-Kunden. Während der Videoanrufe erscheinen die Teilnehmer rechts neben dem Board, sodass Du weiterhin frei auf dem Board arbeiten kannst. Das reduziert die App-Müdigkeit und macht die Online-Zusammenarbeit deutlich effizienter.

Moderation

Die Möglichkeit, ein Board zu moderieren, ist ideal, um Workshops oder Präsentationen auf einem Online-Whiteboard zu leiten. Moderatoren können dabei die Ansicht aller Teilnehmer steuern und sie gezielt durch das Board führen. Wichtig: Wenn Du mit einer Co-Moderatorin oder einem Co-Moderator arbeitest, kannst du die Moderationsrechte jederzeit an diese Person übergeben.

Möchtest Du während einer Besprechung eine andere Website oder einen Tab zeigen? Dann nutze die Bildschirmfreigabe-Funktion – alle im Call sehen direkt, was du präsentierst.

Wie nutzt Du ein Online-Whiteboard am effektivsten?

Online-Whiteboards sind vielseitig einsetzbar – ob für Brainstormings, Strategiegespräche oder Remote-Meetings. Sie sind ideal, um ein visuelles Projektzentrum zu schaffen und Feedback, Diskussionen und Dokumentation an einem Ort zu bündeln.

Hier sind die wichtigsten Einsatzbereiche, in denen ein Online-Whiteboard deine Produktivität und Time-to-Market spürbar steigern kann:

• Brainstorming
• Strategie & Planung
• Agiles Projektmanagement
• Design-Kollaboration

Brainstorming

Du tust dich schwer damit, Probleme zu lösen, wenn Du nicht mit dem Team um ein physisches Whiteboard sitzt?
Dann wird’s Zeit für ein Online-Whiteboard!

Du bekommst nicht nur unbegrenzten Raum für deine Ideen, sondern kannst auch bewährte Kreativtechniken nutzen, um Deine Ideenfindung auf ein neues Level zu heben. Egal ob alleine oder im Team – hier fließen die Ideen!

Techniken wie Brainwriting, Round-Robin-Brainstorming oder die Six Thinking Hats bieten Dir strukturierte Ansätze und alternative Perspektiven, um Probleme gezielter zu lösen. Und das Beste: Jede Methode kommt mit einer eigenen Vorlage – Du musst nur auf den Link klicken und kannst sofort loslegen.

Strategie & Planung

Mit Conceptboards kollaborativem Online-Whiteboard kannst Du auf völlig neue Weise visuell strategisch denken und planen.

Wir kennen alle den Spruch: „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.“
Im Business-Kontext könnte man sagen: „Ein Bild spart drei Stunden Meeting oder 20 E-Mails.“
Der Punkt ist klar – visuelles Denken hilft dir, komplexe Informationen und Ideen schnell und effektiv zu vermitteln.

Dank einer großen Auswahl an visuellen Vorlagen für sämtliche Geschäftsbereiche kannst du das volle Potenzial visueller Strategien auf deinem Whiteboard entfalten – ganz ohne komplizierte Tools.

Agile Methoden

Das Agile-Framework ist ursprünglich für Teams an einem gemeinsamen Standort optimiert – persönliche Kommunikation und gemeinsame Kreation stehen dabei im Mittelpunkt.
Aber wenn das nicht (mehr) möglich ist, musst Du vor allem auf zwei Dinge achten: Kommunikation und Co-Creation.

Mit Conceptboards geteiltem digitalen Arbeitsbereich funktioniert beides weiterhin nahtlos – egal, wo sich Dein Team befindet. So bleibt ihr agil, auch wenn ihr verteilt arbeitet.

Von Remote-Scrum-Meetings wie Daily Stand-ups, Sprint Planning und Retrospektiven bis hin zu visuellem Projektmanagement mit Kanban-Boards, Product Backlogs, Product Management Canvas oder Vision Boards – all das kannst Du auf einem kollaborativen Online-Whiteboard organisieren.

Das Beste daran: Jeder mit Zugriff kann Boards laufend aktualisieren – so sparst du dir überflüssige Dokumentation und Papierkram.

Design-Kollaboration

Vergiss endlose E-Mail-Ketten mit zahllosen Anhängen. Auf einem Online-Whiteboard kannst Du all deine Designs ganz einfach teilen, um Feedback, Kommentare, Bearbeitungsvorschläge und Freigaben an einem zentralen Ort zu sammeln.

Egal, ob Du gerade in der Planungsphase bist, ein Prototyp entsteht, Du mit Designern zusammenarbeitest oder eine Präsentation für Kund:innen vorbereitest – mit einem geteilten Online-Board bringst Du alles und alle zusammen.

Nicht nur hilft Dir dies, Deine Produktentwicklung zu beschleunigen – es reduziert auch Informationssilos, da alle relevanten Beteiligten Deine Beiträge leisten können.

So verschaffst Du Dir einen Wettbewerbsvorteil, verkürzen Deine Time-to-Market und steigern die Produktivität nachhaltig.

Vorteile eines Online-Whiteboards für große Unternehmen

Bei der Einführung neuer Technologien in Großunternehmen ist die IT-Abteilung mit ihren strengen Anforderungen oft ein Hindernis. Umso wichtiger ist es, eine Softwarelösung zu wählen, die höchste Sicherheitsstandards erfüllt.

Conceptboard Enterprise wird als dedizierte Instanz in Amazon-Rechenzentren gehostet. Dabei hast Du die Flexibilität, das Rechenzentrum und die Region selbst zu wählen. Zusätzlich kannst Du Dein eigenes Logo, Farbschema und eine individuelle Subdomain nutzen – für einen durchgehend markenkonformen Auftritt.

Nach der sicheren Einrichtung profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:

• Verbesserte bereichsübergreifende Zusammenarbeit
• Mehr Innovation und Problemlösung dank einfacher virtueller Kollaboration
• Schnellere Entscheidungen und optimierte Feedback-Prozesse
• Kosteneinsparung durch weniger Dienstreisen
• Stärkere globale Wettbewerbsfähigkeit durch digitale Transformation
• Enger verbundene Teams, was zu höherer Mitarbeitendenzufriedenheit führt

Neugierig auf die Zukunft der Teamarbeit?

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