Dieser Artikel ist auch verfügbar in: English
Mit Collaboration-Tools Zusammenarbeit leicht gemacht
Zwischenmenschliche Kommunikation ist in Zeiten von New Work schwieriger denn je – die räumliche Trennung hat Vorteile und birgt gleichzeitig große Herausforderungen. Damit diese dem Arbeitserfolg nicht im Weg stehen, gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Tools, die im digitalen Arbeitsalltag unterstützend zur Verfügung stehen. Diese Collaboration-Tools ermöglichen es, unabhängig vom Standort, technischer Versiertheit oder Zeitzone, optimal innerhalb der Teams und auch abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten. Sie sind die optimale Ergänzung für Home-Office, Hybride, Remote Work.
Collaboration-Tools unverzichtbar machen
Selbstverständlich sind diese Tools nur wirklich hilfreich, wenn sie von möglichst vielen Anwendenden genutzt werden – es stellt sich hier ein Effekt ein, den man beispielsweise von Social-Media-Plattformen kennt. Je mehr aktive Teilnehmende, desto wertvoller ist das Netzwerk. Gleichzeitig wird die Hürde, auszusteigen, immer höher. Aus der Praxis: Ein Unternehmen kann es sich nicht leisten, auf E-Mails zu verzichten, wenn alle Kunden, Lieferanten und andere Teilhabende E-Mails zur Kommunikation nutzen. Das Unternehmen würde Wettbewerbsfähigkeit verlieren.
Genauso verhält es sich mit einer Collaboration-Software.
Wenn sie optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Anwendenden abgestimmt ist und zuverlässig ins Alltagsgeschehen eingebunden wird, können Mitarbeiter nicht umhin, damit zu arbeiten.
Entscheidet sich die Unternehmensleitung dafür, ein Collaboration-Tool einzuführen, ist die erste Hürde genommen. Jetzt geht es ans Eingemachte: Es gilt, die Mitarbeitenden zu begeistern. Wenn man auf Zustimmung in der Belegschaft trifft, steht der Weiterentwicklung nichts mehr im Wege. Es kann aber vorkommen, dass sich nicht alle gleichermaßen auf einen neuen Arbeitsablauf einlassen wollen oder können. Um Collaboration-Tools optimal nutzen zu können, braucht es aber jeden Einzelnen. Im Folgenden findest Du Tipps und Hilfestellungen, wie es klappt!
Was man bei der Auswahl eines Collaboration-Tools beachten sollte
Nur ein gutes Collaboration-Tool fügt sich einfach und schnell in den Unternehmensablauf ein:
- Es muss unterstützen und adaptiv sein, darf nicht einschränken oder Abläufe verkomplizieren.
- Die Testphase ist sehr wichtig. Am besten eignet sich dafür ein Team an Testern aus verschiedenen Abteilungen, damit möglichst viele Sichtweisen berücksichtigt werden können.
- Nicht im Alleingang entscheiden und lieber nochmal eine Nacht drüber schlafen.
- Das Collaboration-Tool ist wie ein “neues Teammitglied”. Das Onboarding und auch die Einbindung dieses Teammitglieds will sorgfältig geplant werden. Es muss unbedingt einen kompetenten Ansprechpartner geben.
Wie stellt man sicher, dass Collaboration-Tools von Mitarbeitenden akzeptiert und verwendet werden?
- Mit Honig fängt man mehr Fliegen als mit Essig: Die Implementierung eines Collaboration-Tools gleicht eher einem Marathon als einem Sprint. Man muss immer das Ziel vor Augen halten und die Benefits fürs Daily Business in den Vordergrund stellen: Wir wollen im Team schnell zusammenarbeiten. Es ist für den Erfolg des Tools essenziell, alle Mitglieder des Teams dafür zu begeistern.
- Einfach und klar: Immer erreichbar sein für Rückfragen, keine Unzufriedenheit aufkommen lassen. Am besten kann die Implementierungsphase Wurzeln schlagen, wenn es keinen Stillstand gibt. Sobald das Tool angewandt wird, werden sich Learnings ergeben, die die Entwicklung im Unternehmen weiter vorantreiben. So wird das Collaboration-Tool konstant wertvoller. Man arbeitet damit, lernt daraus und arbeitet schneller. Wenn die Kommunikation floriert, wird der Wissenstransfer perfekt.
- Übung macht den Meister: Aufbauend auf dem vorigen Punkt sollten Learnings immer mit den Nutzenden geteilt werden. Hier bietet es sich an, Anwendungsbeispiele als Übungsfeld bereitzustellen und kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu halten. Diese Übungsfelder sollten möglichst interessant und unterhaltsam gestaltet sein, damit man sich gern und oft damit beschäftigt.
- Sicherlich gibt es diejenigen, die schneller in der neuen Softwareumgebung zurechtkommen und sich auskennen, als andere. Eine Möglichkeit sicherzustellen, dass keiner abgehängt wird, wäre es, „Patenschaften“ untereinander einzuführen. So wird auch eine Abwesenheitsregelung geschaffen – selbst wenn Projektleitende ausfallen, muss die Nutzung des Tools nicht eingeschränkt werden, da es eine solide Basis an Nachwuchs-Experten gibt.
- Probieren geht über Studieren: “Kaputtmachen” geht ebenso wenig wie das Internet löschen. Das Collaboration-Tool muss natürlich immer wieder von einer oder mehreren verantwortlichen Personen oder Administratoren gewartet und überflüssiges bereinigt werden, allerdings können regulär Nutzende aufgrund ihrer eingeschränkten Lizenz keinen Schaden anrichten. Und falls doch mal etwas schiefgehen sollte, gibt es immer noch den In-House-Admin oder einen externen Kundensupport.
- Fleißige Nutzung belohnen: Wenn Incentives als Anreize für Wissensaneignung eingesetzt werden, funktioniert die Übung sehr viel schneller. Entweder auf persönlicher, Team oder Abteilungsebene. Hier sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt.
Von Teamwork zu Dreamwork mit Conceptboard
Conceptboard unterstützt Dein Unternehmen genau da, wo es nötig ist. Besonders Unternehmen, die auf lückenlosen Datenschutz Wert legen und gleichzeitig zu jeder Zeit gleichbleibend hohe Leistung erwarten. Du bist auf der Suche nach einem anwenderfreundlichen Collaboration-Tool, das neben einem klassischen Online-Whiteboard weitere Funktionen bietet und dazu noch eine Auswahl an über 100 Templates bietet?
If you want to read more tips about successful hybrid, remote or teamwork in general read our most loved articles:
-
Wie sich mit einem Online-Whiteboard besser in Remote Teams zusammenarbeiten lässt
-
Die 9 besten virtuellen Eisbrecher für remote Meetings und Teams
-
Synchronous vs. Asynchronous Communication: A Guide for Remote Teams
Teste Conceptboard jetzt 30 Tage kostenlos!
