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Was ist ein Projekt Kickoff Meeting?
Ein Projekt-Kickoff-Meeting versammelt alle am neuen Projekt beteiligten Personen, von der Geschäftsleitung und den Designern über Marketing und Vertrieb, um Projektziele und Zeitpläne abzustimmen. Während dieses Kick-off-Meetings sollte jeder ein klares Verständnis seiner Aufgaben bekommen und definieren, wie Erfolg aussieht.
Da viele Projektteams auf der ganzen Welt verteilt sind, ist die Durchführung des Meetings virtuell über Videokonferenzen üblich. Stelle sicher, dass das Meeting seine Ziele erreicht, indem Du von einem kollaborativen Online-Board und einer Vorlage Gebrauch machst, um das Meeting zu hosten und die Agenda zu kommunizieren.
Vorteile einer Projekt Kickoff Meeting Vorlage
Ein Projekt Kickoff Meeting ist der entscheidende erste Schritt bei der Einführung eines neuen Projekts. Tatsächlich kann der Erfolg eines Projekts direkt davon beeinflusst werden, wie gründlich und klar das Kickoff Meeting ist, da es maßgeblich dazu beiträgt, eine positive Arbeitsbeziehung zwischen allen Beteiligten zu etablieren. Weitere Vorteile sind:
- Stelle alle Teammitglieder vor, die möglicherweise noch nie zuvor zusammengearbeitet haben
- Etabliere offene Kommunikationswege
- Finalisiere und kommuniziere Zeitpläne und Erwartungen von Anfang an
- Beantworte Fragen in einer Gruppensitzung, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind
- Beseitige potenzielle Hindernisse frühzeitig
- Beschleunige den Informationsbeschaffungsprozess mit einer Vorlage.
Vorlage für den Kickoff eines Projekts
Die Verwendung einer Vorlage für ein Projekt Kickoff Meeting stellt sicher, dass in Deiner Tagesordnung für das Kickoff Meeting nichts Wichtiges vergessen wird. Conceptboard’s kollaborative Online-Vorlage ermöglicht es, virtuelle Projekt Kickoff Meetings nahtlos durchzuführen, während sichergestellt wird, dass alle Beteiligten die Tagesordnung in Echtzeit sehen und dazu beitragen können.
Wir empfehlen, zu Beginn Deines Projekt Kickoff Meetings ein Icebreaker-Spiel zu verwenden, um eine entspannte Teamumgebung zu schaffen. Wähle eines unserer Top-9-Icebreaker-Spiele hier aus. Anschließend kannst Du zu den acht Tagesordnungspunkten des Meetings übergehen.
Hintergrund des Projekts
Stelle das Projekt und die wichtigen Personen im Raum vor. Spreche über das Was, Wo, Warum, Wann und Wie für dieses Projekt.
Ziel des Projekts
Erkläre den Zweck dieses Projekts. Wie passt es in die größeren Ziele und Werte des Unternehmens und warum ist es wichtig?
Projektumfang
Wie groß ist das Projekt? Handelt es sich nur um eine Phase eines größeren Projekts? Was ist der Umfang des Projekts in Bezug auf Personen, Geld und Ressourcen? Was genau wird geliefert?
Rollen und Verantwortlichkeiten
Stelle alle vor, die an dem Meeting teilnehmen, erkläre ihre Rolle und ihre Verantwortlichkeiten. Füge Kontaktinformationen hinzu, um sicherzustellen, dass alle in Kontakt bleiben können. Gib jedem die Möglichkeit, sich kurz vorzustellen. Denke daran, auch jeden anderen vorzustellen, der möglicherweise nicht anwesend ist, und teile ihre Kontaktinformationen.
Zeitlicher Rahmen
Erstelle Projektzeitpläne und unverhandelbare Fristen. Welche sind die wichtigsten Meilensteine, und was muss bis dahin erledigt sein? Gibt es unterschiedliche Zeitpläne für verschiedene Abteilungen?
Kommunikation
Wie werdet Ihr als Gruppe in Zukunft weiterhin kommunizieren? Teamkommunikationsplattformen wie Slack und Teams eignen sich gut für regelmäßige Updates. Die Verwendung einer Online-Standup-Meeting-Vorlage stellt sicher, dass der Inhalt zentralisiert ist und von jedem, der nicht an der Sitzung teilnehmen kann, leicht zugänglich ist. Außerdem wird durch die Verwendung einer Online-Tagesordnung die Verantwortung für regelmäßige Aktualisierungen von allen Stakeholdern geteilt, nicht nur von einer Person.
Nächste Schritte
Füge in diesem Abschnitt alle unbeantworteten Fragen, Aufgaben, die erledigt werden müssen, oder Nachverfolgungspunkte hinzu. Achte darauf, die Notiz mit der verantwortlichen Person und dem Fälligkeitsdatum zu versehen, um sicherzustellen, dass sie erledigt wird. Darüber hinaus kannst du auch die nächsten Schritte und das Datum des nächsten Meetings hinzufügen.
Nimm dir Zeit für Nachfragen oder kläre eventuelle Missverständnisse.
Wie man eine Projekt Kickoff Meeting Agenda vorstellt
Ein gut durchgeführtes und gründliches Kickoff Meeting wird dein Projekt von Anfang an erfolgreich gestalten. Plane ein Meeting von mindestens einer Stunde Dauer und lade alle Projektteammitglieder ein, an der gemeinsamen Projekt Kickoff Meeting Vorlage auf Conceptboard teilzunehmen. Dadurch können sie in Echtzeit am Meeting teilnehmen, die Fortschritte verfolgen und ihre zugewiesenen Aufgaben sehen.
Erweitere das Board, um Meeting-Notizen oder eine Meeting-Parkzone für Off-Topic-Punkte hinzuzufügen.
Eine Online-Meeting-Vorlage ist die beste Möglichkeit, die Tagesordnung und Meeting-Notizen mit dem gesamten Team zu teilen. Es ermöglicht nicht nur allen, beizutragen, sondern wenn jemand fehlte, kannst du ihnen leicht einen Link zum Board senden, um es zu überprüfen, oder ein PDF herunterladen, das offline geteilt werden kann.
Hier bei Conceptboard möchten wir es dir wirklich erleichtern, deine Projekte remote zu verwalten. Wir haben hart daran gearbeitet, eine Bibliothek voller nützlicher kostenloser Ressourcen aufzubauen, die du für Remote-Meetings, Geschäftsstrategien oder Produktentwicklungsbedürfnisse verwenden kannst. Schau es dir an und teile uns gerne in den Kommentaren mit, was dir gefallen hat!
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