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Die KfW (Kreditanstalt für Wiederaufbau) ist eine der führenden Förderbanken der Welt. Die Einführung eines neuen Tools stellt ein international agierendes Unternehmen wie die KfW unter Umständen unter große Herausforderungen. Die Mitarbeiter*innen müssen geschult und es muss eine Akzeptanz für das neue Tool geschaffen werden. Kristian Schneider, Design Thinking und Innovationscoach bei der KfW erzählt uns im Interview, wie dieser Prozess in großen Unternehmen gestaltet werden kann.
Die Einführung eines neuen Tools
Ende des Jahres 2020 begann die KfW mit der Einführung von Conceptboard. Ziel war es, den Mitarbeiter:innen den Arbeitsalltag zu erleichtern und digitale Zusammenarbeit zu fördern.
Kristian war als Coach Teil der berufsübergreifenden Kooperation, die die Einführung von Conceptboard begleitete. Nach der eigenen intensiven Einarbeitung in Conceptboard mithilfe unserer Hilfsmaterialien, wurden in einem interdisziplinären Team Konzepte entwickelt, mit denen man die Mitarbeiter*innen schnell in Conceptboard einführen kann.
Wir haben uns gefragt: Wie können wir Conceptboard bei der KfW so einführen, dass es möglichst viele Personen schnell verstehen und nutzen können?
Angeboten wurde ein Beginner und Fortgeschrittenen Training sowie eine wöchentliche Sprechstunde.
In dem Beginner Training wird mit einer Einführung in die Basisfunktionen begonnen und auch technisch unaffine Personen werden mit einfachen Übungen mit der Arbeit und den Möglichkeiten in Conceptboard vertraut gemacht. Das Fortgeschrittenen-Training gibt Tipps und Tricks zum Erstellen von Boards und erweiterten Funktionen mit.
In der zunächst wöchentlich angebotenen Sprechstunde hatten die Mitarbeiter:innen zudem die Möglichkeit, offenen Fragen zu stellen und Probleme schnell und einfach zu klären. Außerdem wurde Videomaterial sowie eine Benutzeranleitung zum „Self learning“ erstellt.
Nach einigen Monaten konnte das Angebot weitgehend eingestellt werden, da die Nachfrage immer geringer wurde. Heute werden die Trainings nur noch auf Anfrage durchgeführt, denn meist können sich die Kolleg:innen untereinander sehr gut weiterhelfen und zu den Möglichkeiten im Conceptboard austauschen.
Damit Conceptboard von möglichst vielen Mitarbeiter:innen erfolgreich genutzt wird und diese somit auch in ihrem Arbeitsalltag von dem neuen Tool profitieren können, wurde viel Arbeit in die Erstellung der Trainings gesteckt.
Auch die internationalen Standorte sind auf den Einsatz von Conceptboard aufmerksam geworden und erhielten englischsprachige Trainings.
„Ich habe die Wirkung von Conceptboard in unserer Organisation total unterschätzt.“
Die Akzeptanz für Conceptboard war bei der KfW direkt sehr hoch. Durch die intuitive Nutzerführung im Conceptboard ist die Einführung in das neue Tool meist schnell abgeschlossen. Es ist das erste Kollaboration-Tool, das im gesamten Unternehmen eingesetzt wird.
Das Spektrum der Einsatzbereiche ist riesig. Kristian selbst nutzt Conceptboard unter anderem in Trainings, synchronen und asynchronen Retrospektiven oder Design Thinking Workshops. Aber auch bei der Aufgabenorganisation und dem Überblick über offene To Dos kommt Conceptboard zum Einsatz.
Bei mir hat Conceptboard alles andere abgelöst.
„Im kollaborativen Arbeiten ist Conceptboard nicht mehr wegzudenken.“
Durch den Einsatz von Conceptboard ergeben sich für die KfW viele neue Möglichkeiten, die zuvor im Homeoffice nicht möglich waren. Workshops oder Meetings können asynchron vorbereitet werden, wodurch viel Zeit eingespart wird. Auch die Nachbereitung eines Workshops wird erleichtert und die Teilnehmenden behalten den direkten Zugriff auf die erarbeiteten Inhalte.
Eine weitere Zeitersparnis bieten die vorgefertigten Templates zu unterschiedlichen Arbeits-, Analyse- und Business Modellen, die von vielen Mitarbeiter:innen gerne genutzt werden.
Auch in Präsenzveranstaltungen bietet Conceptboard Vorteile. Alle Inhalte werden direkt gespeichert. So können keine Inhalte verloren gehen und sind jederzeit abrufbar. Damit fällt auch die zeitintensive Erstellung eines Fotoprotokolls weg.
Zudem wird durch die Nutzung der digitalen Post-its Papier eingespart, was den Planeten freut.
Wir freuen uns darauf, die KfW auch bei ihren weiteren Schritten mit Conceptboard zu begleiten.
Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.
