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Während viele Unternehmen sich auf die Rückkehr zur post-COVID Normalität vorbereiten, bleibt die Realität bestehen, dass einige Auswirkungen der Pandemie, wie hybride Meetings, dauerhaft bleiben werden. Für viele Teams ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter wieder vollständig ins Büro zurückkehren, äußerst gering. Tatsächlich ergab eine kürzlich durchgeführte McKinsey-Studie, dass neun von zehn Führungskräften ein hybrides Modell für die Zukunft sehen, bei dem die Mitarbeiter ein bis vier Tage pro Woche im Büro sind.
Daher werden hybride Meetings in absehbarer Zeit zur wichtigsten Kommunikationsform. Um Dein Team auf diese neue hybride Form von Präsenz-/Fern-Meetings einzustellen, konzentriere Dich darauf, diese fünf Dinge richtigzumachen.
1. Beschaffe die richtigen Tools für hybride Meetings
Es lohnt sich, die richtigen Werkzeuge für den Job zu haben. Beginne damit, eine Bestandsaufnahme zu machen und Dein Team zu befragen, um Schwachstellen in Deinem aktuellen Technologie-Stack zu ermitteln. Störende Audioqualität, langsames Internet, physische Whiteboards und Ausdrucke können sich negativ auf die Produktivität hybrider Meetings auswirken. Es ist an der Zeit, in die besten Werkzeuge für den Job zu investieren, damit Du Dich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.
Ebenso wie HBR schreibt: „Überlege, welche Tools und Techniken, digital oder anderweitig, verwendet werden können, um ihre Interaktion mit den Teilnehmern vor Ort zu maximieren“. Ein Online-Whiteboard ist ein großartiger Ort, um Meeting-Notizen festzuhalten, da jeder sehen kann, was in Echtzeit geschrieben wird. Es kann jedoch auch als Ort für Eisbrecher, informelle Gespräche und Team-Building-Aktivitäten dienen.
2. Testen und wiederholen
Obwohl die Technologie uns ermöglicht, dieses hybride Arbeitsmodell zu verfolgen, kann sie uns auch im Stich lassen. Ob es sich um Dein erstes hybrides Meeting oder das Hundertste handelt, es ist wichtig, Dir mindestens 15 Minuten vor dem Meeting Zeit zu nehmen, um die Technologie zu testen. Möglicherweise möchtest Du sogar einen dedizierten IT-Spezialisten hinzuziehen. Bereite Dein Zoom-Meeting vor, teste die Videoqualität und die Audioqualität, damit Du keine kostbare Meeting-Zeit mit technischen Problemen verschwendest. Und wenn Du einen Kollaborationsraum wie Conceptboard verwendest, stelle sicher, dass Du allen Teilnehmern im Voraus einen Link zum Board sendest. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, sich vorher mit der Plattform vertraut zu machen.
3. Gleichberechtigter Zugang
In der Vergangenheit waren Mitarbeiter, die an Meetings remote teilnahmen, oft ein Nachgedanke. Sie mussten sich anstrengen, um inmitten der Büro-Teilnehmer gehört zu werden. In Zukunft muss die Einrichtung hybrider Meetings allen Teammitgliedern, unabhängig davon, ob sie im Büro oder remote arbeiten, gleichen Zugang, gleiche Chancen und gleichen Wert bieten. Es ist nicht so kompliziert, wie es scheint. Es geht nur darum, von einer Büro-zuerst- oder Fern-zuerst-Mentalität zu einer Hybrid-zuerst-Mentalität zu wechseln.
Du fragst dich vielleicht, wie wir allen Teammitgliedern ermöglichen, ihre Gedanken gleichberechtigt zu teilen? Vielleicht ist es eine Regel, dass nur eine Person gleichzeitig sprechen darf. Vielleicht wird von allen erwartet, ihre Ideen im Voraus zu teilen. Oder Du kannst versuchen, die gesamte Zusammenarbeit, Abstimmung, Ideenfindung und Dokumentenaustausch online durchzuführen, damit jeder während und nach dem Meeting unabhängig von seinem Standort gleichen Zugang hat.
4. Moderatoren für hybride Meetings
Es ist ein großer Unterschied für hybride Meetings, wenn eine Person die Leitung hat und als Moderator fungiert. Dies muss nicht der Teammanager oder Projektleiter sein, aber es sollte jemand sein, der sich wohl dabei fühlt, das Meeting zu leiten.
Die Rolle des Moderators besteht darin, sicherzustellen, dass jeder alles hören und sehen kann. Ob es sich um ein Teammitglied im Büro handelt, das andere übertönt oder um ein Teammitglied, das remote teilnimmt und aufgerufen werden muss, die Aufgabe des Moderators ist es, diese Probleme zu bemerken und anzusprechen. Weiterhin sollte er bereit sein, detaillierte Notizen auf einer gemeinsamen Plattform wie Conceptboard zu erstellen, einschließlich Nachfragen und Aufgabenverteilung.
5. Verbindungen aufbauen
Hybride Meetings sind möglicherweise die einzige Gelegenheit in der Woche, bei der einige Teammitglieder die Möglichkeit haben, miteinander zu interagieren. Daher ist es wichtig, darüber nachzudenken, wie Du auf kleine Weise Verbindungen aufbauen, Beziehungen knüpfen und Dich näher kennenlernen kannst. Break-out-Räume funktionieren gut bei virtuellen Workshops (achte nur darauf, dass jede Gruppe eine Mischung aus remote und im Büro anwesenden Teilnehmern hat), Icebreaker-Aktivitäten können die Stimmung auflockern, während tägliche Stand-up-Meetings die Transparenz fördern. Ohne die zufälligen Begegnungen an der Kaffeemaschine werden hybride Meetings doppelt wichtig und dienen sowohl der Produktivität als auch dem Aufbau der Unternehmenskultur.
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