Dieser Artikel ist auch verfügbar in: English
In der heutigen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Um den Produktionsablauf einer Organisation am Laufen zu halten, ist ein regelmäßiger und effektiver Austausch von Informationen in Form von Daily Stand-Up Meetings unerlässlich. Hier ist keine Zeit für Missverständnisse, denn sie könnten die Produktion, eine kritische Geschäftskomponente, verzögern.
Yunex Traffic, weltweit führend im Bereich intelligenter Verkehrssysteme, hat diese Herausforderung erkannt und einen proaktiven Ansatz gewählt, um ihre täglichen Meetings mithilfe von Conceptboard zu revolutionieren und so langfristig Effizienz steigern und die Entscheidungsfindung vereinfachen konnte. Das Online-Whiteboard bietet visuelle Zusammenarbeit für datensensible Organisationen.
Daily Stand-Up Meetings effektiv durchführen
Während der Covid-Pandemie sah sich Yunex Traffic wie viele andere Unternehmen mit einer Herausforderung konfrontiert – die Aufrechterhaltung einer reibunglsosen Produktion trotz der Arbeit aus dem Homeoffice.
Hauptsächlich betroffen waren die täglichen Stand-up Meetings, bei denen zahlreiche Stakeholder den Status jeder Produktionslinie besprechen, um einen reibungslosen Ablauf der Produktion zu gewährleisten. Früher in Präsenz abgehalten, saßen die Teilnehmer gemeinsam im Besprechungsraum und nutzten ein großes physisches Whiteboard.
Nun galt es, diese Meetings effektiv und unkompliziert zu gestalten, obwohl sie remote abgehalten wurden. Aber wie gelingt es Mitarbeitenden, die remote arbeiten und aus verschiedenen Abteilungen stammen, einen klaren Überblick über den Status der verschiedenen Produktionslinien zu vermitteln?
Nahtlose Zusammenarbeit mit Conceptboard
Yunex Traffic suchte also nach einem Tool, das Menschen zusammenbringt, die Entscheidungsfindung in täglichen Meetings erleichtert und die Umsetzung von Projekten effizient gestaltet. Die Lösung war Conceptboard.
Simon Martin, Head of Global Manufacturing bei Yunex Traffic, hatte bereits positive Erfahrungen mit Conceptboard gemacht. „Die Echtzeit-Kollaboration und nahtlose Funktionalität machen Conceptboard zur idealen Lösung für uns“, betont er. Daher entschied sich das Unternehmen, Conceptboard auch für diese Herausforderung einzusetzen.
Mit der Implementierung von Conceptboard haben die täglichen Stand-Up Meetings in der Produktion von Yunex Traffic an Effizienz gewonnen. Früher waren die daily Stand-Up Meetings geprägt von langen Diskussionen und mangelnder Transparenz. Dies wurde aufgrund der Teilnahme von vielen verschiedenen Teams weiter erschwert. Neben einem physischen Whiteboard wurden etliche Klebezettel verwendet. Aufgrund des Zeitmangels konnte vieles nicht ausreichend detailliert besprochen werden.
„Stand-Up Meetings sollten prägnant sein und nur wenig Zeit in Anspruch nehmen“, Simon Martin.
Ein Conceptboard, eine Wahrheit
Mit Conceptboard erhielt das Team eine benutzerfreundliche Plattform für Echtzeit-Kollaboration. Dies ermöglichte einfaches Agenda-Management und einen reibungslosen Wissensaustausch. Conceptboard wurde zur zentralen Anlaufstelle für alle produktionsbezogenen Informationen, was Teammitgliedern dabei half, fokussiert zu bleiben und Verantwortung zu übernehmen.
„In unserer Lean Production (Deutsch: schlanke Produktion) ist es wichtig, Ziele auf einzelne Bereiche runterzubrechen. Um diese Ziele zu erreichen, benötigen alle Beteiligten Informationen in Echtzeit“, erklärt Simon Martin. Dank Conceptboard bleibt der Fokus gewahrt, Transparenz wird gefördert und Zeit wird eingespart.
Conceptboard als Visualisierung und Dokumentation für Daily Stand-Up Meetings in der Fertigung
Das Board für die daily Stand-Up Meetings wird monatlich neu aufgesetzt. Es folgt einem Raster-Muster, in dem jede Produktionslinie eine Zeile und jeder Tag eine Spalte darstellt. Jedes Stand-Up Meeting hat einen Schwerpunkt. An diesem Tag werden alle Produktionslinien (dargestellt in Kästchen von oben nach unten) aus einem bestimmten Blickwinkel betrachtet – montags der Aspekt Sicherheit, Qualität am Dienstag und so weiter.
Neben jedem dieser Kästchen befindet sich eine Ampel, die den aktuellen Status des Themas signalisiert. Grün bedeutet, es besteht kein Diskussionsbedarf. Bei Gelb oder Rot muss eine Überprüfung erfolgen und es wird im Detail darauf eingegangen.
Vor dem Meeting bereitet jedes Team seinen Abschnitt vor und platziert die Informationen darüber in den entsprechenden Sticky Notes.
„Conceptboard ist großartig, weil es für jedermann zugänglich ist. Dass verschafft uns eine einheitliche Sichtweise. Bei umfangreichen Projekten, an denen die unterschiedlichsten Teammitglieder beteiligt sind, fällt auf, dass jeder sein eigenes Berichtsformat hat. In diesem Fall sorgt Conceptboard für Konsistenz und Einheitlichkeit“, Simon Martin, Head Of Global Manufacturing
Die Moderation des Boards wechselt täglich und liegt in den Händen unterschiedlicher Personen. Dies sorgt dafür, dass der Fokus immer auf dem gerade diskutierten Thema liegt. So wird die Besprechung noch effektiver, da niemand über das gesamte Board abschweift und die Konzentration verliert. „Es vermittelt wertvolles Wissen, fordert die Verantwortlichkeit der Teammitglieder heraus, gewährleistet Transparenz und hindert daran, Verpflichtungen zu umgehen“, erläutert Simon Martin. Zusätzlich wird das Board weltweit von allen Beteiligten geteilt und bietet alle relevanten Informationen in Echtzeit auf einen Blick.
Effizienz in der Produktion auf ein neues Niveau bringen
Mit Conceptboard können die Produktions-Teams von Yunex Traffic nun tiefer in Themen eintauchen als zuvor, ohne dabei mehr Zeit in Meetings zu verbringen. Das Ampelsystem schafft zusätzliche Transparenz, wodurch Abhängigkeiten sichtbar werden: Wenn eine Ampel im Prozess auf Rot umschaltet, genügt es, sich die vorherigen und nachfolgenden Schritte anzusehen, um zu verstehen, welchen Einfluss dies auf die eigene Arbeit hat.
Auch im Falle von Urlaub oder Krankheit entsteht kein Nachteil, da alle Informationen auf dem Board vorhanden sind. „Das ist die Idee dahinter, jeder kann das Board präsentieren“, betont Simon Martin.
Nachdem die Covid-Zeiten vorbei sind und die meisten Menschen wieder vor Ort arbeiten, wurde beschlossen, das Board beizubehalten. Wenn man jetzt von zu Hause aus arbeitet, muss man nicht ins Büro kommen, um an einer einzigen Besprechung teilzunehmen.
Nachdem die Zeiten von Covid vorüber sind und die meisten wieder vor Ort arbeiten, wurde entschieden, das Board beizubehalten. So kann auch von Zuhause am Meeting teilgenommen werden. Dies fördert die neue Art zu arbeiten. Als große Organisation hat Yunex Traffic erkannt, dass Conceptboard zu einer guten Work-Life-Balance für ihre Mitarbeitenden beiträgt.
„Jede Erfahrung bietet die Gelegenheit zum Lernen. Es ist wichtig, aufstrebende Technologien und Tools zu integrieren, um Fähigkeiten zu erweitern.“ – Simon Martin, Head Of Global Manufacturin
Die Erfolgsgeschichte von Yunex Traffic zeigt, wie effizientes Meetingmanagement die Gesamtproduktivität und den Unternehmenserfolg positiv beeinflussen kann. Mit dem Einsatz von Conceptboard wurden die täglichen Meetings in der Produktion grundlegend verbessert. Damit wurde eine Kultur der Zusammenarbeit, Verantwortung und eine effiziente Entscheidungsfindung gefördert.
Daily Stand-Up Meetings dauern nicht mehr länger als die geplanten 20 Minuten, und Mitarbeiter müssen nicht mehr durch die Produktionsstätte gehen, um Updates zu erhalten. Dies führt dazu, dass alle Fragen rasch beantwortet werden und Probleme effizient gelöst werden können.
Die Geschichte von Yunex Traffic zeigt, wie engagiert die Organisation in Bezug auf kontinuierliche Verbesserung ist und wie proaktiv sie Technologie einsetzt, um ihre Abläufe zu optimieren.
Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.
