Die 5-Why-Methode: Probleme lösen leicht gemacht

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Die 5-Why-Methode ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Verfahren, das Dir dabei hilft, die Ursache eines Problems im Kern zu analysieren. Ausgehend von einer initialen Problemstellung wird wiederholt die Frage „Warum?“ gestellt, um zum Kern des Problems vorzudringen. Wie der Name 5 Why bereits verrät, genau fünfmal.

In Kombination mit dem Ursache-Wirkung-Diagramm bietet die 5-Why-Methode einen vielversprechenden Ansatz, sich auf die Ursache eines Problems zu fokussieren. So wird ein besseres Verständnis für kausale Zusammenhänge entwickelt. Schauen wir uns das Ganze im Detail an. Du möchtest direkt loslegen? Template ausprobieren!

Wie funktioniert die 5-Why-Methode?

Die 5-Why-Methode wurde Sakichi Toyoda entwickelt wurde und verfolgt dabei einen iterativen Ansatz. Ein beliebiger Sachverhalt wird fünfmal hinterfragt, wobei jedes “Warum?” auf der Antwort der vorherigen Frage aufbaut. Das wiederholte Fragen nach dem „Warum“ stellt sicher, dass jeder Schritt logisch mit dem vorherigen durch eine Ursache-Wirkungs-Beziehung verbunden ist. Mit jedem „Warum“ kommt man so der Ursache des Problems einen Schritt näher.

Die 5-Why-Methode in Zusammenhang mit Six Sigma

Six Sigma ist eine statistische Methode, um die Fehlerquote in Produktionen zu reduzieren, folglich die Prozesse und dadurch die Qualität zu verbessern. Dabei geht es nicht darum, Fehler oder defekte Produkte zu finden, sondern deren Ursache. Diese findet sich in den Abläufen und Tätigkeiten eines Unternehmens. Die 5-Why-Methode eignet sich ergänzend für die Analysephase von Six Sigma, da für sie keine komplexen statistischen Methoden nötig sind. Personen aus verschiedenen Funktionen und Abteilungen können so leichter in den Prozess involviert werden. Der 5-Why-Ansatz ist daher bestens geeignet, Prozessverbesserungen voranzutreiben und sicherzustellen, dass sich Fehler der Vergangenheit nicht wiederholen.

Mit der 5-Why-Vorlage arbeiten

Die 5-Why-Methode lässt sich am besten im Rahmen einer Brainstorming-Runde einsetzen. Whiteboard und Haftnotizen dürfen also nicht fehlen! Die Abbildung des Prozesses mithilfe eines Online-Whiteboards hilft den Teilnehmer*innen bei der Visualisierung. Du hast außerdem die Möglichkeit, in Echtzeit an der kollaborativen Vorlage von Conceptboard zu arbeiten und Ideen dazu auf digitalen Haftnotizen zu notieren. Das Template lässt sich hierbei vollständig bearbeiten.

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6 Schritte zur Verwendung der 5-Why-Vorlage

1. Stelle die richtigen Fragen – Bevor Du mit einer 5-Why-Analyse startest, ist es wichtig, mit der richtigen Frage zu beginnen. Hier kann eine Vorlage für die Problemstellung hilfreich sein. 
2. Hol’ die richtigen Personen mit ins Boot – Alle wichtigen Interessengruppen, insbesondere die Entscheidungsträger*innen sollten einbezogen werden.
3. Bestimme, wer die Moderation übernimmt – Die ausgewählte Person leitet das Gespräch und stellt sicher, dass alle Schritte eingehalten werden und niemand bloße Vermutungen anstellt.
4. Bereite das Whiteboard vor – Lade die Vorlage, indem Du auf die Schaltfläche „+“ klickst und „Vorlage einfügen“ wählst. Platziere das 5-Why-Template via Drag-and-drop auf Dein Whiteboard und teile es mit den Beteiligten.
5. Ergänze das Board mit Haftnotizen – Auf diesen notierst Du Deine Kommentare zu jeder “Warum”-Frage, die gestellt wird.
6. Schreibe Dir auf, was im Anschluss konkret zu tun ist – Sobald die Analyse abgeschlossen ist, geht es an die Nacharbeit. Exportiere das Whiteboard entweder als PDF oder drucke es aus und beschließe die nächsten Schritte.

Beispiel für die Anwendung der 5-Why-Methode

Im Folgenden findest Du ein Beispiel zur Anwendung der Methode und einen Lösungsvorschlag, der sich aus der Analyse ergeben hat.

1. Warum wurde die neue Gesundheits-App des Krankenhauses mit 4 Wochen Verzögerung veröffentlicht?
   Antwort: In der Testphase wurden unerwartete Schwierigkeiten festgestellt.
2. Warum traten zusätzliche Schwierigkeiten auf?
   Antwort: In der Entwurfsphase wurde ein wichtiger Anwendungsfall nicht berücksichtigt.
3. Warum wurde der Anwendungsfall nicht berücksichtigt?
   Antwort: Es war kein Team-Mitglied aus der entsprechenden Abteilung an der ersten Brainstorming-Runde beteiligt.
4. Warum war kein Mitglied dieser Abteilung an der ersten Brainstorming-Runde beteiligt?
   Antwort: Das Brainstorming wurde von einer bestimmten Abteilung geleitet. Weitere Abteilungen wurden erst im weiteren Verlauf hinzugezogen.
5. Warum wird dieser Prozess von einer bestimmten Abteilung geleitet?
   Antwort: Das wurde schon immer so gemacht.

Lösung:

Etablierung eines Prozesses, der die Stärken aller Abteilungen berücksichtigt und eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördert. Zusätzlich sollte sichergestellt sein, dass wesentlich wichtige Mitarbeiter*innen aus jeder Abteilung in allen Phasen des Brainstormings anwesend sind.

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