In kritischen Infrastrukturen, der Verteidigung und der öffentlichen Verwaltung wurde Sicherheit traditionell erst spät im Prozess adressiert. Organisationen konzentrieren sich darauf, die Systeme zu schützen, in denen Daten gespeichert werden, die Netzwerke, über die sie übertragen werden, sowie die Governance-Frameworks für finale Informationsbestände.

Doch eine grundlegende Veränderung der Bedrohungslage hat einen systemischen blinden Fleck offengelegt: die Vor-Klassifizierungsphase.

Bevor Informationen formalisiert, klassifiziert oder archiviert werden, entstehen sie in der alltäglichen digitalen Zusammenarbeit. Gespräche, gemeinsam erstellte Visualisierungen und Arbeitsentwürfe prägen strategische Entscheidungen lange bevor ein führendes System („System of Record“) ins Spiel kommt.

Wenn nur das fertige Ergebnis geschützt wird, der Entstehungsprozess jedoch offen bleibt, entsteht eine kritische Schwachstelle. Diese Lücke zu schließen erfordert ein Umdenken: Sicherheit muss dort greifen, wo sensible Informationen diskutiert, entwickelt und verfeinert werden – nicht erst dort, wo sie gespeichert sind.

1. Das „Denken“ absichern – nicht nur das „Artefakt“

Moderne Angreifer zielen zunehmend auf den Kontext hinter einer Entscheidung ab – nicht nur auf das finale Dokument. Während klassische Sicherheitsmodelle auf strukturierte, formalisierte Daten ausgerichtet sind, befindet sich die sensibelste Information einer Organisation oft im Rohzustand: Architekturentscheidungen, Krisenreaktionspläne oder die ungefilterte Logik geschäfts- und missionskritischer Strategien.

Diese Lücke ist gut dokumentiert. Die Europäische Agentur für Cybersicherheit (ENISA) weist in ihren Threat-Landscape-Berichten seit Jahren darauf hin, dass Kommunikations- und Kollaborationsplattformen zu den am wenigsten konsistent bewerteten Komponenten in organisatorischen Risikomodellen gehören. Genau dort beginnt jedoch der Entscheidungsprozess – lange bevor viele bestehende Sicherheitsarchitekturen greifen.

Wird ausschließlich das finale Dokument geschützt, bleiben Kontext, Metadaten und der gesamte kollaborative Verlauf innerhalb der Zusammenarbeitsebene angreifbar.

2. Shadow IT ist ein Usability-Problem – kein Disziplinproblem

Shadow IT wird häufig als Compliance-Verstoß betrachtet. In Verteidigungs- und Public-Sector-Umgebungen ist sie jedoch meist ein klares Signal dafür, dass freigegebene Werkzeuge den operativen Anforderungen nicht gerecht werden. Wenn unter Zeitdruck koordiniert werden muss, greifen Teams auf das zurück, was funktioniert – unabhängig von Richtlinien.

Studien von McKinsey & Company zeigen, dass der Einsatz informeller Tools zunimmt, je zeitkritischer und bereichsübergreifender Aufgaben werden. Spiegeln genehmigte Umgebungen die operative Realität nicht wider, weichen Teams auf Consumer-Plattformen aus, um handlungsfähig zu bleiben.

Es geht dabei nicht um eine Entscheidung zwischen Sicherheit und Produktivität. Sicherheitslösungen, die die Nutzbarkeit einschränken, erhöhen das Risiko statt es zu senken. Resiliente Organisationen gestalten sichere Kollaborationsumgebungen so, dass sie mit realen Einsatzszenarien Schritt halten.

3. Compliance beginnt heute während der Zusammenarbeit – nicht danach

Auch die regulatorische Landschaft befindet sich im Wandel. Compliance beschränkt sich nicht mehr auf den Schutz gespeicherter Daten, sondern bezieht sich zunehmend darauf, wie Informationen während der aktiven Zusammenarbeit verarbeitet werden.

  • NIS2 und DORA: Diese Regelwerke erweitern die institutionelle Verantwortung auf operative Prozesse und Drittanbieterabhängigkeiten. Der Digital Operational Resilience Act (DORA) fordert explizit Resilienz während laufender Vorfälle. Wie Teams unter Druck kommunizieren und koordinieren, ist damit nicht länger nur eine operative Frage, sondern Teil der rechtlichen Verpflichtung.
  • Digitale Souveränität: Gesetze wie der U.S. CLOUD Act haben Zuständigkeit und Rechtsraum zu einem Thema auf Vorstandsebene gemacht. Es reicht nicht mehr aus, den physischen Standort eines Servers abzusichern. Organisationen müssen die rechtliche Kontrolle darüber behalten, wie sensible Diskussionen, Entscheidungen und Abstimmungen in digitalen Arbeitsumgebungen stattfinden.

4. Visuelle Zusammenarbeit als operative Kerninfrastruktur

Visuelle Arbeitsumgebungen sind längst nicht mehr auf kreatives Brainstorming beschränkt. In vielen Organisationen dienen sie der Architekturplanung, dem Abhängigkeitsmanagement und der Koordination von Vorfällen. Forrester und Gartner weisen darauf hin, dass visuelle Kollaborationsumgebungen häufig deutlich offenere und aussagekräftigere Informationen über organisatorische Schwachstellen enthalten als finale Dokumentationen.

Entsprechend integrieren fortschrittliche Organisationen Kollaborationstools zunehmend in ihre operative Kerninfrastruktur. Im deutschen Markt ist Wire Bund für den Einsatz bis VS-NfD (Verschlusssache – Nur für den Dienstgebrauch) zertifiziert – ein klares Zeichen institutioneller Anerkennung, dass sensible Koordination souveränen Schutz erfordert.

Conceptboard ergänzt dieses Setup als vertrauenswürdige visuelle Kollaborationsplattform für strukturierte Workshops, Planung und Abstimmung. Für KRITIS-Betreiber ist dieser mehrschichtige Ansatz zunehmend mit den Anforderungen aus § 8a BSIG verknüpft, bei denen der Stand der Technik heute nicht mehr bei einzelnen Tools endet, sondern die Nachvollziehbarkeit und Integrität der gesamten Entscheidungs- und Koordinationskette umfasst.

Souveräne Zusammenarbeit für Verteiigung sowie Luft- & Raumfahrt 

Die strategische Quintessenz

Wir erleben einen Paradigmenwechsel in der digitalen Souveränität. Governance verlagert sich aus dem Rechenzentrum heraus in jene flüchtigen Räume, in denen unter Druck gedacht, diskutiert und entschieden wird. In moderner Beschaffung und Aufsicht sind Fragen zu Zugriff, Zuständigkeit und Kontrolle innerhalb von Kollaborationsumgebungen keine Option mehr – sie sind Voraussetzung.

Der gefährlichste Ort für ungeschützte Daten ist nicht die Datenbank. Es ist das Whiteboard, der Chat und der Entwurf, in dem der nächste strategische Schritt entsteht.