Whiteboard-Beschaffung für öffentliche Einrichtungen: DVC oder Direktbezug

Rechtssicherheit versus individuelle Anpassung: Welcher Beschaffungsweg passt besser zur Kommune?

Wenn Kommunen digitale Werkzeuge wie ein Whiteboard-Tool einführen möchten, haben sie zwei Optionen: 

⇒ Über das Cloud-Service-Portal (CSP) der Deutschen Verwaltungscloud kann ein solches Tool im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) einfach, standardisiert und rechtssicher beschafft werden. Die Lösungen sind dort in der Regel bereits datenschutzgeprüft und über zentrale Rahmenverträge abgesichert.

⇒ Es ist aber auch möglich, das Tool direkt beim Anbieter zu beziehen, etwa über eine Ausschreibung, Direktvergabe oder bestehende Einkaufskanäle. Diese Variante bietet oft mehr Flexibilität und Auswahl, erfordert jedoch eine sorgfältige Prüfung durch die Kommune selbst, insbesondere in Sachen Datenschutz, Vertragsgestaltung und Vergaberecht.

Aus der Praxis: Eine Kommune vor der Tool-Entscheidung

Verantwortliche in öffentlichen Einrichtungen tragen eine besondere Verantwortung beim Schutz sensibler Informationen. So wie Markus B. Er ist IT-Leiter einer mittelgroßen Kommune in Nordrhein-Westfalen. Gemeinsam mit dem Hauptamt plant er ein neues digitales Beteiligungsformat, das visuell, kollaborativ und intuitiv sein soll. Dafür muss eine passende Whiteboard-Lösung gefunden werden. Bei der Auswahl des richtigen Tools wird jedoch schnell deutlich, dass dieses DSGVO-konform, schnell verfügbar und rechtssicher beschaffbar sein muss. Für Markus B. und sein Team ist das eine anspruchsvolle Aufgabe – denn neben Funktionalität zählt vor allem die rechtskonforme Integration in bestehende IT-Strukturen.

Vor allem die Frage nach dem richtigen Beschaffungsweg stellt sich früh: besser über die Deutsche Verwaltungscloud (DVC)? Oder doch direkt beim Anbieter? 

Der Bezug über die Deutsche Verwaltungscloud (DVC)

Die Deutsche Verwaltungscloud (DVC) bietet seit März 2025 Behörden aller föderalen Ebenen einen standardisierten Zugang zu geprüften Cloud-Services. Beim Bezug über die DVC profitieren Kommunen von vorgeprüften Datenschutzstandards und klaren Hostingvorgaben. Die Anbieter in der DVC erfüllen strenge Anforderungen der DSGVO, setzen auf Hosting in Deutschland oder der EU und orientieren sich an Standards wie dem IT-Grundschutz oder dem BSI-C5. 

Für Vergabestellen der öffentlichen Hand bedeutet das weniger eigenen Prüfaufwand, keine aufwändigen Ausschreibungsprozesse, ein hohes Maß an Rechtssicherheit und mehr Vertrauen in die datensouveräne Nutzung digitaler Lösungen.

Vorteile:
Geprüfte Lösungen stehen innerhalb weniger Tage zur Verfügung. Die einfache und rechtssichere Beschaffung per EVB-IT-Umklappvertrag entlastet die Verwaltung deutlich. Alle Lösungen erfüllen die behördlichen Mindestanforderungen und bieten somit maximale Sicherheit, einen souveränen Betrieb und vollständige DSGVO-Konformität. Für zahlreiche nicht kommunale Behörden stellt der Bezug über die DVC einen schnellen und verlässlichen Weg zur offiziellen Nutzung dar, auch wenn dabei die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten eingeschränkt sind.

Herausforderungen:
Da sich die DVC noch im Aufbau befindet, müssen viele Prozesse erst noch definiert werden. Zu den weiteren Einschränkungen zählen die begrenzte Auswahl an verfügbaren Tools sowie die geringe Flexibilität. So können beispielsweise Betriebsmodelle wie On-Premises oder dedizierte Instanzen nicht ausgewählt werden, da ausschließlich cloudbasierte Lösungen angeboten werden. Darüber hinaus sind individuelle Vertragsvereinbarungen, etwa zu spezifischen Service-Level-Agreements, nicht möglich, da standardmäßig die AGB der DVC gelten.

Der direkte Bezug über Software-Anbieter

Je nach Bedarfssituation kann auch die klassische Ausschreibung eine sinnvolle Option sein, beispielsweise bei einem hohen Lizenzvolumen, wenn individuelle Preisverhandlungen oder spezifische Vertragsbedingungen gewünscht sind. Der direkte Kontakt mit dem Anbieter ermöglicht es Kommunen, konkrete Anforderungen aus der Verwaltungspraxis gezielt zu adressieren. 

Vorteile:
Ein breites Marktangebot ermöglicht eine bedarfsgerechte Auswahl des Tools. Anbieter können direkt eingebunden werden, was individuelle Anpassungen ermöglicht. Auch die Wahl des geeigneten Betriebsmodells sowie die individuelle Ausgestaltung der vertraglichen Bedingungen sprechen aus Sicht vieler Kommunen für den direkten Bezug beim Anbieter. 

Herausforderungen:
Die rechtliche Bewertung (z. B. in Bezug auf die Vergabe oder das Hosting) obliegt allein der Kommune. Es sind Abstimmungen mit der IT, dem Datenschutz und den Fachabteilungen erforderlich. Zudem fehlen oft technische Standards im Vergleich zur DVC.

Die Beschaffungswege im Überblick: DVC versus Direktbezug

Entscheidungsfragen für Kommunen

Wer die passende Beschaffungsform finden will, muss neben der Rechtssicherheit auch praktische Aspekte des Verwaltungsalltags berücksichtigen.

• Was ist unser konkreter Anwendungsfall?
• Wie schnell benötigen wir die Lösung?
• Gibt es föderale Vorgaben für unsere IT-Beschaffung?
• Wie stark sind unsere internen Ressourcen für die Datenschutz- und Vergabeprüfung?
• Wie wichtig sind Flexibilität und Integration in föderale Systeme?

Kurzum: Die „richtige” Lösung hängt von den Bedarfen, Ressourcen und Prozessen der jeweiligen Kommune ab. Eine pauschale Antwort gibt es nicht, aber es gibt Orientierung.

Zwei Wege, ein Ziel: Digitale Zusammenarbeit effizient beschaffen

Kommunale Zusammenarbeit braucht die richtigen digitalen Werkzeuge und den passenden Weg, sie zu beschaffen. Beide Verfahren – DVC oder Direktoption – sind rechtlich vorgesehen und haben sich in der kommunalen Praxis bewährt. Dabei geht es nicht um eine Entscheidung für oder gegen einen bestimmten Weg, sondern um die passende Lösung für den jeweiligen Anwendungsfall.

Beide Beschaffungsformen bringen eigene Rahmenbedingungen, Verantwortlichkeiten und Potenziale mit sich. Während die DVC vor allem Standardisierung, Rechtssicherheit und Entlastung bietet, ermöglicht der Direktbezug mehr Flexibilität bei Auswahl und Anpassung. 

Ein Anbieter für beide Beschaffungswege: Conceptboard

Einige Anbieter stellen ihre Produktlösungen sowohl über die deutsche Verwaltungscloud als auch im Direktbezug bereit. Conceptboard ist einer dieser Anbieter und vereint das Beste beider Welten.

• Die digitale Whiteboard-Lösung ist DSGVO-konform und in Deutschland gehostet.
• Seit Kurzem kann das Kollaboration-Board über die DVC bezogen werden.
• Alternativ steht weiterhin der bewährte Direktbezug zur Verfügung.

Damit verbindet Conceptboard Beschaffungssicherheit mit Flexibilität und bietet Kommunen eine lösungsorientierte Antwort auf ihre Whiteboard-Frage. Sozusagen der dritte Weg.

Einordnung: Was Kommunen von einem Anbieter erwarten dürfen

Die Wahl eines passenden digitalen Tools geht über einen rein technischen Vergleich weit hinaus. Gerade im kommunalen Umfeld sind Praxisnähe, Verständnis für verwaltungsinterne Prozesse und ein hohes Maß an rechtlicher Verlässlichkeit entscheidend. Anbieter, die diese Anforderungen kennen und darauf eingehen, verschaffen Kommunen echten Mehrwert.

Conceptboard etwa ist seit Jahren im öffentlichen Sektor im Einsatz – in kleinen Kommunen ebenso wie in Landesverwaltungen in ganz Deutschland. Das Unternehmen kennt die Besonderheiten kommunaler Entscheidungswege, versteht die Relevanz von Datenschutz und Vergaberecht und entwickelt Lösungen stets aus der Perspektive der Nutzer in der Verwaltung. 

Nächste Schritte: Jetzt gut informiert entscheiden!

Ob für hybride Projektarbeit, digitale Beteiligung oder verwaltungsinterne Workshops: Digitale Whiteboards sind ein wichtiger Baustein moderner Verwaltungsarbeit. Wer die Wahl des Tools strategisch angeht, legt den Grundstein für erfolgreiche Kollaboration.

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