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Kanban ist ein einfaches Projektmanagementsystem, das es Teams ermöglicht, agile Methoden flexibel anzuwenden. Kanban hat seinen Ursprung in Japan, genauer gesagt in den Automobilwerken von Toyota. In den 1940ern wurde es dort zum ersten Mal angewendet.
Das System kam zum Einsatz, um die großen Lagerbestände an die tatsächlichen Verbrauchsmuster / Konsummuster anzupassen. Dieser Workflow hat zu enormen Effizienzgewinnen beim Bestandsmanagement geführt, indem die vorgegebene Menge an (dauerhaftem) Überbestand reduziert wurde.
Die Kanban Prinzipien wurden auf das Kanban Board übertragen, sodass es sich zu einem beliebten Tool für agiles Projektmanagement entwickelt hat. Es unterstützt dabei, Arbeit zu visualisieren und Effizienz zu maximieren. Außerdem gibt es ein Work in Progress (WiP) Limit, also eine Obergrenze für Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden. So möchte man vermeiden, dass die Teamkapazität überschritten wird.
Verwende unser kostenloses und kollaboratives Kanban Board Template, um Deine Projekte zu straffen, Abhängigkeiten zu visualisieren und um die Fortschritte visuell zu verfolgen. Teile diese Vorlage ganz einfach mit Deinem remote Team und arbeitet damit sowohl in Echtzeit als auch asynchron zusammen.
Fange an, unser Kanban Board Template zu verwenden
Wenn Dein Team agile Prinzipien kennenlernen möchte, dann ist ein Kanban Board ein toller Ort, um damit zu beginnen. Die Kanban-Methode bietet Dir viele Vorteile, wie zum Beispiel verbesserte Transparenz und Effektivität, vereinfachtes Reporting und bessere Teamarbeit.
Die harte Arbeit haben wir schon für dich übernommen und ein Kanban Template designt, das Du ganz einfach verwenden und jederzeit entsprechend anpassen kannst. Wir haben auch einen Guide erstellt, der Dir Schritt für Schritt dabei hilft, mit Deinem remote Team auf dem Template zusammenzuarbeiten.
4 Tipps für die Erstellung Deiner Online Kanban Boards
Während einige Teams physische Kanban Boards virtuellen Boards immer noch vorziehen, erkennen die meisten Organisationen die Vorteile eines Online-Boards. Das Online-Board vereint die Schlüsselmerkmale des physischen Boards mit den zusätzlichen Vorteilen in den Bereichen Zugänglichkeit, Skalierbarkeit und Langlebigkeit.
Hier sind unsere Top 4 Tipps für die Erstellung eines Online-Boards.
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1. It’s all about the team – Das Team steht im Mittelpunkt
Kanban ist ein Teamprozess, also musst Du zuerst eine Zeit festlegen, zu der Du Deinem Team das Online-Board vorstellst. Dann könnt ihr zusammenarbeiten, um herauszufinden, wie und wann neue Arbeit auf dem Board notiert wird, welche Projektgröße auf einer Karte sein sollte und wie oft neue Aufgaben hinzugefügt werden können.
2. Es gibt noch so viel mehr als Sticky-Notes
Obwohl ein traditionelles Kanban Board nur digitale Sticky-Notes verwendet, bietet Dir Conceptboard die Möglichkeit, Dein Kanban Board wirklich zu verbessern. Das gelingt Dir, wenn Du den jeweiligen Aufgaben nützlichen Content hinzufügst. Das können Tabellen oder Diagramme, Bilder, Dokumente oder integrierte Videos sein. Diese visuellen Details werden an einem einzigen Platz angezeigt. Somit wird die Zeit minimiert, die man mit der Suche nach Fortschrittsberichten oder (mit der Suche nach) relevanten Informationen in Ordnern verbringt.
3. Verwende einen Farbcode
Du kannst den Sticky-Notes Farben zuteilen, um die Art der Arbeit zu unterscheiden (z.B. blau für User Story und rot für Defekt), oder auch, um die Prioritäten klar hervorzuheben (z.B. rot für dringend, grün für normal).
Visuelle Indikatoren, wie zum Beispiel Avatare, können neben Sticky-Notes angebracht werden, um zu zeigen, wer für diese Aufgabe verantwortlich ist, oder um andere wichtige Details für die Teamarbeit zu verdeutlichen. Du hast die (komplette) Freiheit, zu entscheiden, wie Dein Board aussehen soll und wie es Deine Arbeit am besten repräsentiert.
4. Lege Zugriffsrollen fest
Auf Conceptboard können alle Teilnehmenden zusammenarbeiten und in Echtzeit Veränderungen am Board vornehmen. Du kannst auch Zugriffsrollen festlegen und so bestimmen, wer das Board anschaut.
Aktive Teammitglieder können als Editors bestimmt werden und auf dem Board entsprechende Änderungen und Edits vornehmen. Externe Stakeholder oder Mitglieder Deiner Organisation können als Viewers bestimmt werden. Sie können das Board einsehen, allerdings nichts dazu beitragen.
Beispiel eines Kanban Board Templates
Kanban Boards sind designt, um Prozessschritte, die oft nicht sichtbar oder nicht greifbar sind, visuell darzustellen. Ein Beispiel hierfür ist die Softwareentwicklung. Ein Kanban Board bietet sowohl Struktur als auch wichtigen Einblick in viele Arbeitsaspekte, einschließlich des Workflows.
Das einfachste Board besteht aus nur 3 Säulen: To-Do, Doing und Done, und Workflows von links nach rechts. Indem Du den Workflow in diese 3 Teile aufteilst, optimierst Du Deine Arbeit schon hier. Kanban-Karten (normalerweise Sticky-Notes) werden dann auf dem Board bzw. der Lane platziert, die den entsprechenden Arbeitsstand anzeigt.
Welche Vorteile hat ein Kanban Board für remote Teams?
Laut einer Studie des Project Management Institute nutzen 71 % der Organisationen agile Prinzipien zu irgendeinem Zeitpunkt ihrer Arbeit.
Agile Teams nutzen die Vorteile der Kanban Prinzipien, indem sie den Faktor Work in Progress der Teamkapazität anpassen. So sind Teams im Hinblick auf Prioritäten, schnelleren Output, klareren Fokus und Transparenz während des kompletten Entwicklungskreislaufes flexibler. Das trifft besonders auf remote und verteilte, agile Teams zu.
Darüber hinaus reduziert die Kanban-Methode Multitasking, da Teams zur jeweiligen Zeit nur eine gewisse Anzahl an laufenden Projekten haben. Das vereinfacht / verschlankt die Arbeit enorm, sogar dann, wenn man in unterschiedlichen Zeitzonen arbeitet.
Mit dem Design des Kanban Boards können alle Teammitglieder ihren Projektstatus visualisieren. So kann man unnötige Kommunikation wie Follow-ups und Check-ins (super) reduzieren und gleichzeitig sicher sein, dass jede/r auf der gleichen Seite ist, vor allem in Teams mit remoten Teammitgliedern. Wenn Du mehr über Kanban oder andere Projektmanagement Templates wie das Gantt Chart Template oder das Agile Sprint Planning Template erfahren möchtest, haben wir das und noch viel mehr für Dich auf unserem Blog.
