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Der Einstellungsprozess für neue Mitarbeiter*innen ist zeitintensiv, anstrengend und teuer. Langfristige Planung ist für Unternehmen besonders wichtig, wenn jemand neu eingestellt werden soll. Obwohl man nie verhindern kann, dass sich Mitarbeiter*innen innerhalb der Probezeit anderweitig orientieren, kann man durch einen guten Onboarding-Prozess entgegenwirken. Ein starkes Onboarding kann die Mitarbeiterbindung um bis zu 82 % verbessern. Umso erstaunlicher ist es, dass nur 12 % aller Mitarbeiter*innen von ihrem Arbeitgeber überzeugt sind.
Hybride Arbeitsmodelle oder gänzliche Remote-Arbeit machen es nicht leichter: Wie ermöglicht man neuen Mitarbeiter*innen, sich mit den Kollegen*innen verbunden zu fühlen? Die Unternehmenskultur kennenzulernen? Oder wie sie sich Informationen besorgen können, ohne ihre Kollegen*innen persönlich zu kennen?
In diesem Artikel erläutern wir die Wichtigkeit eines guten Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter*innen und zeigen, wie Du das Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen in Deinem Unternehmen konkret verbessern kannst. Sogar im Zeitalter des hybriden Arbeitens.
Was bezeichnet man als Onboarding?
Als Onboarding wird der gesamte Prozess der Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden bezeichnet. Dieser beinhaltet sowohl praktische Elemente wie Hardware, Software-Zugänge und notwendige Berechtigungen sowie Schulungen und Basis-Setup in der Unternehmenskultur. Wie funktioniert beispielsweise ein Urlaubsantrag? Gibt es Veranstaltungen, zu denen man neue Kollegen*innen einladen sollte? Ziel des Onboardings ist es, den neuen Teammitgliedern den Einstieg zu erleichtern und ihnen Orientierung im Unternehmen zu geben.
4 Vorteile eines starken Onboarding-Prozess
Ein gut durchdachtes, strategisch aufgebautes und optimal abgestimmtes Onboarding birgt nur Vorteile für Euer Unternehmen.
1. Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und -Bindung
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess sollte die Mitarbeitenden vom ersten Tag an mit den Zielen und der Vision des Unternehmens verbinden. Neuankömmlingen hilft es zu wissen, worauf sie hinarbeiten und sich engagiert und zufrieden mit ihrer Tätigkeit zu fühlen.
2. Neue Mitarbeiter werden schneller produktiv
Neue Mitarbeiter*innen müssen viel lernen, wenn sie in einer Organisation beginnen. Daher kann es eine Weile dauern, bis sie ihre volle Produktivität erreichen. Ein umfangreicher Onboarding-Prozess kann dies beschleunigen, wenn Mitarbeitende leicht an Informationen und Material kommen. Eine weitere Voraussetzung ist die schnelle Kontaktaufnahme zu neuen Kollegen*innen.
3. Mitarbeiter fühlen sich schneller zugehörig
Niemand ist gerne der einzige Neuling in einer Organisation und es kann eine Weile dauern, bis sich neue Mitarbeiter*innen zugehörig fühlen. Mehr als 25 % von Neu-Angestellten kündigen innerhalb der ersten drei Monate – ein Grund dafür kann unter anderem ein unzureichender Onboarding-Prozess sein. Wird klar, dass kaum Aufwand in die Einarbeitung investiert wird oder sich die Aufnahme in die Firmenkultur schwierig gestaltet, fühlen sich neue Mitarbeiter*innen nicht wertgeschätzt. Ein guter Onboarding-Prozess sollte darauf aufbauen, Neulingen ihren neuen Kollegen*innen vorzustellen, die Unternehmenskultur vorzustellen und ihnen zu helfen, sich von Anfang an integriert fühlen. Onboarding stärkt die Verbindung der Mitarbeiter*innen zum Unternehmen von Beginn an und erhöht die Zufriedenheit im Job: Die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber wird nachhaltig gestärkt.
4. Verbessert Sicherheit am Arbeitsplatz und -Qualität
Wenn Angestellte ihre Rollen und Aufgaben nicht hundertprozentig verstehen, passieren Fehler. Dies verschwendet Zeit und kann unter Umständen schwerwiegende Konsequenzen fürs Geschäft haben. Anstatt neue Angestellt*innen einfach ins kalte Wasser zu werfen und auf das Beste zu hoffen, ist ein starker Onboarding-Prozess mit umfassender Schulung und Unterstützung die beste Taktik, um das zu verhindern.
Die Herausforderungen des hybriden Onboarding
Mitarbeiter-Onboarding ist keine leichte Sache, doch die steigende Zahl an Hybrid- und Remote-Arbeitsplätzen bringen ganz eigene Herausforderungen mit sich.
Stelle sicher, dass sich das Team kennenlernt
Wenn ein hybrides Arbeitsmodell vorliegt, ist die Vorstellung neuer Teammitglieder schwieriger, da man sich nicht in den Büroräumen trifft. Ein Kennenlernen geschieht nicht organisch, daher ist es wichtig, Termine zwischen den einzelnen Kollegen*innen zu vereinbaren. So wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter*innen mit jedem in Kontakt kommen und sich als Teil des Teams fühlen.
Stellt man die Kolleg*innen einander vor, macht man es ihnen einfacher, um Hilfe oder Informationen zu bitten, als wenn sie vorher noch nie mit der betreffenden Person gesprochen haben. Dieser schnelle und breite Kommunikationsstart ermöglicht es neuen Teammitgliedern vor allem, sich ihre eigene Meinung vom Team zu bilden, ohne die Meinung der einzelnen Kollegen*innen zu sehr in Betracht zu ziehen.
Information Overload vermeiden – neue Mitarbeiter nicht mit zu viel Informationen ohne Kontext überladen
Der Onboarding-Prozess bringt es unweigerlich mit sich, dass Mitarbeiter*innen innerhalb kürzester Zeit viele Inhalte aufnehmen müssen. Trotzdem sollte man nicht einfach einen Google Drive Link mit allen relevanten Inhalten senden. Es sollte jemand präsent sein, der die relevanten Informationen kennt und aufkommende Fragen beantworten kann. Die Menge der Inhalte kann schnell überwältigend sein und neue Mitarbeiter könnten dementsprechend frustriert werden, wenn sie sich nicht angemessen unterstützt fühlen.
Firmenkultur auch an Kollegen, die remote arbeiten, kommunizieren
Einer der wichtigsten Faktoren im Onboarding-Prozess ist die Vermittlung der Firmenkultur. Beide Seiten, Firmen wie Mitarbeiter*innen, können so prüfen, ob die Zusammenarbeit passt und was voneinander erwartet wird. Diese Entwicklung ist natürlich schwieriger, wenn der direkte Austausch begrenzt ist.
Wichtige Bestandteile des optimalen hybriden Onboarding-Prozess
Im Folgenden werden ein paar Schlüsselelemente aufgezählt, die man im hybriden Onboarding-Prozess beachten sollte:
Ein reibungsloser Pre-Boarding-Prozess
Der Weg neuer Mitarbeiter*innen beginnt nicht mit dem ersten Arbeitstag. Damit das Onboarding optimal funktioniert, ist die Vorbereitung, das Pre-Boarding, sehr wichtig. Dieser Schritt muss dringend vor dem Arbeitsbeginn erledigt sein: So zeigst Du neuen Kolleg*innen, dass Du Dich auf die gemeinsame Zusammenarbeit freust und auf ihre Ankunft vorbereitet ist. Außerdem gibt es ihnen die Möglichkeit, brennende Fragen zum Ablauf oder den ersten Tagen zu stellen.
Was sollte in dieser Phase alles enthalten sein? Als Erstes muss die benötigte Hardware, zum Beispiel der Laptop und die benötigte Software im Voraus geordert werden, damit am ersten Arbeitstag alles parat ist und keine unnötige Zeit mit der Einrichtung verschwendet wird. Auch solltest Du die ersten informellen Vorstellungstermine mit direkten Kollegen*innen einplanen, damit der erste Tag nicht zu nervenaufreibend wird.
Frühe und regelmäßige 1:1 Zeit mit Führungskräften
Laut Microsoft geben neue Mitarbeiter*innen mit 3,5-mal höherer Wahrscheinlichkeit an, dass sie mit dem Onboarding-Prozess zufrieden sind, wenn ihre Vorgesetzten eine aktive Rolle spielen. Dein Hybrid- oder Remote-Onboarding-Prozess sollte in den ersten Wochen regelmäßige Einzelgespräche mit dem Vorgesetzten und seinem frisch angestellten Mitarbeitenden beinhalten.
Neueinstellungen treffen sich beim hybriden Arbeitsmodell nicht jeden Tag persönlich mit ihren Vorgesetzten. Daher ist es eine gute Idee, diesen Teil des Prozesses zu formalisieren, indem man eine Reihe von Meetings einrichtet. Plane beispielsweise ein Einzelgespräch am Ende des ersten Tages, am Ende der ersten Woche und dann wöchentlich. Dies gibt neuen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, Fragen zu stellen, und der Führungskraft die Möglichkeit, Feedback zur bisherigen Entwicklung des Mitarbeitenden zu geben.
Einfacher Zugriff auf Dokumente, Dateien und Informationen
Die ersten Tage und Wochen im neuen Job sind mit viel Lernen verbunden und die Informationsüberflutung ist ein echtes Risiko, da von niemandem erwartet werden kann, dass er sich an alles erinnert. Für neue Mitarbeiter*innen ist eine definierte Adresse wichtig, an die sie sich wenden können, um alle Informationen zu erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Dazu können ein Mitarbeiterhandbuch, Bürorichtlinien, Checklisten und Organigramme gehören, die helfen zu verstehen, wie alles zusammenpasst. Um sicherzustellen, dass neue Kollegen*innen auf diese Informationen zugreifen können, sollten sie übersichtlich in einem Ordner, der für alle freigeschaltet ist, gespeichert werden. Hier gilt es insbesondere auf Aktualität zu achten und alte Versionen gewissenhaft zu entfernen.
Ein Onboarding-Buddy, der informelle Hilfe anbietet
Während Dokumentation und strukturierte Lernmöglichkeiten wichtige Bestandteile der Onboarding-Reise sind, können sie unmöglich alles abdecken. Außerdem könnten neue Mitarbeiter*innen Fragen haben, die sie nicht ihrem Vorgesetzten stellen würden – wie zum Beispiel, wo die Kaffeefilter sind oder wer für die Planung der Weihnachtsfeier verantwortlich ist.
Hier ist es nützlich, jedem neuen Mitarbeiter einen Onboarding-Buddy zur Seite zu stellen, der ihn unterstützt und seine Fragen informell beantwortet. Dieses System gleicht einer Mitarbeiter-Patenschaft.
Tools bereitstellen, die neuen Mitarbeitern helfen, sich verbunden zu fühlen
Beim hybriden Onboarding ist es noch wichtiger, dass Zugriff auf Tools gewährleistet wird, die man für die Kommunikation mit Kollegen*innen benötigt. Je nach Organisation kann dies bedeuten, neue Mitarbeiter*innen zu den richtigen Slack-Kanälen hinzuzufügen oder sie mit Intranet-Zugriff und einer Firmen-E-Mail auszustatten.
Vielleicht möchtest Du auch eine Nachricht ans Team (oder das gesamte Unternehmen) senden, in der alle die neuen Mitarbeiter*innen willkommen heißen. So gibt es die Möglichkeit, sich vorzustellen und ihre Kollegen*innen kennenzulernen.
Neue Mitarbeiter*innen haben möglicherweise Schwierigkeiten, herauszufinden, wer alle sind, insbesondere wenn sie remote arbeiten. Hier ist es schön, wenn die Kollegen*innen Initiative ergreifen und sich kurz und knackig mit einem Anruf oder einer Nachricht vorstellen.
Strukturierte und sinnvolle Aufgaben vom ersten Tag an
Bei der Vorbereitung für das Onboarding wird die eigentliche Arbeit, die der neue Mitarbeiter*in in den ersten Wochen leisten wird, oft vernachlässigt oder nur unzureichend mit einkalkuliert. Neue Mitarbeiter drehen daher oft Däumchen und warten auf die Zuweisung von Aufgaben. In einer hybriden Arbeitsumgebung bemerken Manager nicht unbedingt, wenn ein neuer Mitarbeiter nichts zu tun hat, was dazu führen kann, dass diese sich vergessen fühlen.
Plane deshalb im Voraus und bereite strukturierte, spezifische Aufgaben für den ersten Tag, die erste Woche und darüber hinaus vor. Stelle sicher, dass alle im Team oder in der Firma viel Unterstützung, Anleitung und Feedback geben können.
Mit Conceptboard einen unterhaltsamen und effektiven virtuellen Onboarding-Prozess schaffen
Ein effektives virtuelles Onboarding umfasst eine Vielzahl unterschiedlicher Personen, Aufgaben, Dokumente, Meetings und Prozesse. Das kann für beide Parteien überwältigend sein. Du fragst Dich, wie man das alles unter einen Hut bringen soll? Wir zeigen, wie Du mit der Online-Whiteboard Lösung von Conceptboard einen unterhaltsamen, unvergesslichen und einfachen Onboarding-Prozess gestalten kannst.
Wie funktioniert Onboarding mit Conceptboard?
Wir haben mit Conceptboard eine neue Vorlage entworfen, die alle unterschiedlichen Elemente eines virtuellen Onboarding-Prozess zusammenführt. Das Template ist als vollständiges Handbuch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen konzipiert.
Was Du im Template findest:
- Ein Leitfaden für die ersten Wochen: Für neue Mitarbeiter*innen und Kollegen*innen ist klar ersichtlich, was die To-Dos der ersten Tage sind und wo sie sich befinden.
- Eine visuelle Darstellung des Prozesses: Neuen Mitarbeiter*innen wird ihr Ziel eindeutig dargestellt.
- Ein Raum für Fragen und Feedback der neuen Mitarbeiter*innen: So können alle Fragen einheitlich an einem Ort gesammelt und direkt beantwortet werden.
- Alles, was Du willst und brauchst: Das beste am Template? Es lässt sich 100 % an Deine Bedürfnisse anpassen.
Mit Conceptboard kannst Du den ersten Tag mit neuen Mitarbeiter*innen mit einem Videoanruf mit allen relevanten Personen beginnen und durch das Onboarding anhand der Vorlage führen. Der Präsentationsmodus ermöglicht eine Frage- und Antwortrunde in Echtzeit, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Verwenden des To-Do-Boards neben der Onboarding-Vorlage
Der Onboarding-Prozess beinhaltet viele verschiedene Aufgaben für neue Mitarbeiter*innen und ihre Teamkollegen*innen, die schwer zu überblicken sein können. Deswegen haben wir ein To-Do-Board erstellt, das zusammen mit der Onboarding-Vorlage jedem Mitarbeiter hilft, seine To-Dos im Blick zu behalten. Noch besser: Dieses Board ist nicht nur auf den Onboarding-Prozess beschränkt: Es kann für spezielle Projekte umfunktioniert oder sogar als allgemeiner Wochenplaner für jedes Team verwendet werden.
5 Vorteile für Dein Onboarding mit Conceptboard
Hier sind einige Vorteile, die Conceptboard für hybride Onboarding-Prozesse bereithält:
1. Alle Beteiligten behalten den Überblick
Die Verwendung von Conceptboard als Schnittstelle für den Onboarding-Prozess gibt neuen Mitarbeiter*innen, ihren Kollegen*innen und ihren Vorgesetzten einen Überblick über den gesamten Prozess. Jeder kann die Pläne, die für Neulinge erstellt wurden, schnell nachvollziehen.
2. Zeigt neuen Kollegen, was für sie geplant ist
Wenn neue Mitarbeiter*innen eurem Unternehmen beitreten, ist es ermutigend zu sehen, dass sich die Kollegen*innen und Vorgesetzten auf ihre Ankunft vorbereitet haben. Erhalten sie am ersten Tag (oder davor) Zugang zu einem persönlichen Onboarding-Hub, schafft das bereits ein gutes Gefühl und Vertrauen.
3. Eine Checkliste für neue Mitarbeiter (To-Do-Liste)
Das To-Do-Listen-Template dient als Checkliste für neue Mitarbeiter*innen, um ihren Fortschritt während des Onboarding-Prozesses zu verfolgen. Erfolge und ausstehende To-Dos sind übersichtlich gelistet.
4. Austausch für Tools und Informationen
Neue Mitarbeiter*innen benötigen Zugriff auf eine Vielzahl von Tools, Informationen und Dokumenten – diese kannst Du über das Conceptboard Onboarding-Template verlinken. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter*innen, die remote oder hybrid arbeiten.
5. Erleichtert beidseitigen Austausch
Die stärksten Onboarding-Prozesse bestehen nicht nur daraus, neue Mitarbeiter*innen mit Informationen zu versorgen – Onboarding sollte keine Einbahnstraße sein. Wenn Du Conceptboard fürs Onboarding neuer Mitarbeiter*innen verwendet, haben sie einen speziellen Bereich für ihre Fragen und ihr Feedback.
Transformiere Deinen Onboarding-Prozess mit Conceptboard
Mit Conceptboard können sowohl neue Mitarbeiter*innen als auch der Rest des Teams den gesamten Onboarding-Prozess mitverfolgen. Dies vermittelt gleichermaßen Zugehörigkeitsgefühl wie auch Erfolgserlebnisse – man sieht jeden Fortschritt sofort.
Du willst den Onboarding-Prozess in Deiner Organisation nachhaltig stärken und alle Benefits mitnehmen? Melde Dich jetzt für die kostenlose 30-Tage-Testversion an und teste die Conceptboard-Onboarding-Vorlage aus.
