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Im dynamischen Kontext der fortschreitenden Digitalisierung und sich stetig wandelnder Kundenbedürfnisse hat die agile Transformation in der Unternehmenswelt eine zentrale Rolle eingenommen. Auch die Hanseatic Bank geht seit 2016 einen konsequenten Weg in Richtung Agilität. Dieser Prozess war nicht nur von organisatorischen Veränderungen, sondern vor allem von einem fundamentalen Wandel im Denken und Handeln der über 550 Mitarbeitenden geprägt – dem so genannten agilen Mindset.
Ein wichtiges Instrument unter den agilen Arbeitsmethoden stellt für die Hanseatic Bank Design Thinking dar. Design Thinking ist ein innovativer und kreativer Prozess, der darauf abzielt, die Bedürfnisse der Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Dieser Ansatz ermöglicht es innovative Lösungen für Probleme zu entwickeln und Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, die genau auf die Wünsche und Anforderungen der Zielgruppe zugeschnitten sind. Dadurch und aufgrund der Zusammenarbeit in crossfunktionalen Teams, wie sie auch bei der Hanseatic Bank stattfindet, erhöht sich die Erfolgswahrscheinlichkeit von neuen Ideen maßgeblich. Die Methode Design Thinking erfolgt in der Umsetzung in Form von Design Sprints. Bestehend aus sechs Phasen ist das ideale Ergebnis eines Design Sprints eine greifbare Darstellung einer Idee, ein sogenannter Prototyp.
Claudia Andresen, Agile Coach bei der Hanseatic Bank, zeigt uns, wie Conceptboard als visuelles Kollaborationstool bei der Durchführung eines Remote Design Sprints unterstützt und die Qualität des Endergebnisses maßgeblich beeinflusst.
Design Sprints in einer hybriden Arbeitswelt erfolgreich durchführen
Inmitten der Herausforderungen von Remote-Arbeit und den Beschränkungen durch die Covid-Pandemie stand Claudia Andresen, Agile Coach bei der Hanseatic Bank, vor der Aufgabe ein crossfunktionales Team bei der Entwicklung eines Prototyps für ein neues Produkt zu begleiten. Es galt eine Lösung zu finden, um die räumlichen Barrieren zwischen den Teilnehmenden zu überwinden und gleichzeitig eine lebendige, kreative und interaktive Atmosphäre für den Design Sprint zu schaffen.
Wie läuft ein Design Sprint ab?
Ein Design Sprint besteht aus sechs Phasen: dem Verstehen des Problems, dem Aufbau von Empathie gegenüber den Kundenbedürfnissen, der Synthese aller gesammelten Informationen sowie dem Entwickeln von Ideen basierend auf diesen Erkenntnissen. Im fünften Schritt wird ein Prototyp erstellt – eine greifbare Darstellung der Idee -, um dann im letzten Schritt Feedback von potenziellen Nutzern einzusammeln.
Was ist Prototyping?
Prototyping ist eine besonders wichtige Phase im Design Sprint. Durch das Erstellen eines Prototyps kann eine Idee schnell visualisiert werden, so dass sie leicht zu verstehen ist. Dabei können unterschiedliche Formen von Prototypen Anwendung finden: von haptischen Prototypen aus Materialien wie Knete oder Lego bis hin zur digitalen Darstellung mittels Mock-Ups oder Websites. Nach der Fertigstellung wird der Prototyp der Zielgruppe präsentiert und deren Feedback gesammelt. Am Ende des Design Sprints steht ein validierter Prototyp, der als solide Grundlage für die Weiterentwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung dient.
Conceptboard sorgt für interaktive Atmosphäre während des Design Sprints
Design Sprints erstrecken sich in der Regel über mehrere Tage, was zu einer intensiven und informationsreichen Arbeitsatmosphäre führt. Kollaborationstools schaffen dabei Transparenz und bieten den Teilnehmenden einen besseren Überblick zu den Anforderungen und erarbeiteten Inhalten. Conceptboard erwies sich hierfür als ideale Lösung.
Das Online-Whiteboard bietet wichtige Funktionen für eine natürliche Interaktion während eines Workshops:
- Zusammenarbeit in Echtzeit, unabhängig von Ort und Zeit
- Nutzung von Zeichenwerkzeugen wie digitale Sticky Notes, Formen, Icons und Bausteine zur visuellen Veranschaulichung von Ideen
- Dauerhafte Verfügbarkeit der Inhalte sowie die Möglichkeit zum Download
- Strukturiertes Arbeiten durch Aufteilung in Abschnitte
- Live-Moderation zur einfachen Führung durch den Workshop
Grundlegendes Kriterium für diese Entscheidung war jedoch das Thema Datenschutz. Für die Hanseatic Bank war es wichtig, eine Lösung zu finden, die lückenlosen Datenschutz durch Daten-Hosting in Deutschland gewährleistet. Conceptboard erfüllte auch dieses entscheidende Kriterium und ermöglichte nicht nur einen erfolgreichen, sondern gleichsam sicheren Design Sprint.
Ablauf des Design Sprints mit Conceptboard
Um den Design Sprint entsprechend vorzubereiten, nutzte Claudia Andresen die verschiedenen Zeichen-Tools und die vorgefertigten Templates von Conceptboard, um den Workshop ansprechend zu gestalten und in sinnvolle Abschnitte zu gliedern.
Der Workshop um den Design Sprint startete mit einer einleitenden Runde, dem „Market of Skills“ (dt. „Markt der Fähigkeiten”), die es den Teammitgliedern ermöglichte, sich besser kennenzulernen und die Rollen während des Design Sprints klar zu definieren. Dank Conceptboard konnten alle Teilnehmenden schnell über die Upload-Funktion ein Bild von sich auf dem Board platzieren.
Sobald alle ihren Steckbrief befüllt hatten, war auf einen Blick zu sehen, wer welche Fähigkeiten mitbringt und dadurch bedingt die geeignete Rolle einnimmt.
Durch spielerische Aktivitäten wie das Szenario „How to make a toast“ (dt. “Wie macht man einen Toast”) wurden die Teilnehmenden mit der Methodik des Design Sprints vertraut gemacht und lernten außerdem schnell die Basisfunktionen von Conceptboard: Texte und Sticky-Notes platzieren sowie Icons oder Bildmaterial einfügen.
Für Claudia Andresen bedeutet die Nutzung von Conceptboard eine Erleichterung und Beschleunigung zugleich: „Conceptboard unterstützt mich dabei, den Ablauf für mich und alle Teilnehmenden transparent und übersichtlich zu gestalten. So sind die Ziele klar und wir können uns besser fokussieren.”
Effizient und erfolgreich zum Produktprototypen mit Conceptboard
Die Vorteile von Conceptboard wurden im Einsatz schnell ersichtlich. Die intuitive Oberfläche von Conceptboard ermöglichte es jedem Teammitglied gleichermaßen, sich nahtlos in den Prozess einzufügen und sich auf das „Was” anstatt auf das „Wie” zu konzentrieren. Auch die Aufteilung der Inhalte des Boards in sogenannte Abschnitte half dabei, den Teilnehmenden eine Struktur und Gliederung bereitzustellen. So war der große Informationsfluss strukturiert zu bewältigen und jeder konnte die Ergebnisse im Nachgang einsehen und verinnerlichen.
Die Nutzung von Conceptboard unterstützte die Konzentration der Teilnehmenden während des Design Sprints und ermöglichte ihnen die Aufgabenstellungen noch effizienter als beim Präsenzworkshop zu bearbeiten.
Das Online-Whiteboard bot nicht nur den Rahmen für eine rein digitale Zusammenarbeit, sondern integrierte auch Elemente der analogen Welt wie Fotos und Videos, was zu einer abwechslungsreichen und dynamischen Erfahrung führte. Diese Verbindung von digitaler und analoger Effizienz trug insgesamt zu einem qualitativ hochwertigen Workshop-Erlebnis und Ergebnis bei.
Auch nach dem Abschluss des Design Sprints hatte das Board weiterhin großen Nutzen. Damit ließ sich der Prototyp ohne große Umstände im Unternehmen vorstellen, da bereits alles auf dem Board enthalten war. Zudem fielen keine zusätzlichen Nacharbeiten für Protokolle und Dokumentation an, was wertvolle Zeit und Ressourcen einsparte.
„Trotz der Fülle an Informationen entsteht am Ende des Tages ein zusammenhängendes Gesamtbild auf dem Board. Dies bildet eine solide Grundlage und ermöglicht eine klare Richtung für die nächsten Schritte. Der Einsatz von Conceptboard führt zu einer umfassenderen und fortgeschritteneren Ausarbeitung sowie einer höheren Qualität des Produktprototyps.” Claudia Andresen, Agile Coach bei der Hanseatic Bank.
In welchen Bereichen der Hanseatic Bank wird Conceptboard eingesetzt?
Neben dem Einsatz bei Design Sprints und anderen Workshops nutzt die Hanseatic Bank Conceptboard für eine Vielzahl weiterer kollaborativer Projekte und Anwendungsfälle. Vor der Einführung von Conceptboard erforderten zum Beispiel Kick-Off Veranstaltungen viel Zeit und organisatorischen Aufwand. Mit Conceptboard wurde die Vorbereitung und Teilnahme an den Veranstaltungen vereinfacht, im zeitlichen Aufwand reduziert und in der Dokumentationsqualität erhöht.
Großen Anklang findet Conceptboard inzwischen bei allen Mitarbeitenden, die Prozesse verbessern und Dinge gemeinsam verändern wollen. Ob Product Owner, Projektleiter, Team- oder sogar Bereichsleiter, Conceptboard findet in den verschiedensten Bereichen Verwendung.
Mittlerweile ist das Kollaborationstool fester Bestandteil bei der Hanseatic Bank. Bereits während des Onboarding-Prozesses erfahren neue Mitarbeitende, wie das Online-Whiteboard funktioniert und wie sie davon Gebrauch machen können. Zudem wird erklärt, was zu beachten ist, wenn persönliche Daten auf einem Board platziert werden.
Conceptboard verändert die Kultur der Zusammenarbeit
Durch die Implementierung von Conceptboard konnte die Kultur der Zusammenarbeit und Innovation im Unternehmen auch in der Pandemiezeit aufrechterhalten und weiter ausgebaut werden. Die nahtlose Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitsumgebung, die Möglichkeit, verschiedene Medien zu integrieren und die Effizienzsteigerung in Meetings führten zu einem nachhaltigen Erfolg.
Die Hanseatic Bank schätzt Conceptboard als effizientes Kollaborationstool, das den Mitarbeitenden eine moderne und nachhaltige Arbeitsweise ermöglicht.
Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.
