Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung – Hürden identifizieren und bewältigen

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Deutschland mag in vielen technischen Industriefeldern globaler Vorreiter sein, im Bereich der Digitalisierung schlagen Experten jedoch Alarm, dass wir den Anschluss zu anderen Industrienationen verlieren. Wer bekommt das am meisten zu spüren? Der öffentliche Sektor. Wirtschaftsunternehmen leiden zwar unter schlechter Infrastruktur, können aber immerhin eigenständig reagieren. 

Bereits seit den frühen 2000er Jahren wird auf Bundesebene immer wieder versucht, Innovation anzustoßen und somit den deutschen Verwaltungsapparat ins 21. Jahrhundert zu holen. Aber warum geht die Digitalisierung der Verwaltung so schleppend voran?

Im öffentlichen Sektor gibt es weniger „Personalwechsel“ – Wer einmal die Ausbildung für den öffentlichen Dienst durchlaufen und eine gute Anstellung gefunden hat, bleibt meist lange Zeit dort. Manchmal sogar die gesamte berufliche Tätigkeit. Das bedeutet zum einen, weniger „frischen Wind“ durch neue Kollegen, zum anderen, dass Hierarchien viel organischer mit der Handlungsweise verwachsen sind. Man tut Dinge, weil man sie schon immer so getan hat. 

Innerhalb der kommunalen Behörden ist es der Leitung überlassen, wie hoch die Priorisierung für IT ist. Überall muss gespart werden, man ist auch zum großen Teil abhängig von der Landespolitik. Die Bereitstellung von Budgets und ihre Zweckmäßigkeit sowie der Mehrwert der Handlungsmaßnahmen gilt es zu rechtfertigen. 

Geht es auch noch ohne Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung?

Behörden müssen ihre Leistungen für alle Bürger gleichermaßen zugänglich machen – es muss immer funktionieren. Egal, ob man es mit Digital Natives zu tun hat oder aber Rentnern. Jede Nutzergruppe hat zusätzlich eigene Ansprüche an die Nutzerfreundlichkeit. Ist diese nicht ausreichend gegeben, werden die wenigen bereitgestellten digitalen Angebote nicht genutzt. Wie kann dieser Kreislauf durchbrochen und digitale Transformation vorangebracht werden?

Die Ausgangslage ist zwar angespannt, keineswegs jedoch aussichtslos. Die Handlungsfreiheit von Behörden wird durch zwei Faktoren geprägt: fixe und flexible Umstände. 

Die 7 Hürden der digitalen Transformation

Hat man diese Hürden des digitalen Transformationsprozesses benannt, kann man sie konkret angehen. Außerdem gibt es bereits digitale Formate, die als Best Practice funktionieren, wie zum Beispiel das Online-Finanzamt ELSTER.

Wie schafft man erfolgreich Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung?

• Investieren geht über Studieren: Man muss das Rad nicht neu erfinden. Die Daten belegen, dass der Fachkräftemangel für IT-ler speziell für Behörden ein gravierendes Problem darstellt. Warum nicht die Ausbildung für Verwaltungsangestellte um den Fachbereich IT erweitern? So können die Besonderheiten des öffentlichen Sektors direkt in der Lernumgebung diskutiert werden.
• Ein gemeinsames Verständnis schaffen: Es muss zur Priorität gemacht werden. Nur, wenn es zum erklärten Ziel wird, einen Transformationsprozess zu durchlaufen, kann sich hier etwas ändern. Hier ist die Leitung der jeweiligen Behörde in der Verantwortung, die beeinflussenden Faktoren (s.o.) zu lenken.
• Einen Schritt nach dem anderen: Konkret und klein anfangen, mit einem Überblick fürs Ganze – So kommt man an die Kollegen ran und überzeugt sie Step by Step. Man umgeht es, sie mit Digitalisierung zu erschlagen. Ist der interne Ablauf dann erleichtert und beschleunigt, werden Kapazitäten für Neuerungen freigesetzt. 
• Immer schön locker bleiben: Manchmal geht der Prozess schneller voran, manchmal eher stockend. Das liegt in der Natur der Sache. Am wichtigsten ist, dass man einen erfahrenen Partner zur Stelle hat, der diese Umstände kennt und hier mit Rat und Tat den digitalen Wandel unterstützt

Mangelnde Datenschutzkonformität – Hürde der digitalen Transformation

Doch was tun, wenn man sich an Datenschutzvorgaben die Zähne auszubeißen scheint? Mangelnde Datenschutzkonformität wird am häufigsten als Hürde der digitalen Transformation genannt. Keine Frage, das Thema Datenschutz kann überwältigend sein. Aber: Es gibt kein Amt, das sich nicht entwickeln könnte. Man muss nur wissen, wie. Private Daten zu managen, ist ein vielschichtiges Unterfangen und die Gesetzeslage ändert sich kontinuierlich. Hier liegt der Knackpunkt, weshalb sich viele Behörden vor der Digitalisierung fürchten: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.

Datenschutz hat bei Conceptboard die oberste Priorität

Als sicherste deutsche Lösung für digitale und ortsunabhängige Zusammenarbeit setzt Conceptboard auf dem Softwaremarkt von Gründungsbeginn an Standards: Datenschutz ist unsere oberste Priorität. Conceptboard erleichtert virtuelle Zusammenarbeit und ermöglicht es hybriden Teams in Echtzeit zusammenzuarbeiten – mit einer großen Auswahl an Funktionen und vorgefertigten Templates für unzählige Anwendungsfälle. Wir erfüllen höchste Sicherheitsansprüche und bieten maßgeschneiderte Hosting Lösungen: Hybrid, On-Premises oder Cloud-basiert. 

Umfassende Erfahrungen mit den besonderen Anforderungen des öffentlichen Sektors ermöglichen uns, Dir und Deinem Amt in jeder Situation optimal unter die Arme zu greifen: Wir übernehmen die volle Garantie, dass alles datenschutzkonform abläuft. Und wenn wir “alles” sagen, dann meinen wir alles!

Außerdem unterstützen wir Dich von Anfang an: Egal ob Situationsanalyse, Bedarfsanforderungen, Roll-out oder Schulungen. Wir sind für Dich da.

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