Das Wichtigste in Kürze

  • Datensouveränität als Grundlage: In einer digitalen Arbeitswelt brauchen Teams volle Kontrolle über ihre Daten – für Vertrauen, Wettbewerbsfähigkeit und rechtssichere Zusammenarbeit. Conceptboard fördert dies durch transparente Datenpraktiken und klare Nutzerrechte.
  • EU Data Act als Impulsgeber: Der EU Data Act stärkt ab September 2025 die Rechte von Unternehmen im Umgang mit nicht-personenbezogenen Daten durch Portabilität, Fairness und Kontrollrechte. Digitale Tools sind nun gefordert, Datensouveränität aktiv umzusetzen.
  • Conceptboard als Vorreiter: Als europäisches Unternehmen erfüllt Conceptboard die Vorgaben des EU Data Act bereits heute, mit Hosting in Europa, zertifizierter Sicherheit, einfacher Datenportabilität und Verzicht auf Vendor-Lock-ins.
  • Handlungsempfehlungen für Unternehmen: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, digitale Infrastrukturen zu überprüfen, z. B. durch gezielte Fragen zum Hosting, zur Datenportabilität und zur Einhaltung europäischer Datenschutzstandards. Anbieter wie Conceptboard bieten hier eine ethisch wie rechtlich sichere Basis.

Kollaboration ist das neue Büro, aber wem gehören die digitalen Räume?

Die Grenzen des klassischen Büros verschwinden: Teams arbeiten heute interaktiv, standortübergreifend und cloudbasiert zusammen. Meetings und Brainstormings verlagern sich auf Online-Plattformen wie Conceptboard, das als virtuelles Whiteboard zentrale Drehscheibe für innovative Zusammenarbeit geworden ist. Sogar globale Teams befassen sich über Ländergrenzen hinweg mit gemeinsamen Projekten, remote, hybrid oder asynchron. Hier entstehen Ideen, werden Strategien entwickelt und Projekte zum Leben erweckt.

Doch mit den Vorteilen ortsunabhängiger Zusammenarbeit wächst auch ein Bewusstsein für die Herausforderungen im Umgang mit sensiblen Daten. Wem gehören all die Skizzen und Protokolle, die Tag für Tag in digitalen Tools entstehen? Wer garantiert, dass sie vertraulich bleiben und jederzeit unter Kontrolle der eigenen Organisation stehen?

Im Spannungsfeld zwischen maximaler Produktivität und dem Bedürfnis nach Kontrolle über Informationen stehen Unternehmen und Behörden bei der Gestaltung zukunftssicherer Zusammenarbeit vor einer neuen Herausforderung, der Datensouveränität. Wer Datenhoheit verliert, riskiert weit mehr als nur den Verstoß gegen Compliance-Vorgaben. Es geht um Wettbewerbsfähigkeit, Innovationskraft und nicht zuletzt um das, was jede Zusammenarbeit trägt: Vertrauen.

Was bedeutet Datensouveränität wirklich?

Datensouveränität geht weit über klassischen Datenschutz hinaus. Sie steht für die volle Kontrolle über alle im digitalen Raum entstehenden, bearbeiteten und geteilten Daten – unabhängig davon, ob es sich um vertrauliche Projektskizzen, Brainstorming-Ergebnisse oder Nutzungsstatistiken handelt. Anders als der Begriff „Datenschutz“, der eher die Abwehr von Gefahren betont, zielt Datensouveränität darauf ab, Nutzern und Organisationen aktive Entscheidungs- und Verfügungsrechte zu geben, d.h., sie können selbstbestimmt festlegen, was mit ihren Daten geschieht.

Ein zentrales Element: Controlled transparency –  der kontrollierbare Einblick in sicherheitskritische Prozesse durch einen souveränen Code. Besonders für Teams, die häufig mit externen Partnern kollaborieren, z. B. im Rahmen von klinischen Studien, und sensible Inhalte digital teilen, wird Datensouveränität essenziell. Du musst Dich darauf verlassen können, dass Eure Inhalte nicht in grauen Kanälen verschwinden oder unbemerkt weiterverwendet werden, d.h. Partner- und Kundenzugriffe sauber reglementiert sind.

Ein Beispiel: Im Rahmen eines Projektworkshops mit einer externen Agentur entstehen auf einem digitalen Whiteboard via Brainstorming neue Produktideen und -designs. Wer entscheidet, ob, wie lange und wofür diese Entwürfe gespeichert oder Dritten Zugriffsrechte gegeben werden? Hier setzt datensouveräne Zusammenarbeit an, denn sie bringt Transparenz und gibt Dir und allen Beteiligten die Macht über Eure eigenen Inhalte zurück.

Der EU Data Act: Signal für eine neue Datenethik

Mit dem EU Data Act, der am 12. Januar 2024 in Kraft getreten ist, setzt Europa einen Meilenstein für eine neue Ethik in der (nicht-personenbezogenen) Datenwirtschaft. Vollumfänglich gültig wird er ab dem 12. September 2025. Sein Ziel: Eine gerechtere, transparentere und interoperablere digitale Wirtschaft in Europa zu schaffen – mit dem Fokus auf Unternehmen und Business-to-business (B2B).

Die drei zentralen Pfeiler für kollaborative Tools:

  • Portabilität: Nutzer müssen auf einfache Weise ihre Daten von einem Anbieter zum anderen übertragen können – Schluss mit Daten-Silos und Vendor Lock-in.
  • Fairness: Transparente Regeln verhindern, dass Anbieter einseitig über Nutzerdaten verfügen oder versteckte Hürden beim Anbieterwechsel aufbauen. Automatisierte Prüfungen sollen erkennen, wenn sie unfaire Klauseln oder intransparente Datenpraktiken nutzen.
  • Kontrollrechte: Unternehmen und Behörden entscheiden selbst, wie ihre Daten im Rahmen kollaborativer Tools verwendet und geteilt werden. Das betrifft auch Whiteboard-Inhalte, Kommentare, Nutzungsstatistiken, eben alle kollaborativen Ergebnisse.

Nutzungsbedingungen müssen verständlich und fair sein. Diese Prinzipien sind nicht nur für personenbezogene Daten zwischen Unternehmen und Nutzern (B2C) relevant, sondern betreffen vor allem die B2B-Kooperationen: Kollaborative Tools im Arbeitsalltag stehen jetzt rechtlich und ethisch in der Pflicht, dieHoheit über Arbeitsdaten aktiv zu sichern.

Was das für digitale Tools wie Conceptboard bedeutet

Digitale Kollaborationstools tragen damit eine große Verantwortung für Sicherheit, Transparenz und Souveränität. Die technische Architektur – von der Cloud-Infrastruktur bis hin zu den API-Schnittstellen – muss mit klarer Governance und transparenten Prozessen zusammenwirken.

Conceptboard positioniert sich dabei klar:

„Bei Conceptboard glauben wir, dass echte digitale Zusammenarbeit nur funktionieren kann, wenn sie auf Vertrauen basiert und Vertrauen beginnt bei der Kontrolle über die eigenen Daten. Als europäisches Unternehmen setzen wir uns aktiv für Datensouveränität ein und unterstützen die Ziele des EU Data Act: transparente Datenpraktiken, einfache Portabilität, klare Nutzerrechte und keine versteckten Abhängigkeiten. Unsere Kunden behalten jederzeit die Hoheit über ihre Whiteboards, Inhalte und Kollaborationsdaten und das schon heute.“ Georges Welz, CRO bei Conceptboard

Die gesetzlichen Vorgaben des EU Data Act sind für Conceptboard kein Neuland, sondern Bestandteil der Firmen-DNA: Datensouveränität ist kein Compliance-Feature, sie ist Teil des Designs. Dabei steht bei uns die Werteorientierung besonders im Fokus – durch klare Ethik-Richtlinien heben wir uns von Wettbewerbern (v.a. US-Plattformen) ab.

Conceptboard als europäischer Vorreiter

Conceptboard überzeugt durch transparente Datenpraktiken: Nutzer können jederzeit einsehen, wo und wie ihre Daten gespeichert werden, und ihre Datenschutzeinstellungen flexibel anpassen. Dank einfacher Datenportabilität lassen sich Boards und Inhalte, z. B. aus Meetings, jederzeit exportieren – selbst bei einer Kündigung oder einem Anbieterwechsel bleiben alle Daten weiterhin zugänglich und nutzbar.

Auf sogenannte Vendor-Lock-ins wird bewusst verzichtet: Conceptboard setzt auf Qualität statt auf künstliche Hürden, sodass ein Wechsel des Anbieters im Rahmen des souveränen Codes problemlos möglich ist. Die Cloud-Infrastruktur wird auf zertifizierten Partner-Servern in Europa gehostet und unterliegt damit den strengen europäischen Datenschutzstandards. Das ermöglicht Dir eine DSGVO-konforme Zusammenarbeit mit höchster Compliance (ISO 27001, 27017 und 27018 zertifiziert). US-Behörden können daher nicht über den Cloud Act auf die Daten zugreifen.

Damit erfüllt Conceptboard die Vorgaben des EU Data Act schon heute und beweist, dass technologische Innovation und europäische Werte kein Gegensatz, sondern Zukunftssicherung sind.

Was Unternehmen jetzt tun können: Guidelines

Der EU Data Act ist ein Wendepunkt und ein Anlass, die eigene digitale Infrastruktur kritisch zu hinterfragen. Unternehmen, die bereits heute handeln, sichern sich einen Vertrauensvorsprung und Rechtssicherheit.

  • Hosting-Transparenz prüfen: Frage gezielt nach, wo und wie Eure Teamdaten gespeichert werden. Wird das Cloud-Hosting in Europa betrieben?
  • Datenportabilität einfordern: Prüfe, ob Du tatsächlich jederzeit an Eure Daten kommst und sie vollständig aus einem Software-as-a-Service-System (SaaS) exportieren kannst.
  • Anbieterwahl ethisch treffen: Bevorzuge Tools, die sich offen zu europäischen Werten, EU Data Act und DSGVO bekennen. Werden EU- und DSGVO-Konformität glaubwürdig umgesetzt? Gibt es klare Commitments zu Mobilität und Datenhoheit?
  • Awareness intern fördern: Schule Deine Mitarbeiter für das Thema Datenhoheit in der Zusammenarbeit. Mache das Thema zur Voraussetzung für alle Einkaufsentscheidungen rund um Kollaborations-Tools.
  • Vendor Lock-in vermeiden: Setze auf Lösungen, die Euch nicht durch technische Barrieren an einen Anbieter fesseln.

Ein gezielter Wechsel zu einem Anbieter wie Conceptboard kann nicht nur Datenschutz und Compliance stärken, sondern auch Sicherheit, Agilität und Verantwortungsbewusstsein sichtbar machen. Ein klarer Wettbewerbsvorteil, besonders für sensible Branchen wie Pharma und Gesundheitswesen, die öffentliche Verwaltung oder regulierte Märkte.

Wie die Stadt Kiel digitale Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung transformiert.

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Fazit: Kollaboration, die Vertrauen verdient

Datensouveränität ist kein bürokratisches Hemmnis, sondern die Grundlage für ehrliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe. In einer vernetzten Arbeitswelt verdient Kollaboration nur dann Vertrauen, wenn alle Beteiligten die Kontrolle über ihre Daten behalten, heute und in Zukunft.

Conceptboard lädt Dich ein: Diskutiere mit uns, wie digitale Souveränität in Deinem Unternehmen gelingen kann. Wir stehen für offene, rechtskonforme und transparente Kollaborationstools, die nicht nur die Arbeit, sondern auch Dein Vertrauen verdienen.

Datensouveränität ist die Basis erfolgreicher digitaler Teams. Lege den Grundstein mit uns.

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