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Die Zusammenarbeit wird digitaler, nicht nur im Zuge der vorangegangenen Pandemie. Das bedeutet, dass Mitarbeitende in Organisationen dezentral und unabhängig von Ort und Zeit an gemeinsamen Projekten arbeiten, da sie mitunter an verschiedenen Standorten lokalisiert sind. Um diesen Wandel hin zu einer verteilten Arbeitswelt und einem digitalen Arbeitsplatz zu meistern, bedarf es intelligenter Tools zur Zusammenarbeit. Visual Collaboration Tools wie Conceptboard bringen Mitarbeitende auf einer virtuellen Oberfläche in Echtzeit zusammen und schaffen damit einen „Connected Workspace“. Denn auf dem digitalen Whiteboard können sie gemeinsam interaktiv an Projekten und Ideen arbeiten.
Schon vor der Covid-Pandemie und dem damit verbundenen weiträumigen Wechsel in das Homeoffice interessierte sich unser Kunde aus der Technologiebranche für die attraktiven Möglichkeiten, die Visual Collaboration mit sich brachte. Als Teil eines Innovationsprogramms sollten Teams Lösungen für Herausforderungen der Digitalisierung finden. Die Vision: Als Dienstleister im Bereich Bürokommunikation künftig ein Innovationstreiber für das papierlose Büro zu sein und dahingehend neue Initiativen zu erarbeiten – sowohl für die eigenen Mitarbeitenden als auch für Kunden. Teil des Portfolios ist es, Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu helfen. Auch hierbei kommt Conceptboard zum Einsatz.
Anforderungen an den „Connected Workspace“
Innerhalb des Programms hatte ein internes Team die Aufgabe, eine Plattform für hybride Zusammenarbeit zu schaffen und schaute sich nach entsprechenden Lösungen um. Das Ziel war, einen „Connected Workspace“ zu finden und sinnvoll in das Unternehmen einzubringen. Die Anforderungen an das zukünftige Tool: Der „Connected Workspace“ sollte mit allen teilbar sein und eine Kommentarfunktion sowie eine Möglichkeit zur Moderation besitzen.
Schnell fiel die Wahl auf Conceptboard, denn es ermöglicht eine einfache, intuitive sowie zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten. Zudem ist das Tool DSGVO-konform und mithilfe modernster Verschlüsselung gesichert. Dank Enterprise-Ready-Ansatz lässt sich Conceptboard sofort nutzen. Unsere Lösung konnte sich gegenüber zwei weiteren Tools durchsetzen und wurde bei unserem Kunden am Anfang zunächst für Schulungen, Onboarding und Trainings genutzt, um auf grafische Weise zu erklären, wie interne Prozesse funktionieren.
Wichtige Aspekte bei der Auswahl des Visual Collaboration Tools: Datenschutz und hohe Intuitivität
Für die Wahl des Tools waren für unseren Kunden besonders folgende Aspekte von höchster Wichtigkeit:
Große Bandbreite an Funktionen
Die Visual Collaboration-Lösung sollte nahtlos in den Arbeitsalltag unseres Kunden eingebunden werden können. Hierfür waren einige Funktionen entscheidend: Dokumentfreigabe, gemeinsame und passwortgesicherte Arbeit auf dem Board mit internen und externen Mitarbeitenden, Kommentare sowie die Möglichkeit zur Aufgabenzuweisung. Zusätzlich überzeugt hat die hohe Interoperabilität von Conceptboard mit anderen Lösungen wie beispielsweise Microsoft Outlook, Teams sowie Trello. Der Single-Sign-On (SSO) vereinfacht zudem den Login-Prozess, sodass Mitarbeitende ohne Umwege mit der Arbeit beginnen können.
Intuitive Anwendung
Da unser Visual Collaboration Tool später eine noch viel breitere Verwendung bei unserem Kunden finden sollte, musste es schnell zu verstehen und einfach zu bedienen sein, gleichzeitig aber alle benötigten Funktionen in sich vereinen.
Conceptboard konnte sich bei allen Kriterien im Wettbewerb durchsetzen und war vor allem unter den Mitarbeitenden sehr beliebt: Nach nur drei Monaten Testphase entschied sich unser Kunde für eine dauerhafte Kooperation – die bis heute anhält.
Hohe DSGVO-Konformität durch einen Anbieter aus der EU
Der Schutz personenbezogener Daten ist von zentraler Bedeutung für unseren Kunden. Dies sollte sich auch im zukünftigen Visual Collaboration Tool widerspiegeln. Um Daten sicher vor dem Zugriff unberechtigter zu halten, sollte der zukünftige Anbieter seinen Firmensitz in der EU haben. Conceptboard konnte hier durch die ISO 27001-Zertifizierung, den Firmensitz in Deutschland sowie Hosting in deutschen Rechenzentren überzeugen.
Conceptboard integriert sich nahtlos in die Organisationsstruktur
Die Mitarbeitenden, die mit Conceptboard arbeiteten, waren durchweg begeistert. Insbesondere erfahrene Mitarbeitende erkannten die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten des Tools und begannen, es für verschiedene Zwecke zu nutzen. Um auch alle anderen Mitarbeitenden mit ins Boot zu holen und ihnen den Umgang mit dem Tool näher zu bringen, wurde jedem Workshop ein kurzes Tutorial vorangestellt, in dem die Grundlagen von Conceptboard vermittelt wurden. Diese Herangehensweise hat sich bewährt und ermöglicht allen Mitarbeitenden eine reibungslose Nutzung des Tools.
Die Vorteile der Lösung zeigen sich besonders in der orts- und zeitunabhängigen Zusammenarbeit. Die Mehrheit der Mitarbeitenden arbeitet weiterhin im Homeoffice. Conceptboard ermöglicht es ihnen, trotz räumlicher und zeitlicher Unterschiede effizient und kreativ zusammenzuarbeiten. Schon im ersten Jahr, in dem Conceptboard im Einsatz war, stieg die Anzahl der Nutzer um 600% von 50 auf über 330.
Wie geht es weiter mit Conceptboard?
Inzwischen hat sich Conceptboard im Unternehmen etabliert und die Vorteile des Tools haben herumgesprochen: Immer mehr Mitarbeitende wollen die Visual Collaboration-Lösung für ihre tägliche Arbeit einsetzen. Die Arbeit auf den Boards ist ein zentraler Bestandteil für die Zusammenarbeit im Unternehmen geworden, weshalb sie auch im Onboarding Prozess für neue Mitarbeiter eine hohe Priorität hat. Eine eigens für die Nutzung des Boards eingerichtete Stelle schult im Umgang mit dem Tool.
In Zukunft möchte unser Kunde die Zusammenarbeit mit Conceptboard intensivieren und das Tool bei weiteren Projekten großflächig einsetzen. Dazu arbeiten die Teams eng zusammen, um neue, bedarfsgerechte Vorlagen für die tägliche Arbeit mit Conceptboard zu erstellen.
Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.
