Das Wichtigste in Kürze

  • Entstehung: Aufgaben entstehen bereits in Meetings, Workshops und Gesprächen, werden aber oft nicht sichtbar festgehalten
  • Problem: Fehlende Transparenz führt zu Unklarheit, Nacharbeit und der bekannten Frage „Wer macht was bis wann?“
  • Ansatz: Digitales Aufgabenmanagement bedeutet nicht mehr Planung, sondern eindeutige Commitments direkt im Arbeitskontext
  • Lösung: Mit Conceptboard werden Aufgaben genau dort erstellt, wo Zusammenarbeit stattfindet – mitten im Board, nicht im Nachgang
  • Ergebnis: Entscheidungen werden sichtbar, Zuständigkeiten klar und aus Zusammenarbeit entsteht messbarer Fortschritt

Umsetzung direkt anstoßen!

Kennen Sie das? Das Meeting läuft gut. Alle sind dabei, Ideen fliegen hin und her, Entscheidungen werden getroffen. Die Energie stimmt. Und dann, kurz vor Schluss, sagt jemand: „Okay, ich fasse das nachher nochmal zusammen.“

Genau in diesem Moment passiert etwas Entscheidendes: Die ganze Energie, die gerade im Raum war, verpufft. Denn zwischen „Wir haben entschieden“ und „Es passiert tatsächlich“ entsteht plötzlich ein unsichtbarer Graben. Einer, den irgendwann jemand überbrücken muss, mit Protokollen, E-Mails und Listen. Dabei liegt hier die Chance, Umsetzung direkt anzustoßen.

Alle Aufgaben sind bereits vorhanden

Der springende Punkt ist: Sie erstellen bereits Aufgaben. Ständig, in jedem Meeting, in jedem Gespräch, bei jeder Entscheidung.

Wenn jemand fragt: „Machst du den Entwurf?“, dann ist das eine Aufgabe. Wenn jemand sagt: „Klären wir mit dem Marketing-Team“, ist das ebenfalls eine Aufgabe.

Das Problem ist nicht das Fehlen von Aufgaben, sondern ihre fehlende Sichtbarkeit. Sie schweben unadressiert im Raum, werden vielleicht in ein Notizbuch gekritzelt oder in einem Chat erwähnt. Und dann beginnt das große Rätselraten: Wer sollte das nochmal machen? Bis wann war das? Haben wir das schon geklärt?

Digitales Aufgabenmanagement bedeutet nicht, dass Sie mehr planen müssen. Es bedeutet, dass Sie das, was ohnehin schon passiert, sichtbar machen.

Was Aufgabenmanagement wirklich ist

Viele denken bei Aufgabenmanagement an Verwaltung, an zusätzlichen Aufwand, an ein weiteres Tool, das gepflegt werden muss.

Tatsächlich ist es genau andersherum: Gutes Aufgabenmanagement spart Zeit. Es verwandelt vage Vereinbarungen in klare Commitments. Ohne dass anschließend alles noch einmal aufgeschrieben werden muss.

Im Grunde brauchen Sie nur vier Fragestellungen:

  1. Was soll passieren? – Eine prägnante Beschreibung, keine Romane
  2. Wer kümmert sich? – Eine Person, nicht „das Team“ oder „wir“
  3. Bis wann? – Ein echtes Datum, kein „irgendwann bald“
  4. Warum machen wir das? – Der Zusammenhang, damit die Aufgabe nicht im luftleeren Raum schwebt

Sind diese vier Punkte klar umrissen, wird auch die Aufgabe verstanden. Und was verständlich ist, kann zeitnah erledigt werden.

Der Knackpunkt beim Projektmanagement

Hier wird es interessant: Viele Teams springen direkt zu Projektmanagement-Tools oder -Software. Sie erstellen Gantt-Charts, definieren Meilensteine und verteilen Ressourcen. Wenn die einzelnen Aufgaben jedoch gar nicht richtig erfasst sind, hilft das alles nichts.

Projekte finden nur ins Ziel, wenn vorher klar ist, was überhaupt zu tun ist. Aufgabenmanagement ist die Basis. Es sorgt dafür, dass Verantwortlichkeiten benannt werden, Abhängigkeiten sichtbar sind und es überhaupt etwas gibt, das man managen kann.

Das heißt jedoch nicht, dass jede Aufgabe automatisch zu einem Projekt wird. Vielmehr bedeutet es: Ohne konkrete Aufgaben wird auch das beste Projektmanagement-Tool zur Luftnummer. Oder anders gesagt: Man kann kein Projekt managen, das als Aufgabe nie richtig existiert hat.

Aufgaben entstehen dort, wo Zusammenarbeit stattfindet

Stellen Sie es sich einmal anders vor: Sie sitzen im Workshop. Jemand wirft eine Idee ein, die Gruppe diskutiert, nickt und ist überzeugt. Und genau jetzt, nicht später und auch nicht in einem anderen Tool, wird daraus eine Aufgabe, direkt dort, wo die Idee entstanden ist, für alle sichtbar.

Es gibt kein „Ich schreibe das nachher auf“, keinen Medienbruch, keine Nacharbeit. Die Umsetzung beginnt genau dort, wo Zusammenarbeit stattfindet. Statt Gedanken später in Listen zu übertragen, werden Aufgaben mitten im Board erstellt, priorisiert und zugewiesen.

Das ist der Unterschied zwischen Listen-Tools und visuellem Aufgabenmanagement. Die Aufgabe lebt nicht isoliert in irgendeiner App, sondern entsteht direkt im Arbeitskontext, auf dem Board, neben dem Brainstorming, mitten in der Diskussion.

Mit Conceptboard geht das ganz einfach: Die Idee auf dem Sticky Note wird mit einem Klick zur Aufgabe mit Verantwortung, Deadline und Bearbeitungsstatus. Und vor allem mit der Verbindung zu allem, was drumherum passiert ist. Visuelle Arbeit und Aufgabenverwaltung sind dadurch verknüpft. Entscheidungen werden auffindbar, Zuständigkeiten deutlich, und niemand muss sich durch verschiedene Tools kämpfen. Aus Ideen werden Aufgaben, aus Zusammenarbeit Fortschritt.

Digital Task management tool.
Mit dem Feature „Aufgaben”, das über das Menü der Hauptnavigation in die aktuelle Anwendung integriert werden kann, lassen sich Inhalte auf dem Board in konkrete To-dos verwandeln. Bearbeiter können hinzugefügt, Deadlines festgelegt, Tags vergeben und Inhalte anschließend auf Basis dieser Tags durchsucht werden.
Digital Task management tool.
Mit dem Feature „Aufgaben”, das über das Menü der Hauptnavigation in die aktuelle Anwendung integriert werden kann, lassen sich Inhalte auf dem Board in konkrete To-dos verwandeln. Bearbeiter können hinzugefügt, Deadlines festgelegt, Tags vergeben und Inhalte anschließend auf Basis dieser Tags durchsucht werden.

Aufgaben müssen nicht groß sein, sie müssen klar sein

Viele Teams verkomplizieren ihr Aufgabenmanagement noch. Sie glauben, jede Aufgabe müsse perfekt geplant, in ein großes System eingebettet und Teil eines Masterplans sein. Das ist verständlich, aber es geht auch kleiner: Eine Aufgabe kann zum Beispiel lauten: „Feedback von Sarah einholen“, „drei Optionen für das Design recherchieren“ oder „Termin mit dem Kunden bestätigen“. So wird es konkret und machbar.

Auch wenn eine Aufgabe nur eine Person betrifft, gehört sie trotzdem ins Team-Board. Denn auch Einzelaufgaben haben Auswirkungen: Sie beeinflussen, was als Nächstes passiert, und sind Teil des großen Ganzen.

Aufgaben im Team zu organisieren bedeutet nicht, Kontrolle auszuüben, sondern Transparenz für alle zu schaffen, ohne dass jemand nachfragen muss.

Ins Machen kommen

Eines ist Ihnen beim Lesen sicher schon aufgefallen: Aufgaben erstellen, Verantwortlichkeiten verteilen, Fristen setzen, all das tun Sie längst. Doch sieht das auch jemand? Ihr Team? Sie selbst in zwei Wochen? Alles, was Sie heute tun, ist im Grunde eine Aufgabe. Wirksam wird sie allerdings erst, wenn sie sichtbar ist, denn nur dann kann sie angepackt werden. Die Umsetzung von Aufgaben beginnt im Moment der Zusammenarbeit , und genau hier setzt Conceptboard an.

Fazit: Wer Aufgaben managt, managt ihre Umsetzung!

Klarheit entsteht nicht durchs Warten, sondern durchs Machen. Fangen Sie mit einer einzigen Aufgabe an, nicht mit einem ganzen Projekt. Eine Aufgabe, die eindeutig ist, die jemand übernimmt und die ein Datum hat. Eine Aufgabe, die alle sehen können. Aus dieser einen Aufgabe wird die nächste, und dann noch eine. Irgendwann merken Sie, dass Sie keine Aufgaben mehr managen, sondern die Umsetzung, vielleicht sogar schon ein Projekt.

Sind Sie bereit, digitales Aufgabenmanagement neu zu denken? Erstellen Sie Ihre erste Aufgabe direkt dort, wo Ihre Ideen entstehen – in Conceptboard. Testen Sie zum Beispiel gleich unsere Kanban-Boards als visuelle Workflows direkt auf dem Whiteboard – nicht als klassisches, separates „Task-Tool“.

Möchten Sie herausfinden, ob Ihr Aufgabenmanagement bereits projektfähig ist? Dann nutzen Sie unsere Checkliste, mit der Sie den Entwicklungsstand Ihrer Aufgabenverwaltung selbst einschätzen können.