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Smart Government ist das Schlagwort, mit dem intelligent vernetztes Regierungs- und Verwaltungshandeln in Staat und Stadt beschrieben wird. Doch vor welchen Herausforderungen stehen die Akteure im öffentlichen Sektor? Klar ist: Die Aufgaben sind gewaltig und die erfolgreiche Umsetzung lässt vielerorts noch auf sich warten.
Ist KI der Schlüssel zur Transformation?
Viele Städte weltweit setzen auf künstliche Intelligenz, um Prozesse effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten. An inspirierenden Ideen mangelt es nicht, wie internationale Benchmarking-Projekte zeigen.
Auch in Deutschland nehmen viele Städte und Gemeinden ihre Zukunft ins Visier und arbeiten daran, den öffentlichen Sektor mithilfe innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien zu modernisieren und zu digitalisieren.
Digitalisierung in der Verwaltung: Noch fehlt der Turbo
Das Potenzial, das in der Digitalisierung öffentlicher Prozesse steckt, ist riesig. Doch nicht in allen Ministerien, Ämtern, Behörden, Regierungen oder kommunalen Einrichtungen wie Rathäusern oder öffentlichen Verwaltungen herrscht die dafür notwendige Aufbruchstimmung. Vielfach wird der Status quo weiter gepflegt oder die Automatisierung kommt nur in Minischritten voran.
„Mehr Aufbruch, bitte!“, möchte man hier mahnen und an alle Bremser und Bedenkenträger appellieren, die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz zu erkennen, auszuschöpfen und mit agilen Prozessen für Veränderung zu sorgen. Wie der digitale Fortschritt sinnvoll gestaltet werden kann? Indem KI als Gamechanger verstanden und eingesetzt wird.
Künstliche Intelligenz als Gamechanger
Eine moderne, schnelle und effiziente Stadtverwaltung gehört zu den wichtigsten Standortvorteilen. Hier braucht es weltweit Vorreiter, die zeigen, wie Automatisierung und Digitalisierung Mehrwerte generieren und was mit einem durchdachten KI-Ansatz bereits umgesetzt werden kann. Folgende Beispiele dürfen gerne Schule machen:
USA: Vision Zero für sichere Schulwege in L.A.
Jeder fünfte Schwerverletzte bei Verkehrsunfällen in Los Angeles ist ein Schulkind. In der Nähe von Schulen ist das Verkehrsrisiko für Kinder natürlich besonders hoch. Mit der „Vision Zero“ hat sich die Stadt zum Ziel gesetzt, die Zahl der Verkehrstoten bis 2025 auf null zu reduzieren.
Unterstützt wird die Initiative durch die Plattform „LA GeoHub“: Durch die intelligente Verknüpfung von Daten werden risikoreiche Straßen im Stadtgebiet identifiziert, um einerseits sichere Wege aufzuzeigen und andererseits gezielte bauliche Maßnahmen einzuleiten.
Frankreich: KI hilft bei der Jobsuche
Arbeitssuchende haben häufig Schwierigkeiten, ihre Fähigkeiten und Chancen auf dem Arbeitsmarkt realistisch zu bewerten. Das erschwert die Jobsuche zusätzlich und steht einer erfolgreichen Vermittlung im Wege.
Das französische Start-up Bob Emploi verknüpft detaillierte Arbeitsmarktdaten mit Informationen der Arbeitssuchenden und wertet diese mithilfe künstlicher Intelligenz aus. So erhalten die Nutzer ein umfassendes Bild ihrer Situation und werden durch personalisierte Beratungsangebote in die Lage versetzt, die nächsten Schritte zu gehen.
Finnland: Open Data für Fossilfreiheit
Die finnische Hauptstadt Helsinki hat sich das Ziel gesetzt, die Nutzung fossiler Brennstoffe radikal zu reduzieren und bereits 2035 komplett CO2-neutral zu sein. Im Verkehrssektor fehlten dazu jedoch bisher die notwendigen Informationen über die relevanten städtebaulichen Maßnahmen.
Mit dem „3D City Model“, dem digitalen Zwilling der Stadt, sowie der intelligenten Verknüpfung und Aufbereitung von Daten zu Energiekennwerten und Sonneneinstrahlung können nun umfassende Analysen zur Energieeffizienz und Solarnutzung im Stadtgebiet durchgeführt werden. Das ambitionierte Ziel rückt näher
Deutschland: Fangquotenkontrolle in Echtzeit
In Deutschland ist die Überwachung der Fischerei historisch geprägt durch verteilte Datenbestände, Medienbrüche und manuelle Stichproben. Dies erschwert die Umsetzung der EU-Vorgaben für eine lückenlose Überwachung.
Hier hat die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) mit der Fischerei-Informationstechnologie (FIT) eine zentrale Datenplattform geschaffen, die eine Fischereikontrolle und Fangquotenüberwachung in deutschen Gewässern in Echtzeit ermöglicht.
Automatisierung im Public Sector ist kein Selbstzweck
Die Erschließung von Automatisierungspotenzialen und die Implementierung intelligenter KI-Systeme verfolgen immer konkrete Ziele:
- Zusammenführung und Management von Daten zu Verkehr, Klima, Gesundheit etc.
- Personalisierung und Individualisierung von Bürgerdiensten
- Transparenz und Zugänglichkeit des öffentlichen Sektors
Wird durch die Digitalisierung überflüssige Bürokratie abgebaut, trägt dies wiederum dazu bei, verlorenes Vertrauen der Menschen in den Staat zurückzugewinnen.
Im Ergebnis stehen smarte Lösungen, die häufig für jeden Bürger und für die Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung spürbar sind und damit auch zur Verbesserung des Gemeinwohls beitragen. Nicht zuletzt in Zeiten des Fachkräftemangels eröffnet der Einsatz von KI neue Möglichkeiten, diesen Mangel zumindest abzufedern.
Smart Start: mit Routineaufgaben beginnen
KI-Lösungen und smarte Software können Routineaufgaben wie die Bearbeitung von Anträgen, das Ausfüllen von Formularen und die Verwaltung von Dokumenten automatisieren. Das spart Zeit, reduziert Fehler und ist ein erster wichtiger Schritt zur Digitalisierung einfacher Verwaltungsprozesse.
Ein hilfreiches Tool ist GPT Enterprise, eine fortgeschrittene Version der GPT-Technologie. Es wurde speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt und punktet mit diesen Benefits:
- Datenschutz und Sicherheit: GPT Enterprise erfüllt die DSGVO und sorgt mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen dafür, dass Daten sicher und vertraulich bleiben.
- Anpassbarkeit: Benutzer können GPT-Modelle an ihre Bedürfnisse anpassen und maßgeschneiderte Lösungen erstellen.
- Skalierbarkeit: Die Plattform kann mit den steigenden Anforderungen einer Institution mitwachsen.
- Integration: GPT Enterprise lässt sich problemlos in bestehende Systeme und Workflows integrieren.
- Support und Wartung: Nutzer erhalten speziellen Support und regelmäßige Wartung, damit die Lösung stets aktuell bleibt.
Wenn modifizierte GPTs das Überarbeiten von Dokumenten, die Verwaltung von Dokumentenverzeichnissen oder das Management von Ansprechpartnern übernehmen, setzt dies Ressourcen frei, die für weitere Transformationsschritte genutzt werden können.
Technische Lösungen für mehr Teamkommunikation
Anwendungen wie Microsoft-Teams, Slack oder Zoom können ein erster Schritt sein, die Kommunikation in der öffentlichen Verwaltung zu verbessern. Verwaltungsmitarbeitende müssen häufig mit mehreren externen und internen Teams interagieren. Hier sorgen Funktionen wie Echtzeit-Chat, Videoanrufe und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten für eine effizientere Zusammenarbeit sowohl innerhalb der Behörde als auch mit externen Partnern.
Best Practice quer durch die Republik
Die Bürgerinnen und Bürger wünschen sich Online-Lösungen, um Personalausweise zu beantragen, Kraftfahrzeuge zuzulassen oder sich nach einem Wohnortwechsel umzumelden. Obwohl dies eigentlich selbstverständlich sein sollte, ist es in Deutschland bisher nicht flächendeckend umgesetzt.
Hier gilt es, alle Akteure open minded zu vernetzen und gemeinsam an zukünftigen Lösungen zu arbeiten. Der Austausch über Ämter, Stadtgrenzen und Bundesländer hinweg ist essenziell, um im Sinne von Best Practices voneinander zu lernen. Was in der ostfriesischen Stadt Norden funktioniert, kann auch im Südschwarzwald gelingen. Erfolgreiche Ansätze aus dem Abfallmanagement könnten beispielsweise auf den Gebäudesektor übertragen werden.
Initiative Digitales Amt: Bayern als Vorreiter
Viele Kommunen in Bayern haben sich bereits mit großem Engagement auf den Weg gemacht, ihre Verwaltungsleistungen zu digitalisieren. Deshalb zeichnet das Bayerische Staatsministerium für Digitales mit der Initiative „Digitales Amt“ Behörden aus, die die Umsetzung aktiv angehen und bei der Digitalisierung bereits besonders weit fortgeschritten sind. Um das Siegel zu erhalten, müssen interessierte Kommunen mindestens 50 rein kommunale oder zentrale Online-Verfahren im BayernPortal verlinkt haben. Nach einer Prüfung durch das Bayerische Staatsministerium für Digitales erhalten sie das Siegel „Digitales Amt“, das sie als Online-Banner auf ihren Homepages verwenden können.
Conceptboard als Sparringpartner
Während der Pandemie haben viele Institutionen des öffentlichen Sektors Conceptboard als Digitalisierungstool entdeckt und das Online-Whiteboard zu ihrem zukunftsweisenden Werkzeug gemacht. Auf der visuellen Arbeitsfläche kommen Teams zusammen, sammeln Ideen, arbeiten gemeinsam an Projekten und bündeln die Dokumentation an einem Ort.
CDO Toolbox – gebrauchsfertige Vorlagen und Methoden
Conceptboard genießt das Vertrauen führender Organisationen und investiert gezielt, um es zu stärken. Die innovative CDO Toolbox von Conceptboard erleichtert den Weg in die Digitalisierung und bietet optimal anwendbare Methoden und Prozesse, die speziell auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors zugeschnitten sind. Gut zu wissen: Conceptboard für die öffentliche Verwaltung ist DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert. Die Hosts sowie Server stehen in Deutschland.
Digitalisierung mit Conceptboard: Kiel macht’s vor
Ki:GO heißt die Strategie, mit der die Stadt Kiel den digitalen Wandel hin zu einer modernen Verwaltung gestalten und die Stadt optimal auf die Zukunft vorbereiten möchte. Dazu gehört, den Mitarbeitenden einen digitalen Arbeitsplatz bereitzustellen, der verschiedene Arbeitsmodelle und insbesondere mehr Remote-Arbeit ermöglicht.
Die Stadt entschied sich für den Einsatz eines Online-Whiteboards, auf dem Projekte zeit- und ortsunabhängig sowie übersichtlich geplant und bearbeitet werden können. Conceptboard erfüllte alle Anforderungen und war zudem die einzige Visual-Collaboration-Anwendung, die mit der Touch-Bedienung der von der Stadt Kiel eingesetzten Promethean-Smartboards kompatibel war. Auch in puncto Sicherheitsstandards konnte Conceptboard als bester datenschutzkonformer Anbieter überzeugen.
Chefsache: Digitalisierung leicht gemacht
Speziell mit der CDO Toolbox von Conceptboard gelingt es, in der öffentlichen Verwaltung neue Wege zu gehen und im Team agiler zu werden. Mit fertigen Vorlagen und detaillierten Methodenanleitungen ermöglicht die Toolbox allen Mitarbeitenden, den Digitalisierungsprozess mitzugestalten und so den Arbeitsalltag zu erleichtern. CDO steht dabei für Chief Digital Officer, also für den Digitalisierungsexperten in der öffentlichen Verwaltung. Der Chef ist also gefragt!
Fazit: Dank KI wird die smarte Stadt Realität
Künstliche Intelligenz kann die digitale Transformation im öffentlichen Sektor entscheidend vorantreiben. Weltweit nutzen Städte künstliche Intelligenz, um Prozesse effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten und die Vision des Smart Government Wirklichkeit werden zu lassen.
Auch in Deutschland setzen Städte und Gemeinden zunehmend auf digitale Lösungen und damit auf agiles Handeln. Dabei zeigt sich: Die Automatisierung von Routineaufgaben erleichtert den Einstieg in die Digitalisierung. Tools wie GPT Enterprise und Conceptboard unterstützen diese Transformation und erfüllen zudem die strengen Datenschutzanforderungen für Behörden und andere öffentliche Einrichtungen.
Jetzt informieren! Weitere Informationen zu den Vorteilen von Conceptboard im öffentlichen Sektor finden Sie hier.
