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Stand: 4. April 2019

Insoweit Digital Republic Media Group GmbH, Mansfelder Str. 56, 06108 Halle (Saale), Deutschland – Auftragsverarbeiter – nachstehend „Conceptboard Gesellschaft“ oder „Auftragnehmer“ genannt, im Auftrag des Kunden – Verantwortlicher – nachstehend „Auftraggeber“ genannt, im Rahmen der Erbringung der vertragsgegenständlichen Dienstleistungen personenbezogene Daten verarbeitet, die Teil der Kundendaten sind, die der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) unterliegen, gelten die Bedingungen der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Gegenstand und Dauer des Auftrags

Gegenstand

(1) Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus den Conceptboard Nutzungsbedingungen auf die hier verwiesen wird (im Folgenden Leistungsvereinbarung).

Dauer

(1) Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung.

Konkretisierung des Auftragsinhalts

Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Erhebung und Verwendung von Daten

(1) Die Conceptboard Gesellschaft stellt Dienste für die Online-Zusammenarbeit zwischen Computernutzern bereit. Personenbezogene Daten werden dabei im Rahmen der Registrierung, bei der Nutzung der Dienste und beim Besuch der Webseiten abgefragt. Die personenbezogene Daten werden verwendet um die Dienste anzubieten, die Dienste zu verbessern, für anonyme Statistiken und für die Kommunikation mit den Nutzern. Dies wird von der Conceptboard Gesellschaft selbst oder beauftragten Dienstleistern übernommen.

(2) Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet grundsätzlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind. Das angemessene Schutzniveau wird in diesen Fällen durch einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission festgestellt (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO) oder durch Standarddatenschutzklauseln hergestellt (Art. 46 Abs. 2 litt. c und d DS-GVO).

Datenfreigabe zwischen Nutzern

(1) Die Online-Zusammenarbeit der Nutzer in Conceptboard erfolgt auf interaktiven Arbeitsbereichen (die „Boards“). Alle persönlichen Daten und alle Inhalte, die Nutzer auf diese Boards transferieren, bleiben zunächst privat. Erst wenn ein Nutzer ein Board mit anderen Nutzern oder Gästen teilt, dann werden manche dieser Daten (z.B. Nutzernamen, deren Profil-Bilder, beigetragene Inhalte, Informationen über Zeitpunkte der Mitwirkung) ebenfalls geteilt um die Zusammenarbeit zu ermöglichen.

(2) Auf die Datenfreigabe zwischen Nutzern hat der Auftragnehmer keinen Einfluss.

Art der Daten

(1) Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien:

  • Personenstamm- und Kontaktdaten (z.B. Name, Email, Kontaktdetails, Profilbild)
  • Vertragsstammdaten (z.B. Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
  • Kundenhistorie und Nutzungsverhaltensdaten (z.B. Änderungshistorie an Inhalten)
  • Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
  • Identifikations- und Authentifizierungsdaten (z.B. IP-Adresse, User-ID, Session-Cookie, Login-Token)
  • Inhaltsdaten auf den interaktiven Arbeitsbereichen („Boards“), diese können je nach Nutzung auch personenbezogene Daten enthalten

(2) Bitte beachten Sie, dass der SaaS-Dienst Conceptboard nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 und Art. 10 DS-GVO geeignet ist.

Kategorien betroffener Personen

(1) Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:

  • Vertragspartner
  • Nutzer

(2) Gegebenenfalls können sich in den Inhaltsdaten der jeweiligen Boards im Rahmen der Nutzerzusammenarbeit auch personenbezogene Daten von anderen Betroffenen befinden. Auf diese Art der Nutzung hat der Auftragnehmer keinen Einfluss und demzufolge auch keine Kenntnis darüber, welche Betroffenen es konkret sind.

Technisch-organisatorische Maßnahmen

(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

(2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen (Einzelheiten in „Appendix: TOM“).

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

(4) Bitte beachten Sie, dass der SaaS-Dienst Conceptboard nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 und Art. 10 DS-GVO geeignet ist.

Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

(2) Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft sind nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artt. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

  1. Schriftliche Benennung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Artt. 38 und 39 DS-GVO ausübt. Dessen jeweils aktuelle Kontaktdaten sind auf der Homepage des Auftragnehmers leicht zugänglich hinterlegt.
  2. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
  3. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO (Einzelheiten in „Appendix: TOM“).
  4. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
  5. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
  6. Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
  7. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
  8. Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

Unterauftragsverhältnisse

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen. Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der in „Appendix: Subcontractors“ genannten Unterauftragnehmer zu unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO.

(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

(4) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

(5) Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftraggebers (mind. Textform); sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

Kontrollrechte des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO.

(4) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

(5) Das Ergebnis der Kontrollen ist durch den Auftraggeber zu dokumentieren.

Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

  1. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
  2. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
  3. die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
  4. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
  5. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

Weisungsbefugnis des Auftraggebers

(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).

(2) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind:

  1. Kopien oder Duplikate, die im Rahmen der Nutzerzusammenarbeit erforderlich sind,
  2. Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind,
  3. Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gegebenenfalls können Inhaltsdaten im Rahmen der Nutzerzusammenarbeit hiervon ausgenommen sein. Dies richtet sich nach dem besitzenden Nutzer („Owner“) des interaktiven Arbeitsbereichs („Board“):

  1. Boards können von deren Besitzer gelöscht werden; die Löschung des Boards löst die Löschung der Inhaltsdaten aus
  2. Boards, die nur dem besitzenden Nutzer zugänglich sind, werden beim Löschen des Nutzers gelöscht
  3. Boards, die weiteren Nutzern, jedoch nicht Nutzern innerhalb der Organisation des besitzenden Nutzers („Team Members“), zugänglich sind, werden beim Löschen des Nutzers gelöscht
  4. Boards, die weiteren Nutzern innerhalb der Organisation des besitzenden Nutzers („Team Members“) zugänglich sind, gehen beim Löschen des Nutzers in das Besitztum eines dieser weiteren Nutzer über
  5. Inhaltsdaten eines Nutzers, die nach der Löschung des Nutzers auf anderen Boards bestehen bleiben (z.B. Kommentare), werden als von einem „gelöschten Nutzer“ verursacht dargestellt

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

Haftung

Auf Artikel 82 DS-GVO wird verwiesen.

Appendix: Subcontractors

Service Address Purpose Exchanged Personal Data
Amazon AWS Amazon Web Services Inc.
410 Terry Avenue North
Seattle, WA 98109-5210, USA
Server Hosting – IP address
Host Europe Host Europe GmbH
Hansestrasse 111
51149 Köln, DE
Email Server Hosting – User email address
– Email content
Mandrill The Rocket Science Group, LLC
675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000
Atlanta, GA 30308, USA
Transactional Email Endpoint
(new@conceptboard.com)
– User email address
– Email content
SendinBlue SendinBlue SAS 47
Rue de la Chaussée d’Antin
75009 Paris, France
Onboarding, Product Update Emails – User email address
– User name
Zendesk Zendesk, Inc.
1019 Market Street
San Francisco, CA 94103, USA
Support Ticket Management & Help Center Hosting
(support@conceptboard.com)
– User email address
– User name
– IP address
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– Support content
Tokbox TokBox, Inc.
501 Second Street, Ste. 310
San Francisco, CA 94107, USA
In-App Video Conferencing – IP address
– Cookie data
– Audio/video stream
Aspose Aspose Pty Ltd,
79 Longueville Road, Suite 163
Lane Cove, NSW, 2066, Australia
Office File Conversion (Word, Powerpoint, Excel) – Upload content
Intercom Intercom, Inc.
55 2nd St., 4th Fl.
San Francisco, CA 94105, USA
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