Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Stand: 5. April 2023

Insoweit Conceptboard Cloud Service GmbH, Mansfelder Str. 56, 06108 Halle (Saale), Deutschland – Auftragsverarbeiter – nachstehend „Conceptboard Gesellschaft“ oder „Auftragnehmer“ genannt, im Auftrag des Kunden – Verantwortlicher – nachstehend „Auftraggeber“ genannt, im Rahmen der Erbringung der vertragsgegenständlichen Dienstleistungen personenbezogene Daten verarbeitet, die Teil der Kundendaten sind, die der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) unterliegen, gelten die Bedingungen der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

1 Gegenstand und Dauer

1.1 Gegenstand

(1) Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem Conceptboard Nutzungsvertrag zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber, der entweder als Individualvertrag geschlossen wurde oder im Rahmen der Conceptboard Nutzungsbedingungen vom 25. Mai 2018 vorliegt (im Folgenden Hauptvertrag).

1.2 Dauer

(1) Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags.

(2) Soweit der Regelungsgehalt einzelner Regelungen über die Laufzeit dieser Vereinbarung hinausgeht, bleiben die entsprechenden Verpflichtungen von der Beendigung dieser Vereinbarung unberührt. Dies gilt insbesondere für die Verpflichtung zur Löschung von Daten und der Rückgabe von Datenträgern.

2 Konkretisierung des Auftragsinhalts

2.1 Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

2.1.1 Erhebung und Verwendung von Daten

(1) Die Conceptboard Gesellschaft stellt Dienste für die Online-Zusammenarbeit zwischen Computernutzern bereit. Personenbezogene Daten werden dabei im Rahmen der Registrierung, bei der Nutzung der Dienste und beim Besuch der Webseiten abgefragt. Die personenbezogene Daten werden verwendet um die Dienste anzubieten, die Dienste zu verbessern, für anonyme Statistiken und für die Kommunikation mit den Nutzern. Dies wird von der Conceptboard Gesellschaft selbst oder beauftragten Dienstleistern übernommen (siehe Abschnitt „Unterauftragsverhältnisse“). Zur Diensteverbesserung werden ausschließlich anonymisierte Nutzungsdaten verwendet.

(2) Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet grundsätzlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind. Das angemessene Schutzniveau wird in diesen Fällen durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder auf der Grundlage besonderer Garantien, wie z.B. vertraglicher Verpflichtung durch sogenannte Standardschutzklauseln der Kommission, des Vorliegens von Zertifizierungen oder verbindlicher interner Datenschutzvorschriften, festgestellt.

2.1.2 Datenfreigabe zwischen Nutzern

(1) Die Zusammenarbeit in Conceptboard erfolgt auf interaktiven Arbeitsbereichen (die „Boards“). Nutzer können Daten auf diese Boards transferieren. Wenn ein Nutzer ein Board mit anderen Nutzern teilt, dann werden manche dieser Daten (z.B. Nutzernamen, deren Profil-Bilder, beigetragene Inhalte, Informationen über Zeitpunkte der Mitwirkung) ebenfalls geteilt, um die Zusammenarbeit zu ermöglichen.

(2) Auf die Datenfreigabe zwischen Nutzern hat der Auftragnehmer keinen Einfluss.

2.2 Art der Daten

(1) Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien:

• Personenstamm- und Kontaktdaten (z.B. Name, Email, Kontaktdetails, Profilbild)
• Vertragsstammdaten (z.B. Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
• Kundenhistorie und Nutzungsverhaltensdaten (z.B. Änderungshistorie an Inhalten)
• Identifikations- und Authentifizierungsdaten (z.B. IP-Adresse, User-ID, Session-Cookie, Login-Token)
• Inhaltsdaten auf den interaktiven Arbeitsbereichen („Boards“), diese können je nach Nutzung auch personenbezogene Daten enthalten

2.3 Kategorien betroffener Personen

(1) Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:

• Nutzer

(2) Gegebenenfalls können sich in den Inhaltsdaten der jeweiligen Boards im Rahmen der Nutzerzusammenarbeit auch personenbezogene Daten von anderen Betroffenen befinden. Auf diese Art der Nutzung hat der Auftragnehmer keinen Einfluss und demzufolge auch keine Kenntnis darüber, welche Betroffenen es konkret sind.

3 Technisch-organisatorische Maßnahmen

(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

(2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Zu den zu treffenden Maßnahmen gehören Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen (Einzelheiten in „Anhang 1: TOM“).

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren und dem Auftraggeber mindestens in Textform mitzuteilen.

4 Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

(2) Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft sind nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

5 Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artt. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

1. Schriftliche Benennung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DS-GVO ausübt. Dessen jeweils aktuelle Kontaktdaten sind auf der Homepage des Auftragnehmers leicht zugänglich hinterlegt.
2. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der auftragsgemäßen Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers die Vertraulichkeit zu wahren. Diese besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses mit dem Auftraggeber fort. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit besteht auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses fort. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie aufgrund des Rechts der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragsnehmer unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet sind.
3. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO (Einzelheiten in „Anhang 1: TOM“).
4. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
5. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
6. Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
7. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
8. Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse gemäß Abschnitt „Kontrollrechte des Auftraggebers“ dieses Vertrages.
9. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber darüber, sofern nicht durch ein Gericht oder eine Behörde untersagt, wenn die Daten des Auftragnehmers durch Pfändung, Beschlagnahme, o.Ä. gefährdet werden sollten.
10. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber beim Wechsel des Datenschutzbeauftragten oder des Ansprechpartners für Datenschutz.

6 Unterauftragsverhältnisse

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen. Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der in „Anhang 2: Subcontractors“ genannten Unterauftragnehmer zu unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO.

(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

(4) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

(5) Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftraggebers (mind. Textform); sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

7 Kontrollrechte des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

(4) Das Ergebnis der Kontrollen ist durch den Auftraggeber zu dokumentieren.

8 Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung von Anfragen und Ansprüchen betroffener Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

1. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen,
2. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden,
3. die Verpflichtung, den Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevanten Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen,
4. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung,
5. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

(2) Soweit sich eine betroffene Person unmittelbar an den Auftragnehmer mit Anfragen oder Forderungen zur Übertragung, Einschränkung der Verarbeitung Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten und die betroffene Person darüber informieren, dass der Auftraggeber die verantwortliche Stelle im Sinne der DS-GVO ist. Falls der Auftragnehmer die betroffene Person keinem bestimmten Auftraggeber zuordnen kann, wird er die betroffene Person an die aus ihrer Sicht verantwortliche Stelle verweisen. Auskünfte an Dritte oder betroffene Personen dürfen ohne eine entsprechende Weisung des Auftraggebers nicht erteilt werden.

(3) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen, soweit diese über die vertraglich vereinbarten Serviceleistungen nicht unerheblich hinausgehen. Der Auftragnehmer muss seinen konkreten Mehraufwand und seine Mehrkosten darlegen und beweisen.

9 Weisungsbefugnis des Auftraggebers

(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).

(2) Die Weisungsentgegennahme erfolgt über den Kunden-Support des Auftragnehmers, vorzugsweise per E-Mail an support@conceptboard.com.

(3) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen die Datenschutzgrundverordnung und andere Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

10 Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind:

1. Kopien oder Duplikate, die im Rahmen der Nutzerzusammenarbeit erforderlich sind,
2. Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind,
3. Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung unionsrechtlicher oder mitgliedstaatlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung des Hauptvertrags – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gegebenenfalls können Inhaltsdaten im Rahmen der Nutzerzusammenarbeit hiervon ausgenommen sein. Dies richtet sich nach dem besitzenden Nutzer („Owner“) des interaktiven Arbeitsbereichs („Board“):

1. Boards können von deren Besitzer gelöscht werden; die Löschung des Boards löst die Löschung der Inhaltsdaten aus
2. Boards, die nur dem besitzenden Nutzer zugänglich sind, werden beim Löschen des Nutzers gelöscht
3. Boards, die weiteren Nutzern, jedoch nicht Nutzern innerhalb der Organisation des besitzenden Nutzers („Team Members“), zugänglich sind, werden beim Löschen des Nutzers gelöscht
4. Boards, die weiteren Nutzern innerhalb der Organisation des besitzenden Nutzers („Team Members“) zugänglich sind, gehen beim Löschen des Nutzers in das Besitztum eines dieser weiteren Nutzer über
5. Inhaltsdaten eines Nutzers, die nach der Löschung des Nutzers auf anderen Boards bestehen bleiben (z.B. Kommentare), werden als von einem „gelöschten Nutzer“ verursacht dargestellt

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

11 Haftung

(1) Auf Artikel 82 DS-GVO wird verwiesen.

12 Außerordentliches Kündigungsrecht

(1) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieses Vertrages vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer Kontrollrechte des Auftraggebers vertragswidrig verweigert. Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Art. 28 DS-GVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar.

13 Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

Data Protection Officer
c/o Conceptboard Cloud Service GmbH
Mansfelder Str. 56
06108 Halle (Saale)
Deutschland

E-Mail:
dataprotectionofficer@conceptboard.com

Anhang 1: TOM

Siehe Sicherheitsmaßnahmen (TOM).

Anhang 2: Unterauftragnehmer

* Die Verarbeitung zum Zweck „Data Center & Virtual Server Operation“ erfolgt standardmäßig ausschließlich über AWS und sofern separat vereinbart ausschließlich über IONOS.

Optional

Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, die von folgenden Unterauftragnehmern angebotenen Zusatzfunktionen zu deaktivieren, und damit jegliche zugehörige Datenübermittlung zu unterbinden.