Gemeinsam den Digitalisierungsrückstand aufholen und die Verwaltung modernisieren – Conceptboard und das Land Sachsen-Anhalt machen vor, wie sichere Cloud-Kollaboration in der öffentlichen Verwaltung aussehen kann.
Sachsen-Anhalt ist eines der Vorbilder unter den deutschen Bundesländern, wie mit der richtigen Digitalisierungsstrategie alle Ziele für die Verwaltung der Zukunft erreicht werden können. Absolut sicher, DSGVO-konform, intuitives und hybrides Zusammenarbeiten aller Ebenen und das alles bei maximaler Datensouveränität? Wie das dem Ministerium für Infrastruktur und Digitales (MID) und Conceptboard gemeinsam gelungen ist, erfährst du in dieser Case Study.
Der Kunde: Ministerium für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt
Als eine der obersten Landesbehörden in Sachsen-Anhalt ist das MID für die Landesentwicklung und den Ausbau einer leistungsfähigen (digitalen) Infrastruktur zuständig. Dazu zählen vor allem ortsunabhängige Bürger-Services, die das Bundesland für Anwohner attraktiv machen. Seit September 2021 befindet sich das Ministerium in der achten Amtsperiode und arbeitet mit seinen rund 290 Mitarbeitern in fünf Abteilungen an der Weiterentwicklung des Landes. Dabei setzt es auf eine moderne und vernetzte Herangehensweise, um Sachsen-Anhalt digital voranzubringen.
Name: Ministerium für Infrastruktur und Digitales (MID) des Landes Sachsen-Anhalt
URL: mid.sachsen-anhalt.de
Kurzbeschreibung: Oberste Landesbehörde in Sachsen-Anhalt, Landesentwicklung und Ausbau einer leistungsfähigen (digitalen) Infrastruktur
Tätigkeitsfelder: Landesverwaltung, Behörde, Infrastruktur, Landesentwicklung, Digitalisierung, Bauen, Demografie
Standorte: Magdeburg und Halle (Saale), Deutschland
Adressaten: Bürger, Unternehmen, Kommunen und öffentliche Einrichtungen in Sachsen-Anhalt
Ausgangslage und Herausforderung: interdisziplinäre, hybride Zusammenarbeit
Im Zuge der Corona-Pandemie und des Onlinezugangsgesetzes (OZG) stand das MID wie viele Behörden vor der großen Herausforderung, flexible Arbeitsmodelle und virtuelle Angebote zu integrieren.
New Work, digitale Transformation, digitale Daseinsvorsorge – alles muss ortsunabhängig und einfach zugänglich sein, um die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Anwohnern zu erhöhen. Dazu müssen sichere und zuverlässige EDV- und IT-Infrastrukturen geschaffen werden, die eine ebenenübergreifende Zusammenarbeit und Dokumentation von Projekten ermöglichen.
Die Basis für die Entwicklung einer bürgernahen digitalen Landesstrategie musste gefunden werden. Conceptboard war Chief Digital Officer (CDO) Tobias Krüger bereits aus dem Bildungsmonitoring bekannt und bot sich als Spezialist für die digitalen Bedürfnisse der deutschen Verwaltung an. In der öffentlichen Ausschreibung konnte Conceptboard als ideale Komplettlösung überzeugen.
„Zuerst mussten wir die physischen Weichen für unsere Digitalisierung stellen. Wir benötigten überall eine Infrastruktur mit Hochgeschwindigkeits-Internet. Die hybride Kollaboration hat uns bereits in dieser frühen Phase Unterstützung und Koordination geboten.“ – Tobias Krüger, CDO des MID des Landes Sachsen-Anhalt
Lösung: technische Partnerschaft mit Conceptboard
Unter den IT-Unternehmen und Softwareanbietern, die sich auf die Ausschreibung des Ministeriums beworben hatten, konnte sich Conceptboard mit einem Rundumpaket durchsetzen.
Das auf die Bedürfnisse des Landes abgestimmte Bundle aus Public und Private Cloud in Kombination mit dem Online-Whiteboard und der CDO Toolbox als interaktive Kollaborationsplattform, überzeugte das Ministerium.
Das MID kannte die Vorteile von Conceptboard bereits aus der seit 2022 bestehenden Zusammenarbeit mit Conceptboard bei kleineren und mittleren Projekten.
Umsetzung: ideale Cloud-Lösungen als Vorreiter für Kommunen
Das Ministerium für Infrastruktur und Digitales hat die maßgeschneiderte Lösung von Conceptboard bereits im Einsatz. Das reine On-Premises-Modell hat in der Verwaltung 4.0 ausgedient. Gefragt sind intuitive All-in-one-Pakete, die das komplette Projektmanagement erleichtern. Conceptboard arbeitet hier mit dem deutschen, BSI- und C5-zertifizierten Hosting-Partner IONOS zusammen, um höchste Sicherheitsstufen und die größtmögliche Privatsphäre im Rahmen von Datensouveränität und Datenschutz auf Servern zu garantieren. Das erleichtert den Einkauf von IT und Lizenzen im Verwaltungsalltag erheblich.
Denn die Kommunen in Sachsen-Anhalt erwarten vom MID Musterlösungen und Leitfäden, an denen sie sich orientieren können. Hierfür ist die Partnerschaft mit Conceptboard hervorragend geeignet, da die kollaborativen Tools auch auf kommunaler Ebene ankommen und für die Planung und Umsetzung von Online-Diensten im Rahmen des OZG genutzt werden können.
„Wir sehen Daseinsvorsorge nicht nur analog mit Wasser, Straßen und Strom, sondern eben auch digital. Dienste müssen für Bürger, besonders im ländlichen Raum, online sicher zugreifbar sein.“ – Tobias Krüger, CDO des MID des Landes Sachsen-Anhalt
Das DSGVO-konforme und ISO 27001-zertifizierte Online-Whiteboard sowie die CDO Toolbox vernetzen Arbeitsgruppen und Landesinstitutionen miteinander. Das Projekt „Gemeinsam digital für Sachsen-Anhalt” zeigt exemplarisch, wie Kommunen und Ministerien themen- und ressortübergreifend hybrid und interaktiv zusammenarbeiten. Funktionen und Templates wie Mindmaps, Cluster, Sticky Notes und Swimming-Lanes sowie Meilensteine sind als Vorlagen beliebt. Mit letzteren lassen sich Projekterfolge in der Retrospektive darstellen und messen.
Beispiel einer Mustervorlage aus dem Projekt „Gemeinsam digital für Sachsen-Anhalt” des MID, das mit dem digitalen Whiteboard von Conceptboard ebenenübergreifend entstanden ist.
Ergebnis: digitale Transformation einfach und intuitiv
Durch die technische Partnerschaft mit Conceptboard ist es dem Ministerium für Infrastruktur und Digitales in Sachsen-Anhalt gelungen, die Herausforderungen des digitalen Wandels zu meistern. Völlig sichere Cloud-Lösungen und smarte Tools bringen Kollaboration und Vernetzung in den Verwaltungsalltag – und das auf allen Ebenen. So gelingen Projektmanagement und die schrittweise Etablierung und Umsetzung einer Digitalstrategie für das Bundesland und seine Online-Services. Sachsen-Anhalt konnte sich von Platz 16 auf Platz 8 im Landes-Ranking Digitalisierung verbessern.
„Das deutsche Hosting-Angebot über IONOS ist sicher, datenschutzrechtlich geprüft und die Methoden aus dem OZG-Kontext wurden als Muster-Templates aufgenommen. Zudem gibt es keine Medienbrüche oder Nachteile gegenüber internationalen Tools und die Bedienung ist einfach und intuitiv.” – Tobias Krüger, CDO des MID des Landes Sachsen-Anhalt
Fazit: Digitalisierung maßgeschneidert und bürgernah
Sachsen-Anhalt ist auf dem Weg zu einer starken, ortsunabhängigen Infrastruktur, die die Zufriedenheit von Behördenmitarbeitern und Bürgern steigert. Durch den regelmäßigen Austausch mit Conceptboard können neue, maßgeschneiderte Funktionen und Templates bereitgestellt werden, die Alltagsprozesse und die ebenenübergreifende Zusammenarbeit erleichtern. Das kann die Hemmschwellen gegenüber Veränderungen mindern und starre Hierarchien in Projekten abbauen. MID und Conceptboard arbeiten dazu in Workshops zusammen.
Digitalisiere jetzt Deine Verwaltung!
Fotos und Logo: © MID des Landes Sachsen-Anhalt
