Agiler, schneller, besser: Wie Conceptboard beim Gothaer Versicherungskonzern Entscheidungsprozesse um ein Drittel beschleunigt
Vor der Einführung von Conceptboard war die visuelle Zusammenarbeit im Versicherungskonzern von Insellösungen und unübersichtlichen Tools geprägt. Unterschiedliche Teams nutzten verschiedene Whiteboard-Alternativen.
Eine Vielfalt an Tools, die die Abstimmung erschwerte und wertvolle Zeit kostete. Spätestens mit der Integration einer jungen Subfirma des Versicherungskonzern, der Gothaer Digital, die stark auf kollaborative Whiteboards angewiesen war, wurde der Ruf nach einer einheitlichen, datenschutzkonformen Lösung laut. Die Geschäftsführung setzte ein klares Zeichen: Es brauchte ein Tool, das sowohl den regulatorischen Anforderungen als auch den agilen Arbeitsweisen gerecht wird.
„Für uns war es sehr wichtig, dass wir auch ein vernünftiges Whiteboardtool für die Zusammenarbeit haben. Vor allen Dingen auch um mit externen Dienstleistern virtuell zusammenarbeiten zu können. Da hatten wir bis dahin kein Tool, das die Anforderungen so erfüllt, wie wir sie brauchten und hier war Conceptboard einfach die richtige Lösung”, erklärt Frank Powileit, Leiter Collaboration Services Gothaer Versicherung.
Wenn Agilität Gestalt annimmt: Vom Brainstorming bis zur Fusionsarbeit
Ob Team- oder Projektretrospektiven, Brainstormings oder die strukturierte Projektorganisation, Conceptboard ist im Versicherungskonzern längst zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Besonders in einer zunehmend hybriden Arbeitswelt, in der viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, bietet das Tool die ideale Grundlage, um Ideen zu sammeln, erste Konzepte zu skizzieren und alle Beteiligten aktiv einzubinden.
Seine Stärke entfaltet Conceptboard nicht nur in der internen Zusammenarbeit, sondern auch im Austausch mit externen Dienstleistern. Gerade im Zuge der Fusion mit der Barmenia Versicherung war es entscheidend, dass alle Beteiligten frühzeitig auf einer gemeinsamen Plattform zusammenarbeiten konnten. So wurde ein reibungsloser Austausch möglich – standortübergreifend, transparent und für alle zugänglich.
Auch konkrete Anwendungsbeispiele verdeutlichen den Mehrwert: Projektstrukturen für die Fusion wurden visuell aufbereitet, komplexe Berechtigungssysteme mit Pfeilen und Diagrammen dargestellt und Team-Retros erfolgreich mit Vorlagen wie der „Sailboat Retro“ durchgeführt. Auf diese Weise unterstützt Conceptboard nicht nur die Organisation von Projekten, sondern fördert auch agiles Arbeiten.
In der Fusionsarbeit wurde dadurch vieles einfacher – ein Punkt, den Frank Powileit besonders hervorhebt: „Mit Conceptboard hatten wir plötzlich Klarheit auf einen Blick. Strukturen, Synergien, alles war sofort sichtbar – ohne kompliziertes Aufmalen oder endlose Erklärungen. Besonders praktisch war, dass wir Inhalte mit Sticky Notes festhalten und jederzeit wieder aufgreifen konnten, auch für Kolleginnen und Kollegen, die nicht im Meeting dabei waren. Für mich persönlich sind die Retro-Templates ein echtes Highlight: schnell Dinge gruppieren, verschieben und gemeinsam weiterentwickeln.” Auch betont er: „Was ich auch schön finde ist, dass man gefühlt effizienter ist, weil alle zeitgleich arbeiten können und keiner muss auf die Anderen warten, wie es manchmal bei anderen Tools der Fall ist. Das schätze ich persönlich sehr.“
Virtuelle Retros, die wirken – mit mehr Effizienz und Beteiligung
Ein besonders geschätzter Einsatzbereich von Conceptboard sind Team- und Projektretrospektiven. Dabei spielen vor allem die integrierten Retro-Templates und die Arbeit mit Sticky Notes eine zentrale Rolle. Inhalte lassen sich schnell gruppieren, verschieben und gemeinsam weiterentwickeln, ohne dass einzelne Elemente mühsam bearbeitet werden müssen.
Was viele Teams als echten Produktivitätsgewinn empfinden: Alle können gleichzeitig am Board arbeiten, ohne aufeinander warten zu müssen. Etwas, das in anderen Tools oft nicht in dieser Form möglich ist. Diese kollaborative Echtzeit-Dynamik sorgt für ein spürbar effizienteres Arbeiten und erleichtert die Moderation.
Obwohl Präsenzformate weiterhin ihren Wert haben, werden virtuelle Retros mit Conceptboard als vollwertige – und in einigen Aspekten sogar überlegene – Alternative erlebt. Die Vorbereitung ist einfacher, Moderierende können sich aktiver in die Diskussion einbringen und der Austausch wird inklusiver, weil sich auch zurückhaltendere Personen stärker beteiligen.
Wenn Retros virtuell stattfinden, führt deshalb kein Weg an Conceptboard vorbei – nicht nur, weil es zuverlässig funktioniert, sondern weil es Zusammenarbeit auf Augenhöhe ermöglicht. Frank Powileit beschreibt diesen Mehrwert besonders treffend: „Wenn wir Retros virtuell machen, dann immer mit Conceptboard. Ich kenne kein anderes Tool, bei dem das so gut funktioniert.“
Akzeptanz durch gutes Onboarding: Wie Schulungen den Unterschied machen
Nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter standen Conceptboard von Beginn an positiv gegenüber. Besonders diejenigen, die mit digitalen Whiteboards wenig Erfahrung hatten, empfanden das Tool anfangs als komplex oder unübersichtlich. Entscheidend für den Erfolg war daher ein klar strukturierter Einführungsansatz: Wer abgeholt wurde, nutzte Conceptboard mit Überzeugung – wer nicht, verlor schnell den Zugang und damit auch das Interesse.
Um genau das zu vermeiden, setzte der Konzern früh auf zwei passgenaue Schulungsboards: eines für Einsteiger mit Fokus auf Navigation, Grundfunktionen, Datenschutzaspekte und erste Anwendungsschritte. Für Fortgeschrittene wurde ein weiterführendes Schulungsboard entwickelt, das Aspekte wie das Anlegen eigener Boards, den Einsatz von Templates, die Durchführung von Workshops oder die Nutzung von Retros abdeckt. Beide Varianten ermöglichen es, das Tool spielerisch auszuprobieren und Sicherheit zu gewinnen, bevor es im Arbeitsalltag eingesetzt wird.
Ergänzt wird das Angebot durch kurze Einführungssessions, in denen Funktionen gezeigt und konkrete Anwendungsfälle besprochen werden. Dieses Abholen ist ein zentraler Erfolgsfaktor betont Frank Powileit:
“Sobald Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erkennen, wie sehr Conceptboard ihre agile Arbeitsweise unterstützt, steigt sowohl die Begeisterung als auch die Nutzung. Erfolgt diese Begleitung durch uns nicht, äußern viele schnell Kritik, fühlen sich überfordert und sehen keinen Mehrwert.”
Besonders im Teamkontext zeigt sich der Effekt deutlich: Wenn alle gleichzeitig am Board arbeiten, wird Visualisierung zu einem echten Motor für Austausch, Priorisierung und gemeinsame Entscheidungen – auch wenn der konkrete Nutzen je nach Thema variiert. Entscheidend ist: Mit dem richtigen Einstieg wird Conceptboard nicht als Zusatzaufwand wahrgenommen, sondern als Arbeitserleichterung.
Vom Reden zum Entscheiden: Was sich wirklich verändert hat
Seit der Einführung von Conceptboard hat sich die Zusammenarbeit im Konzern spürbar verändert sowohl fachlich als auch kulturell. Vor allem Entscheidungsprozesse profitieren von der gemeinsamen visuellen Arbeit auf dem Board. Inhalte werden nicht mehr nur diskutiert, sondern direkt sichtbar gemacht, strukturiert und gemeinsam weiterentwickelt. Das führt dazu, dass viele Entscheidungen bereits im ersten Termin getroffen werden, statt sich über mehrere Meetings oder lange E-Mail-Schleifen zu ziehen, erklärt Frank Powileit:
„In Teams, in denen viel diskutiert wird, treffen wir mit Conceptboard Entscheidungen etwa ein Drittel schneller, weil schon alles sichtbar ist und viele Fragen sich von allein erledigen.“
Gerade dort, wo zuvor endloses E-Mail-Pingpong oder Folge-Meetings notwendig waren, sorgt Conceptboard heute für Klarheit und Tempo. Statt Verteilerlisten zu erweitern und Diskussionen zu vertagen, entsteht ein gemeinsamer Raum, in dem alle Beteiligten gleichzeitig mitdenken und beitragen können. Wer nicht live dabei ist, kann Inhalte im Nachgang nachvollziehen und vorbereitet in den nächsten Austausch gehen.
Auch kulturell zeigt sich ein deutlicher Wandel: Menschen bringen sich aktiver ein, unabhängig davon, ob sie extrovertiert sind oder lieber schriftlich beitragen. Das fördert Gleichberechtigung in der Diskussion und hebt Potenziale, die vorher oft ungehört blieben, erklärt Frank Powileit:
„Gerade ruhigere Kolleginnen und Kollegen trauen sich mehr. Ein Sticky Note zu schreiben, fällt vielen leichter, als in einer großen Runde zu sprechen.“
Die Zusammenarbeit wird dadurch nicht nur schneller, sondern inklusiver und substanzieller. Entscheidungen entstehen auf Basis breiterer Perspektiven und in deutlich kürzerer Zeit.
Gemeinsam wachsen mit Klarheit, Agilität und Vertrauen
Die Einführung von Conceptboard hat im Versicherungskonzern weit mehr bewirkt als nur effizientere Prozesse. Sie hat ein neues Verständnis von Zusammenarbeit geschaffen: offen, agil und visuell. Besonders in Zeiten des Wandels, wie während der Fusion mit Barmenia Versicherung, wurde deutlich, welchen Unterschied ein gemeinsames digitales Arbeitsumfeld macht. Teams, die zuvor getrennt arbeiteten, fanden durch Conceptboard schnell eine gemeinsame Sprache. Ideen wurden sichtbar, Projekte nahbarer, Entscheidungen greifbarer.
„Früher brauchte es viele Runden, bis man sich einig war. Heute reicht oft ein gemeinsames Board und alle sind im Bilde”, sagt Frank Powileit.
Diese neue Art der Zusammenarbeit hat nicht nur Entscheidungswege verkürzt, sondern auch Vertrauen und Zusammenhalt gestärkt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich zuvor kaum kannten, arbeiten heute selbstverständlich auf denselben Boards, tauschen Ideen aus und entwickeln gemeinsam Lösungen. Das wirkt über Hierarchien, Abteilungen und Standorte hinaus.
Auch in der Arbeit mit externen Partnern zeigt sich der Mehrwert: Gastzugänge und passwortgeschützte Boards ermöglichen sichere, transparente Zusammenarbeit, ohne Grenzen zwischen intern und extern zu ziehen. So wird Agilität zur gelebten Realität – datenschutzkonform, verbindlich und effektiv:
„Conceptboard ist für uns mehr als ein Tool. Es ist die Plattform, auf der Zusammenarbeit wirklich stattfindet.“
Was als Suche nach einem geeigneten Whiteboard begann, hat sich zu einem verbindenden Element entwickelt: einem Ort, an dem Ideen entstehen, Entscheidungen reifen und Menschen gemeinsam wachsen.
