Viele Meeetings, wenig Effizienz

„Früher waren wir sehr formell unterwegs – viele E-Mails, Workshops mit Flipchart oder Whiteboard, Foto machen, per E-Mail verschicken und danach passierte oft nichts mehr. Kreative Zusammenarbeit war eher die Ausnahme. Mit Conceptboard hat sich das verändert: Wir entwickeln Konzepte gemeinsam, visualisieren Ideen live und verlassen damit auch mal unsere altbekannten Word- und PowerPoint-Pfade”, beschreibt Sandrina Spiegl, Projektmanagerin Digitalisierung & e-Akte Landratsamt Ludwigsburg. 

Im Landratsamt wurde zwar schon immer im Team gearbeitet, aber meist in klar abgegrenzten Zuständigkeiten und mit eher klassischen Methoden. Gemeinsames, spontanes Erarbeiten von Inhalten in Echtzeit war bislang eher selten. Mit der Einführung des Whiteboard-Tools ändert sich das schrittweise. Zwar entsteht der kulturelle Wandel nicht allein durch die neue Technologie, doch sie öffnet eine Tür: Ideen lassen sich nun direkt visualisieren, gemeinsam weiterentwickeln und ohne Medienbruch festhalten. So wird das Thema digitale Zusammenarbeit nicht nur präsenter, sondern auch greifbarer und findet Schritt für Schritt seinen festen Platz im Arbeitsalltag des Landratsamts.

Vom Login zum Lächeln: Das Chamäleon als Wegbereiter zum ersten Kontakt mit Conceptboard

Für die Einführung von Conceptboard haben sich die beiden Teamleiter der Teams Klimawandel und Digitalisierung & e-Akte etwas ganz Besonderes für ihre Kollegen überlegt: ein Chamäleon als Maskottchen, das den Weg zeigt, “weil es so wandelbar ist wie Conceptboard”, erklärt Sandrina Spiegl.

Von Tag eins der Einführung sorgt es für Widererkennungswert: 

Person sitting in fron of his laptop in a workshop meeting using a digital online whiteboard

“Immer wenn wir uns in Conceptboard einloggen, dann erscheint bei uns oben als Logo unser Chamäleon. Das haben Axel und ich uns neben dem Selbstlernboard als Zeichen der Wiedererkennung und des Wandels ausgedacht.”

Neben dem Maskottchen wurden noch viele weitere Initiativen von den beiden ins Leben gerufen, die den Mitarbeitenden den Zugang zu Conceptboard zusätzlich vereinfachen sollten: eine kleine Einführungsroadmap, Schulungen, eine Vorlage für die Einführung von Conceptboard und auch ein Selbstlernboard für die Mitarbeitenden kamen zum Einsatz.

Spürbare Veränderungen im Arbeitsalltag

Besonders im Arbeitsalltag machen die kleinen, cleveren Funktionen des Whiteboard-Tools einen großen Unterschied für die beiden Teams, betont Axel Waltner, Teamleiter Klimaschutz im Landratsamt Ludwigsburg: „Einfach mal ein Brainstorming starten, Ideen als Sticky Notes posten, gemeinsam weiterdenken und am Ende alles clustern – das funktioniert total unkompliziert und deckt schon viele Themen ab. Genauso schnell lässt sich auch ein Stimmungsbild einholen: ein paar Smileys auf dem Board, und alle sagen, wie’s heute steht.“

Auch hat Axel Waltner in seinem Team die Erfahrung gemacht, dass er es bei Präsentationen bisher in Conceptboard wenig erlebt hat, dass keiner mehr etwas sagt, wie er es beispielsweise aus Microsoft Teams-Besprechungen am Ende kennt:

„Ich kann Inhalte in Abschnitte unterteilen und so eine Mischung aus Präsentation und Zusammenarbeit gestalten. Erst stelle ich ein paar Punkte vor und gehe dann Schritt für Schritt mit der Moderationsfunktion durch. Zwischendurch gibt es interaktive Phasen, in denen alle ihre Meinung einbringen können – und das wird dann auch direkt sichtbar. So entsteht eine lebendige Diskussion, bei der alle beteiligt sind und gemeinsam am Ergebnis arbeiten.“

Ähnlich ist es im Projektgeschäft für das Team Digitalisierung & e-Akte, wenn es etwa darum geht, einen Projektauftrag zu definieren oder Anforderungen zu strukturieren. Das Whiteboard bietet dem Team klare, visuelle Strukturen, an denen sich alle Beteiligten orientieren können. So entstehen nicht nur übersichtliche Ergebnisse, sondern auch ein gemeinsames Verständnis, das den weiteren Verlauf der Arbeit und auch die Kommunikation erleichtert, erklärt Sandrina Spiegl:

“Meist müssen wir uns ja erstmal konzeptionell überlegen, was wir eigentlich wollen. Und da ist Conceptboard natürlich einfach toll, weil wir erstmal ein bisschen visuell clustern können. Und daraus wächst dann oft das ganze Board. Oftmals kommt ja auch der Moment und die Frage auf, was wir da intern eigentlich machen und durch so ein Board kann man nochmal ganz schön visuell aufzeigen, was denn eigentlich das Ziel des Projektes ist, anders als mit einem Projektauftrag in einem Word- oder Excel-Dokument.”

Prozesse nicht nur erklären, sondern erlebbar machen

Gerade auch für das Onboarding neuer Mitarbeiter und die Prozessanalyse findet Conceptboard bei dem Landratsamt Ludwigsburg ebenfalls viel Anwendung.

“Prozesse zu analysieren und festzuhalten, zu identifizieren. Das ist auch etwas, was bei uns sehr viel in Conceptboard passiert. Gerade innerhalb der Workshops werden Prozesse aufgezeichnet und visualisiert, weil man eben schnell und einfach zeichnen kann. Also hier wird vor allem die Zeichenfunktion relativ viel genutzt und natürlich Post-its. Die stehen definitiv auf der Top 1 bei uns und sie sind super, um Ideen schnell festzuhalten.”

Als Landkreisverwaltung arbeitet das Landratsamt Ludwigsburg mit einem klassischen Ordner-System und hat durch Conceptboard die Möglichkeit gewonnen, jederzeit alles aufrufen, nachschauen und nacharbeiten zu können. Das allein ermöglicht den Teams eine ganz neue Form der Zusammenarbeit wie Sandrina Spiegl findet: “Auch das ist bei uns einfach eine große Innovation als Verwaltung, überhaupt digital zusammenzuarbeiten und sich dazu noch live auf einem Board zu treffen.”

Der digitale Durchbruch: visuelle Zusammenarbeit, die Teams fachübergreifend verbindet

Bei der Einführung des gesetzlich verpflichtenden Tools für die Nutzung der e-Akte kommt Conceptboard gerade für die Projektorganisation zum Einsatz. Fragen die bei der Einführung aufkommen und auch die verschiedensten Fachbereiche betreffen, werden hier auf Conceptboards gesammelt. Vorlagen werden beispielsweise in Conceptboard skizziert, die vielleicht auch andere Abteilungen gut gebrauchen können.

“Es fördert auf jeden Fall die Zusammenarbeit und Transparenz bei uns. Ich finde es immer ganz schön, wenn man auch mal bei dem anderen sozusagen abgucken kann, um es dann gemeinsam besser zu machen. Es bringt auch definitiv Nachvollziehbarkeit in unsere Projekte”, erklärt Sandrina Spiegl. 

Genauso ist es im Bereich Klimaschutz, der aktuell eine Energieleitlinie als Projekt entwickelt und umsetzt. Projektauftrag, Skizzen, alles wird auf Conceptboard festgehalten, auch eine Potenzialstudie zu Flusswärmepumpen soll langfristig den Kommunen zur Verfügung gestellt werden.

“Das wird auch in Teilen über Conceptboard erarbeitet und vermutlich auch abgebildet, weil wir keine anderen Projektmanagementtools haben, die das können. Das bietet uns auch einfach nochmal eine andere Argumentationsmöglichkeit, gerade auch im Hinblick auf zukünftige Projektarbeit intern und Abstimmungen mit anderen Fachbereichen”, erläutert Axel Waltner zum Hintergrund und aktuellen Stand des Projekts.

Veränderung lebt vom Vorbild: Ein neuer Weg in der Zusammenarbeit

Die Einführung von Conceptboard in der Landkreisverwaltung Ludwigsburg markiert den Beginn eines spannenden Veränderungsprozesses. Auch wenn aktuell erst zwei Teams das Whiteboard-Tool aktiv nutzen und manche Mitarbeitende noch zögerlich sind, zeigt sich schon jetzt: Der Schritt hin zu mehr visueller Zusammenarbeit eröffnet neue Möglichkeiten. Gerade in öffentlichen Organisationen ist die Einführung neuer Tools oft mit Skepsis verbunden – die Angst vor dem Unbekannten oder die Sorge, nicht sofort perfekte und schöne Boards zu liefern, ist groß. Doch genau hier setzen die ersten aktiven Teams an und machen Mut.

Teamleiter Axel Waltner vom Team Klimaschutz hat beispielsweise ein Vernetzungstreffen mit den Kommunen organisiert und seine Präsentation in Conceptboard gestaltet. Dazu kommen Onboarding-Schulungen, interne Veranstaltungen und eine eigens entwickelte Roadmap für neue Nutzer. Damit wird nicht nur die Anwendung greifbarer, sondern es entsteht auch ein wichtiges Signal: Veränderung lebt vom Vorbild. Mitarbeitende trauen sich eher, wenn Führungskräfte es vorleben und die ersten Schritte erleichtern.

Vom Meeting-Marathon zur effizienten Zusammenarbeit

„Ich glaube Zeiteinsparung ist ein bisschen der falsche Begriff. Ich glaube, dass es uns insgesamt mehr Zeit kostet, aber wir dafür andere Dinge erledigen, die wir davor nicht gemacht haben. Und die tatsächliche Einsparung kommt dann eher dadurch, dass wir uns eben nicht mehr von Meeting zu Meeting hangeln und jeder macht dann seine Aufgaben und wir gleichen erst dann wieder ab, ob wir überhaupt richtig liegen. Darin liegt der Mehrwert und das macht uns im Ergebnis sehr viel effizienter“, so Axel Waltner, Teamleiter Klimaschutz vom Landratsamt Ludwigsburg. 

Dieser Gedanke bringt den Kern des Wandels auf den Punkt: Es geht nicht um kurzfristige Abkürzungen, sondern um nachhaltige Effizienz. Conceptboard schafft für das Landratsamt Ludwigsburg den Raum, Inhalte sichtbar zu machen, Aufgaben zu strukturieren und sich unabhängig von endlosen Abstimmungsschleifen weiterzuentwickeln.

Der Blick nach vorn: Schritt für Schritt zur etablierten Praxis

Noch steht die Landkreisverwaltung am Anfang ihrer Reise mit Conceptboard. Doch die Erfahrungen der ersten Teams zeigen klar: Mit Geduld, dem richtigen Vorleben und einem offenen Umgang mit anfänglichen Unsicherheiten wird Conceptboard seinen Platz im Arbeitsalltag finden. Es braucht keine „perfekten“ Boards gleich beim ersten Versuch – wichtig ist der Mut, den ersten Schritt zu machen.

Die bisherigen Erfolge zeigen deutlich: Immer mehr Teams entdecken den Mehrwert, und so etabliert sich die visuelle Zusammenarbeit Schritt für Schritt zu einer festen Größe. Daraus wächst langfristig eine neue Kultur, in der Austausch klarer, Prozesse transparenter und Zusammenarbeit effizienter wird – getragen von Neugier, Inspiration und dem guten Gefühl, dass digitale Zusammenarbeit auch leicht gehen darf.