Prozesse modellieren mit der BPMN Vorlage von Conceptboard

Dieser Artikel ist auch verfügbar in: English

Du suchst einen einfachen Weg, um komplexe Prozesse zu dokumentieren? Versuch’s doch mal mit der kostenlosen online BPMN Vorlage von Conceptboard! BPMN steht für Business Process Model and Notation und bietet Dir eine Methode, um Geschäftsprozesse grafisch darzustellen. 

Denn: Projekte effektiv durchzuführen kann eine echte Herausforderung sein, vor allem wenn mehrere Personen oder Teams involviert sind. Dann sind Struktur und Verständlichkeit umso wichtiger. Die BPMN Methode hilft Dir nicht nur bei der Visualisierung Deiner Prozesse, sondern unterstützt Dich zudem bei der Validierung.

BPMN Prozessdiagramme sind leicht zu lesen und helfen, den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, sodass am Ende jeder seine Aufgaben kennt. Ebenso gehören doppelte oder vergessene Aufgaben sowie komplizierte Kommunikationsketten mit dem Einsatz eines BPMN Diagramms der Vergangenheit an.

In diesem Artikel erklären wir Dir Schritt für Schritt, was es damit auf sich hat und wie Du einen Prozess mithilfe von BPMN dokumentieren kannst.

Jetzt ausprobieren

Was ist ein BPMN Prozessmodell?

BPMN bietet eine Methode, um Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu modellieren und anschließend zu implementieren. Diese Methode geht über das einfache Aufgabenmanagement hinaus, da der komplette Prozess von Anfang bis Ende durchleuchtet und grafisch dargestellt wird.

Heutzutage ist die BPMN eine der meistgenutzten Methoden bei der Visualisierung von Workflows. Als gemeinsame Sprache vieler Organisationen ist sie in der Welt der Prozessdokumentation inzwischen zum Standard geworden und kann deshalb sowohl von internen als auch externen Stakeholdern leicht verstanden werden.

Die BPMN ist standardisiert durch die ISO (International Standards Organization). Das bedeutet, egal ob Start-Up, Mittelstand oder Industrie: einmal entwickelt, lassen sich selbst komplexeste Modelle übertragen und bleiben dennoch bereichsübergreifend verständlich. Dieser Vorteil macht die BPMN gleichzeitig zu einem sehr effektiven Kommunikationstool.

Wann verwende ich das BPMN Prozessmodell?

Wenn Du einen komplexen Prozess visualisieren möchtest, sind Diagramme zur Dokumentation von Geschäftsprozessen die Lösung für Dich. Hier kannst Du auch die Verantwortlichkeiten der Stakeholder visualisieren und sehen, wie der Prozess mit anderen Prozessen verbunden ist. Mit unserem neuen BPMN Template kannst Du nicht nur einen, sondern gleich mehrere Prozesse dokumentieren und so die Prozesse in Deiner Organisation überprüfen und anschließend überarbeiten. In der Conceptboard App hast Du alle Prozesse im Blick und kannst gemeinsam mit allen Beteiligten in Echtzeit an ihnen arbeiten. 

Schaffst Du es, einen Prozess möglichst detailliert abzubilden, hilft das Deinen Teams, Lücken zu identifizieren, die Verantwortlichkeiten aller Prozessbeteiligten klar zu definieren und letztlich doppelte Arbeit zu vermeiden.

Außerdem können Dir BPMN Diagramme helfen, zukünftige Schritte in Deiner Organisation zu planen. Stelle Dir vor, Du möchtest Dein Business grundlegend verändern oder weiterentwickeln und fragst Dich, wie Du die möglichen Auswirkungen kosten- und zeiteffektiv vorhersagen kannst? Eine Möglichkeit wäre es, Deine BPMN Diagramme an jede unvorhergesehene Entwicklung anzupassen. So lassen sich notwendige Anpassungen in Bezug auf das Geschäftsmodell oder Verantwortlichkeiten auf einen Blick erkennen.

Wie Du einen Prozess mit dem BPMN Modell dokumentierst

Pools und Swimlanes

• Pools stellen die größte Komponente im BPMN Diagramm dar. Sie beschreiben die Einheit eines (einzigen) Businessprozesses aus der Perspektive einer Teilnehmergruppe (z.B. einer Abteilung oder einer Einzelperson wie eines Produktbesitzers)
• Pools werden in Swimlanes aufgeteilt. Diese repräsentieren spezifische Personen oder Teams, die innerhalb des größeren Pools Aufgaben fertigstellen. Die Illustration unten zeigt eine Swimlane in einem BPMN Pool.
• Jedes BPMN Diagramm muss mindestens einen Pool und eine Swimlane enthalten.

Flussobjekte

• Flussobjekte (eng. Flow-Elements) sind geometrische Formen (Rechtecke, Kreise und Diamanten), die spezifische Events und Aktivitäten innerhalb eines Pools repräsentieren.
• Rechteckige Formen werden normalerweise verwendet, um Aktivitäten innerhalb des Prozesses anzuzeigen. Es gibt zwei Arten von Aktivitäten: Subprozesse und Aufgaben.
• Subprozesse sind Aufgaben, die zwar für Deinen Prozess erledigt werden müssen, auf die Du Dich während des Hauptprozesses jedoch nicht fokussieren möchtest. Tipp: Dokumentiere zunächst Deinen Hauptprozess und behandle den Subprozess separat, so verlierst Du Dich nicht in Details.
• Eine Aufgabe (Task) ist ein zentraler Prozessbaustein, der nicht auf die Detailebene gebracht werden kann.
• Kreise stehen für Ereignisse. Diese externen oder internen Ereignisse können den Prozess beeinflussen.
  • Es gibt drei Arten von Ereignissen: Startereignisse, Zwischenereignisse und Ereignisse am Prozessende. Manche Diagramme spezifizieren den Auslöser eines Ereignis.
• Diamanten stehen für Gateways. Gateways sind Entscheidungspunkte, die den Pfad des Flusses unter bestimmten Bedingungen verändern können, indem eine Aktivität ausgeführt wird oder nicht.

Verbindungsobjekte

• Ein Sequenzfluss verbindet Flussobjekte innerhalb des gleichen Pools, kann sich aber auf unterschiedlichen Swimlanes befinden. Ein Sequenzfluss wird mit einer durchgezogenen Linie mit Pfeilspitze dargestellt. Diese Pfeile die Reihenfolge der unterschiedlichen Aktivitäten, die in Pfeilrichtung erledigt werden sollten.

Erstelle Dein BPMN Diagramm mit dem Conceptboard Template

Jetzt, da Du weißt, wie das BPMN Prozessmodell funktioniert, kannst Du sofort loslegen und mit unserem Template ein Diagramm erstellen.

1. Definiere zuerst den Prozess, den Du dokumentieren möchtest. Füge diese Beschreibung dem Poolnamen bei.
2. Identifiziere alle Stakeholder, die in diesem Prozess eine aktive Rolle einnehmen: Teams, Einzelpersonen, Zulieferer, Kunden. Jeder Stakeholder bekommt eine eigene Swimlane. Wenn Du weitere Swimlanes hinzufügen möchtest, wähle einfach eine Bahn mit dem Auswahlwerkzeug aus und kopiere sie.
3. Definiere alle Prozessaktivitäten. Nutze Sticky-Notes, um schnell an die relevanten Informationen zu kommen.
4. Verwende nun für jede Aktivität ein Rechteck aus der Bibliothek im Template. Für eine breitere Auswahl wähle im Menü „Inhalte einfügen“ > Bausteine (eng. building blocks).
5. Definiere Ereignisse, die die Aktivitäten in Gang setzen. Nutze die Objekte aus der Bibliothek, um die Arten der Auslöser festzulegen.
6. Platziere alle Ereignisse und Aktivitäten in der korrekten Swimlane.
7. Verwende Pfeile, um Ereignisse und Aktivitäten zu verbinden.

Herzlichen Glückwunsch! Du hast Dein erstes BPMN Diagramm erstellt.

Erweitere Dein BPMN Prozessdiagramm mit den BPMN Bausteinen

Jetzt ausprobieren

Wenn Du einen komplexen Prozess dokumentieren möchtest, dann nutze unsere Conceptboard BPMN Bausteine. Du findest sie im Menü unter „Inhalte einfügen“ > „Bausteine einfügen“ (engl. building blocks).

Hier findest Du eine Vielfalt an:

• Aktivitäten
• Ereignissen
• Gateways
• Datenobjekte
• Choreografien

Wenn Du gerne mehr Templates und Funktionen testen möchtest, starte jetzt die 30 Tage Test Phase und profitiere von der Conceptboard Premium Version.