Das Wichtigste in Kürze:
- Einführung von Conceptboard: Seit Oktober 2024 nutzt die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) Conceptboard als Teil ihres digitalen Arbeitsplatzes für mehrere Tausend Mitarbeitende.
- Standardapplikation für alle: Conceptboard wird sukzessive bei weiteren Trägern der DRV eingeführt, um die digitale Souveränität und gemeinsame digitale Zusammenarbeit aller Träger weiter zu fördern.
- Erfüllung hoher Datenschutzanforderungen: Conceptboard erfüllt strenge Sicherheitsanforderungen, wird komplett in und aus Deutschland heraus betrieben, um Datenschutz nach strengsten deutschen Standards sicherzustellen.
- Kulturwandel und moderne Zusammenarbeit: Mit der Einführung werden agile Arbeitsmethoden und moderne Arbeitsmodelle weiter gefördert und neue hybride Meetingformate für die DRV Mitarbeitenden entwickelt.
- Effiziente Kollaborationsplattform: Die Implementierung von Conceptboard ermöglicht eine einheitliche Plattform für remote Zusammenarbeit und trägerübergreifende Projekte in der DRV.
Seit Ende Oktober 2024 setzt die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) Conceptboard als Teil ihres digitalen Arbeitsplatzes ein. Über 20.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben nun Zugriff auf das sichere online Whiteboard-Tool, erleben Echtzeit-Zusammenarbeit und werden durch die zentrale Plattform optimal beim weiteren Übergang zu digitalen und hybriden Arbeitsformen unterstützt.
Manifestierung von New Work in der DRV.
Die Einführung ist ein entscheidender Schritt in eine digitalisierte Arbeitswelt und wird schrittweise auch bei allen anderen Regionalträgern der Deutschen Rentenversicherung (DRV) umgesetzt. Conceptboard nimmt im aktuellen IT-Stack für Kommunikation und Kollaboration in der DRV die Rolle des online Whiteboards, der digitalen Metaplanwand und Flipcharts sowie der visuellen Projektmanagementplattform ein, mit der einfache Meetings, Workshops, Projekte und Aufgaben Abteilung- und Träger übergreifend initiiert und durchgeführt werden können.
So können neue Prozesse und Meetingformate sehr einfach visualisiert und sodann geteilt werden. Die Weitergabe an die Anwender erfolgt von Führungskräften und Projektmanagern unkompliziert und dadurch skalierbar.
Herausforderung Cloud-Lösung in der Bundesbehörde – ein langer Weg, der sich gelohnt hat
Dominik Kemnitz, Teilprojektleiter für die Einführung von Conceptboard im Team der DRV Bund, zieht nach dem ersten Go Live eine Zwischenbilanz: „Die Initiative zur digitalen Zusammenarbeit ging von den 14 regionalen Rentenversicherungen sowie den zwei Bundesträgern DRV Bund und KBS aus: Gemeinsam entschied man sich für die Einführung eines online Whiteboards, um den IT-Stack für virtuelle Meetings, einfaches Projektmanagement und visuelles, kollaboratives Arbeiten zu erweitern. Conceptboard hilft uns dabei unsere Digitalisierungsstrategie schlanker und somit effizient umzusetzen und ist gleichzeitig ein Teil der Lösung, der die vielfältigen Anforderungen unseres Hauses erfüllt.“
Die Zusammenarbeit mit Conceptboard ist für die DRV also in zweierlei Hinsicht eine Innovation: Zum einen wird erstmals ein Kollaborationstool für New Work und hybrides Arbeiten eingeführt, zum anderen ist Conceptboard die erste reine Cloud-Anwendung, die in der DRV als neue IT-Lösung umgesetzt wird.
Harald Joos, Cloud-Beauftragter der DRV Bund, bringt die Herausforderung auf den Punkt: „Mit Conceptboard treten wir den Beweis an, dass es auch in einer so großen Behörde wie der Deutschen Rentenversicherung möglich ist, datenschutzkonforme Cloud-Lösungen zu etablieren. Ein wichtiger Schritt, um innovative Lösungen nutzen zu können!“
Bis zum erfolgreichen Start vergingen fast zwei Jahre. Eine der größten Hürden waren die hohen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz: Conceptboard erfüllt die strengen Anforderungen der DRV Bund, verfügt über die nötige Erfahrung für solche Großprojekte und bringt mit IONOS einen Hosting-Anbieter mit, der die Datenhoheit für die DRV garantiert: Mit höchsten Zertifizierungen wie C5 und BSI IT-Grundschutzbietet IONOS DSGVO-konforme Cloud-Lösungen, die den Schutz sensibler öffentlicher Daten gewährleisten.
Noch in diesem Jahr werden neben der DRV Bund weitere Regionalträger ihre Arbeitsplätze mit Conceptboard digitalisieren, in 2025 soll der Rollout bei allen beteiligten Sozialversicherungsträgern abgeschlossen sein.
Kulturwandel: Neue Arbeitsformen, um den Herausforderungen der Zukunft aktiv zu begegnen mit Conceptboard als nachhaltigem Enabler
Die DRV ist eine sehr komplexe Verwaltungsorganisation, in der jeder Digitalisierungsschritt mit einer Vielzahl von fachübergreifenden Abhängigkeiten verbunden ist. Durch den täglichen Umgang mit hochsensiblen Daten ist der IT-Stack entsprechend konservativ und der Einsatz moderner Software nicht von heute auf morgen problemlos umsetzbar.
Die Implementierung von Conceptboard geht mit einem Kulturwandel einher, den es zu gestalten und zu begleiten gilt. Übergeordnetes Ziel dieser langfristigen Partnerschaft ist die Förderung einer kollaborativen und modernen Arbeitsweise, die es allen Mitarbeitenden ermöglicht, sich in die digitale Transformation einzubringen. Insbesondere die Einführung agiler Methoden, die Durchführung virtueller Meetings und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten stehen im Fokus der Umsetzung. Von gemeinsamen Retrospektiven, über visuelles Projektmanagement mit Kanban bis zu übergreifender Prozessentwicklung: Conceptboard reduziert die Hürden für echte Zusammenarbeit immens und schnelle Erfolgserlebnisse motivieren so zu neuen Ansätzen.
Funktionen wie digitale Haftnotizen, Textmarker, Online-Abstimmungen und die zahlreichen vorgefertigten Templates ermöglichen es auch Einsteigern, nicht nur passiv teilzunehmen, sondern schnell am digitalen Whiteboard aktiv zu werden, um so eigenständig Projekte zu entwickeln. So wird Conceptboard zum Enablerund stärkt damit die individuelle digitale Souveränität und die virtuelle Methodenkompetenz der Mitarbeitenden.
Um alle Mitarbeitenden einzubinden und Vorbehalte abzubauen, wurde daher besonderer Wert auf eine intuitive und benutzerfreundliche Software gelegt. Auch aus diesem Grund fiel die Wahl daher auf Conceptboard – ein einheitliches und sicheres Tool für alle Träger, das gleichzeitig die Effizienz der interinstitutionellen Zusammenarbeit steigert.
Zahlen, Daten und Fakten zur DRV
Die DRV besteht aus 14 regionalen Rentenversicherern und den beiden Bundesträgern DRV Bund und DRV KBS (Knappschaft-Bahn-See). Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts deutschlandweit für die gesetzliche Rentenversicherung zuständig. Der Hauptsitz befindet sich in Berlin, mit weiteren Dienststellen in Brandenburg, Gera, Stralsund und Würzburg. Als größter Rentenversicherungsträger betreut die DRV Bund nicht nur Versicherte und Rentner, sondern übernimmt auch übergreifende Aufgaben wie Öffentlichkeitsarbeit, Statistik und Finanzen für alle Träger der Deutschen Rentenversicherung.
Die Deutsche Rentenversicherung betreut insgesamt rund 57 Millionen Versicherte und über 21 Millionen Rentner.