OZG 2.0: Die Zukunft der digitalen Verwaltung in Deutschland

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Das Onlinezugangsgesetz (OZG) hat bereits seit seiner Einführung im Jahr 2017 zum Ziel, Bürgern und Unternehmen den Zugang zu Verwaltungsleistungen zu erleichtern und diese digital verfügbar zu machen. Mit dem OZG 2.0 steht nun die nächste Stufe der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in den Startlöchern. Neben technologischen Neuerungen bringt diese auch ein cleveres Werkzeug, das den Übergang zur digitalen Verwaltung noch effizienter und nutzerfreundlicher macht: das Föderales Informationsmanagement (FIM).

Die Vision des OZG 2.0

Das ursprüngliche OZG setzte den Rahmen für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Es verpflichtete Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 alle Leistungen digital über entsprechende Verwaltungsportale anzubieten. Trotz großer Fortschritte wurde jedoch deutlich, dass die Umsetzung der ambitionierten Ziele mehr Zeit und eine verbesserte Strategie sowie das richtige Werkzeug zum Projektmanagement erfordert.

Das OZG 2.0 knüpft an diesen Schwachstellen an und erweitert die bisherigen Ziele um neue Schwerpunkte:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Weiterentwicklung digitaler Infrastrukturen werden Verwaltungsprozesse effizienter und nutzerfreundlicher gestaltet.
2. Erweiterung des Leistungsangebots: Über die bereits digitalisierten Leistungen hinaus sollen weitere Dienste online verfügbar gemacht werden.
3. Höchste Sicherheit und Datenschutz: Mit der zunehmenden Digitalisierung wächst auch die Bedeutung von IT-Sicherheit und Datenschutz, die im OZG 2.0 noch stärker berücksichtigt werden.

Die Rolle des FIM im OZG 2.0

Ein zentrales Element des OZG 2.0 ist das Föderale Informationsmanagement (FIM). FIM dient dazu, verständliche Bürgerinformationen, einheitliche Datenfelder für Formulare und standardisierte Prozesse für Verwaltungsleistungen zu entwickeln und bereitzustellen. Mithilfe des FIM lässt sich der Übersetzungs- und Implementierungsaufwand von rechtlichen Vorgaben deutlich reduzieren. Um die Umsetzung von digitalen Verwaltungsprozessen zu unterstützen, hat Conceptboard gemeinsam mit Lindner Consult eine Vorlage für das Föderale Informationsmanagement entwickelt: das FIM-Template.

Was ist das Conceptboard FIM-Template?

Das FIM-Template liefert ein standardisiertes Format, das gebündelt alle Informationen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erbringung von Verwaltungsleistungen beschreibt. Es enthält:

• Prozesse: Von der Identifizierung der Verwaltungsleistung bis zur Prozesserstellung liefert die Vorlage detaillierte Darstellungen, die zur Erbringung einer Verwaltungsleistung erforderlich sind.
• Datenfelder: Unterstützung bei der einheitlichen Spezifikation der benötigten Datenfelder und deren Struktur.
• Rechtsvorschriften: Hinweise auf die rechtlichen Grundlagen und Anforderungen für die jeweilige Verwaltungsleistung.

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Durch diese Standardisierung wird sichergestellt, dass Verwaltungsleistungen in ganz Deutschland einheitlich und nachvollziehbar erbracht werden können.

Vorteile des FIM-Templates

Das FIM-Template bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die maßgeblich zum Erfolg des OZG 2.0 beitragen:

1. Standardisierung und Interoperabilität: Die einheitliche Strukturierung von Informationen und Prozessen verbessert die Interoperabilität und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen und -bereichen erheblich. Dies erleichtert nicht nur die Integration neuer digitaler Lösungen, sondern auch den Austausch von Daten.
2. Effizienz und Kostenersparnis: Standardisierte Prozesse und Datensätze ermöglichen es, Verwaltungsleistungen schneller und kostengünstiger zu digitalisieren. 
3. Benutzerfreundlichkeit: Ein einheitlicher Aufbau der digitalen Verwaltungsleistungen sorgt für eine höhere Benutzerfreundlichkeit. Bürger und Unternehmen profitieren von klar strukturierten Prozessen und nachvollziehbaren Informationsangeboten.
4. Schnellere Umsetzung: Mit der fertigen Vorlage können digitale Verwaltungsdienste schneller entwickelt und bereitgestellt werden. Dies ist besonders in Zeiten der Pandemie und der wachsenden Nachfrage nach digitalen Lösungen von Vorteil.
5. Qualitätssicherung: Zudem enthält das FIM-Template auch Hinweise auf rechtliche Vorschriften und Anforderungen. Dies hilft sicherzustellen, dass digitale Verwaltungsleistungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und somit rechtskonform sind.

Praxisbeispiele für die Anwendung 

Um die Vorteile des FIM-Templates greifbarer zu machen, lohnt sich ein Blick auf konkrete Anwendungsfälle:

Beispiel 1: Online-Anmeldung von Gewerbebetrieben

Durch die Verwendung des FIM-Templates können die Prozessschritte klar definiert und standardisiert werden. Dies führt dazu, dass Gewerbeanmeldungen nun bundesweit einheitlich und effizient online durchgeführt werden können. Unternehmen sparen dadurch Zeit und Aufwand, während die Verwaltungen von der reduzierten Bearbeitungszeit profitieren.

Beispiel 2: Digitale Baugenehmigungen

Die komplexen Anforderungen und Prozesse werden durch standardisierte Datensätze und Prozessbeschreibungen vereinfacht. Dies verkürzt nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern erhöht auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Genehmigungsverfahren.

Teste jetzt die Vorlage von Conceptboard für das Föderale Informationsmanagement und finde heraus, wie Du Deine Verwaltungsleistungen verbessern kannst.

Herausforderungen und Ausblick

Trotz der vielen Vorteile und Fortschritte gibt es auch Herausforderungen, die im Rahmen des OZG 2.0 und der Nutzung des FIM-Templates bewältigt werden müssen:

• Anpassung bestehender Systeme: Viele Verwaltungen arbeiten noch mit veralteten IT-Systemen, die nicht ohne Weiteres mit den neuen Standards kompatibel sind. Hier sind Investitionen und Schulungen notwendig, um die Umstellung erfolgreich zu gestalten.
  
• Akzeptanz und Beteiligung: Die erfolgreiche Umsetzung des OZG 2.0 hängt auch von der Akzeptanz und aktiven Beteiligung aller Beteiligten ab. Es bedarf einer engen Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen sowie der Einbindung von Bürgern und Unternehmen.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung: Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Es ist daher wichtig, dass die FIM-Templates regelmäßig überprüft und an neue technologische und rechtliche Entwicklungen angepasst werden.

Effizient und bürgerfreundlich: OZG 2.0 und FIM schaffen die Grundlage für eine zukunftsfähige Verwaltung

Das OZG 2.0 und das FIM markieren einen bedeutenden Schritt in Richtung einer modernen, effizienten und bürgerfreundlichen Verwaltung in Deutschland. Durch die Standardisierung von Prozessen und Datensätzen werden nicht nur die Effizienz und Qualität der Verwaltungsleistungen gesteigert, sondern auch die Grundlage für eine zukunftsfähige Digitalisierung gelegt. Trotz der anfänglichen Herausforderungen bietet das FIM-Template eine solide Basis, auf der die Vision einer vollständig digitalisierten Verwaltung Realität werden kann. Die kommenden Jahre werden zeigen, wie gut es gelingt, diese Vision in die Praxis umzusetzen und die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung weiter voranzutreiben.

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