Die CDO Toolbox. Digitalisierung leicht gemacht

So gelingt digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung: Die innovative CDO Toolbox von Conceptboard vereinfacht den Weg in die Digitalisierung und bietet einen Überblick über hilfreiche Methoden und Prozesse, die speziell auf die Bedürfnisse im öffentlichen Sektor zugeschnitten sind.

Die Toolbox ermöglicht mitsamt gebrauchsfertigen Vorlagen und detaillierten Methoden-Anleitungen allen Mitarbeitenden eine aktive Mitgestaltung im Digitalisierungsprozess und eine Erleichterung der täglichen Arbeit.

CDO Toolbox Methodenübersicht
How to make employees use collaboration tools

Was ist die CDO Toolbox?

Willkommen in der CDO Toolbox – der Methoden-Toolbox für Chief Digital Officers (CDOs), Digitalisierungsverantwortliche in der öffentlichen Verwaltung sowie deren Teams. In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt stehen Behörden vor der stetigen Herausforderung, ihre Dienstleistungen effizienter, zugänglicher und benutzerfreundlicher zu gestalten. Um diese ambitionierten Ziele zu erreichen, sind innovative Werkzeuge und Methoden unerlässlich. Genau hier setzt unsere Toolbox an.

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, CDOs und ihre Teams mit einer umfangreichen Sammlung von Methoden und Vorlagen zu unterstützen, die speziell auf die Bedürfnisse der Digitalisierung im öffentlichen Sektor zugeschnitten sind. Der Anfang ist gemacht – weitere Methoden und Templates folgen von Conceptboard Partnern aus unterschiedlichen Bereichen der Beratung.

Wie wird die CDO Toolbox eingesetzt?

Von Prozesserfassung und Prozessdesign über Modellierungen für das Föderale Informationsmanagement (FIM) bis hin zu ausgearbeiteten Konzepten für Bürgerprozesse (Bürgerbeteiligung, OZG, uvm.) und umfassenden Leitfäden für das Projektmanagement und Förderprojekte – unsere Toolbox deckt viele Anwendungen ab, die für eine erfolgreiche Digitalisierung innerhalb von Behörden erforderlich sind.

Wir verstehen die einzigartigen Herausforderungen und Anforderungen, mit denen CDOs und Führungskräfte in der Verwaltung konfrontiert sind. Deshalb haben wir den Fokus auf intuitive, leicht zu erlernende und benutzerfreundliche Vorlagen gelegt, die nicht nur theoretisches Wissen vermitteln, sondern auch praktische Werkzeuge an die Hand geben, um die Vision einer digitalen Verwaltung Wirklichkeit werden zu lassen.

A laptop with a conceptboard board on it, including sticky notes, graph, table. Showing easy collaboration between team

So funktioniert die CDO Toolbox

Unsere Toolbox ist der Werkzeugkasten für die Transformation der behördlichen Strukturen und der Gestaltung zukunftsfähiger, digitaler Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger.

  • Die folgenden Vorlagen-Links öffnen jeweils ein Board mit der Vorlage in unserer Conceptboard Behördencloud. Diese wird nach den höchsten Datenschutzstandards des BSI (BSI IT Grundschutz, C5 und ISO 27001) auf deutschen Servern der Firma IONOS aus Montabaur in Berlin und Frankfurt gehostet, ohne Datenverarbeitung in Drittländern.
  • Die Vorlagen sind für 48 Stunden ohne Einschränkungen auch ohne eigenen Conceptboard-Account alleine und für hybride Zusammenarbeit nutzbar.
  • Mit einem aktiven Conceptboard-Account können die Vorlagen auf Dauer gesichert und bearbeitet werden.
  • Auf Wunsch erstellen wir gerne einen eigenen Account zum Test auf unserer Behördencloud.

Unsere Kollaborations- und Digitalisierungsexperten helfen gerne weiter.
Kontaktiere uns unter: beratung@conceptboard.com

1. Prozesserhebung und Prozessdesign

Prozesserhebung nach einer Vorlage des Bundesverwaltungsamtes (BVA)

Mit dieser Workshop-Vorlage werden Digitalisierungsverantwortliche und Führungskräfte mit Prozessverantwortung in die Lage versetzt, ihren Mitarbeitenden und Projektgruppen die Grundlagen digitaler Prozessnotation und Modellierung näherzubringen. Dieser Workshop bietet eine wertvolle Grundlage für alle hybriden, synchronen und asynchronen Projekte, bei denen auch abteilungsübergreifende Prozesse aufgenommen und weiterentwickelt werden. Das Template kann alleine als auch in kleinen Gruppen als Workshop bearbeitet werden.

Template Prozesse erheben nach BVA
Template Prozesserhebung und Modellierung Vorlage

Vorlage zur Prozesserhebung und Modellierung

Nach einer erfolgreichen Einführung in das Thema Prozesserhebung und Prozessmodellierung ist diese Vorlage ein erweiterter Übungsraum und/oder Produktivboard. Auf dieser größeren Prozessmodellierungsfläche werden hier für alle Prozess- und Projektbeteiligten vom Sachbearbeiter bis zum CIO komplexe Zusammenhänge in einfacher Notation festgehalten. Über die Notation der internen Prozessschritte bietet diese Erweiterung auch die Aspekte CX (Citizen Experience) und UI (User Interface).

FIM - Föderales Informations Management

Föderales Informationsmanagement (FIM) – das Template ist der Leitfaden für administrative Dienste. FIM zielt darauf ab, Bürger mit leicht verständlichen Informationen zu versorgen, uniforme Datenfelder für Formulare und standardisierte Ablaufanweisungen für die Verwaltungsdurchführung zu etablieren, mit dem Ziel, Aufwände für Übersetzung und Implementierung gesetzlicher Anforderungen zu reduzieren. Damit sollen Länder und Kommunen in der redaktionellen und organisatorischen Durchführung von Verwaltungsprozessen nicht mehr isoliert vorgehen müssen. Sie profitieren stattdessen von den qualitätsgeprüften Vorleistungen der übergeordneten Verwaltungsebenen.

Template FIM - Föderales Informations Management

2. OZG - (CX) Citizen Experience und (UI) User Interface

Citizen (Bürger) Journey Map

Bekannt aus der Softwareentwicklung im kommerziellen Umfeld ist dies eine Adaption der Customer Journey Map auf den Kontext der behördlichen Dienstleistungen und Aufgaben, bei denen der Bürger direkter Interaktionspartner ist. Die Matrix ermöglicht es den Verantwortlichen, die einzelnen Dimensionen der Interaktion über unterschiedliche Kanäle und technische Mittel zu analysieren und somit eine wichtige Grundlage für erfolgreiche Verfahren und Initiativen zu schaffen.

Template Citizen Journey Map
Template Wireframes Prototypen

Frontend Design: Wireframes für Informations- und Eingabemasken

Nachdem sowohl der interne Bearbeitungsprozess als auch die Anforderungen an die Bürgerkommunikation definiert sind, können im nächsten Schritt das Design sowie eine Logik bei mehrstufigen Formularen skizziert werden. Mit dem sogenannten Wireframing ist es auch einfach und intuitiv möglich, am Entwicklungsprozess zu partizipieren und Vorschläge für die UI / CX Softwareentwicklung zu erstellen.

3. Projektmanagement

Prioritätenmatrix

Mit der Prioritätenmatrix werden einzelne Nutzer, kleine Teams und größere Projektgruppen in die Lage versetzt, visuell Aufgaben und Themen nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Diese Vorlage ist ein hervorragendes Werkzeug zu Beginn von Meetings, um die anstehenden Themen zu clustern sowie für die strategische Aufgaben- und Inititativenplanung.

https://app.conceptboard.com/load/priority-matrix-de
Template Projekt Checkliste

Behördliche Projekt- und Initiativencheckliste

Eine kleine Hilfe und der wohl einfachste Einstieg ins behördliche Projektmanagement: Um die Machbarkeit sowie die konkrete Umsetzung unterschiedlicher kleiner und größerer Projekte und Initiativen in Behörden zu analysieren, hilft diese Checkliste dabei, entscheidende Fragen zu stellen und Handlungsansätze zu formulieren.

Zeitstrahl für erfolgreiche Projektplanung

Erfolgreiches Projektmanagement lebt von der Strukturierung komplexer Gesamtaufgaben in Teilaspekte und Unterprojekte. Bei der Zerlegung und Analyse werden Abhängigkeiten deutlich, diese müssen sequenziell aufeinander abgestimmt werden. Dabei hilft die Visualisierung mit einem Gantt Chart oder Zeitstrahl. Diese Art der Darstellung ist Standard in komplexen Projektmanagement Tools, zu denen jedoch nicht jeder Behördenmitarbeiter Zugang oder Expertise hat.

Template Gantt Chart

4. Agile Methoden und Retrospektiven

Die Segelboot-Retrospektive

Die Segelboot-Retrospektive dient dazu, den Fortschritt und die Herausforderungen eines Projekts zu reflektieren. Ähnlich wie ein Segelboot auf dem Meer navigieren Teams durch verschiedene Phasen eines Projekts. Die Retro ermöglicht es den Teammitgliedern, die „Windrichtung“ zu bewerten (was gut läuft), „Anker zu werfen“ (was sie zurückhält) und „neue Kursrichtungen zu planen“ (welche Verbesserungen vorgenommen werden müssen). Durch diese strukturierte Reflexion können Mitarbeitende wertvolle Erkenntnisse gewinnen, um zukünftige Projekte effizienter zu gestalten und Probleme proaktiv anzugehen.

Template Sailboat Retrospective
Template daily standup

Daily Standup - effektiv Projekte vorantreiben

Ein tägliches Stand-Up-Meeting in behördlichen Projekten fördert transparente Kommunikation, ermöglicht schnelle Problemlösungen, verbessert den Fokus und die Ausrichtung des Teams, optimiert den Ressourceneinsatz und stärkt die Teambindung und Motivation. Kurz gesagt, es steigert die Effektivität und Effizienz behördlicher Projekte durch regelmäßige Updates und Zusammenarbeit im Team.

Klassisches Kanban zur agilen Sprintplanung

Eine Sprint- und Arbeitsplanung ist in der Verwaltung entscheidend, um Projekte effektiv zu strukturieren und den Fortschritt zu verfolgen. Sie ermöglicht transparente Kommunikation, effiziente Ressourcennutzung, schnelle Anpassungen an sich ändernde Anforderungen und verbesserte Zusammenarbeit im Team. Kurz gesagt, eine solide Sprint- und Arbeitsplanung ist unerlässlich, um behördliche Projekte erfolgreich umzusetzen und den Service für Bürgerinnen und Bürger kontinuierlich zu verbessern.

Template Kanban Sprintplanung

5. New Work / Hybride Kollaboration / Meetings

Online Meeting Vorlage

Mit dieser Vorlage wird jeder innerhalb der Verwaltung zum Online-Meetingprofi. Dank der einfachen Anleitung gelingt es, eine Agenda zu definieren, klare Maßnahmen zu dokumentieren und Inhalte festzuhalten.
Besonders für ungeübte Moderatoren ist dies DER Einstieg in die digitale und hybride Souveränität am Arbeitsplatz.

Template Meeting Minutes
Template 5 Finger Methode

Meetingvorbereitung mit der 5 Finger Methode

Gute Meetings für Alle! Mit der 5 Finger Methode wird die Vorbereitung von Meetings erleichtert. Dadurch werden Zweck, Teilnehmer, Thema und erwartetes Ergebnis erarbeitet und definiert. Mit dieser Vorbereitung, sowohl für virtuelle, hybride und vor Ort Meetings, werden Termine effizient und effektiv.

New Work Team Canvas

Das New Work Team Canvas hilft Mutigen beim Perspektivenwechsel. Möglicherweise eingefahrene oder „selbstverständliche“ Strukturen und Denkmuster in Abteilungen und Teams werden unter den Gesichtspunkten Werte, Mehrwerte, Rollen und Zweck beleuchtet und Impulse für effektivere Zusammenarbeit abgeleitet.

Template Team Canvas

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