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Angesichts der Herausforderungen, die durch die COVID-19-Pandemie entstanden sind, hat sich die Zahl der Online-Workshops in Unternehmen stark erhöht. Unternehmen weltweit haben erkannt, dass Zusammenarbeit auch ohne physische Präsenz möglich ist. Allerdings benötigen sie dafür die geeigneten Tools, um die Online-Kollaboration effizient zu gestalten.
Damit auch nach der Coronapandemie weiterhin spannende und effektive Online-Workshops mit Kunden oder intern stattfinden können, setzt die Management- und Technologieberatung Detecon auf das innovative Collaboration-Tool Conceptboard. Lass Dir von Sarah Backofen, Beraterin im Bereich Agile Capabilities bei Detecon, erzählen, wie das Online-Whiteboard nahtlos in das Unternehmen integriert wurde und Online-Workshops bei Detecon heute ablaufen.
Online-Workshops mit maximalem Output mithilfe von Conceptboard durchführen
Die Einführung von Conceptboard bei Detecon wurde stark durch die entstandenen Herausforderungen der Coronapandemie beeinflusst. Die Beschränkungen der physischen Präsenz erschwerten die Durchführung von Kundenworkshops erheblich. Beratende bei Detecon benötigten ein effizientes Werkzeug, um weiterhin hochwertige Beratungsdienstleistungen anzubieten, auch wenn sie nicht physisch vor Ort sein konnten.
Conceptboard ermöglichte es, Workshops mit Kunden online durchzuführen und dabei die Qualität der Beratungsdienste von Detecon aufrechtzuerhalten.
„Mitten in der Pandemie haben wir mithilfe von Conceptboard den nahtlosen Übergang von Präsenz-Workshops zu Online-Workshops gemeistert. Dabei haben wir nicht nur die Qualität unserer Workshops erhalten, sondern auch echten Mehrwert geschaffen und wertvollen Content generiert.“ – Sarah Backofen, Beraterin im Bereich Agile Capabilities bei Detecon
Ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Collaboration-Tools war neben den Funktionen die Einhaltung von Regularien bezüglich Datenschutz. Da Conceptboard hohe Anforderungen in Bezug auf die Speicherung und Verarbeitung von sensiblen Daten bietet, fiel die Wahl auf den Anbieter aus Stuttgart.
Den Einstieg erleichtern: Eine Grundlagenschulung für alle Mitarbeitenden
Der entscheidende Erfolgsfaktor für die Implementierung des Collaboration Tools in der Beratergesellschaft war die Entscheidung, allen Mitarbeitenden eine Grundlagenschulung anzubieten. So hatte jeder die Gelegenheit, das Tool ausgiebig kennenzulernen und seine Funktionen zu verstehen. Dies schuf eine einheitliche Basis für die Nutzung des Tools und ermöglichte es den Mitarbeitenden, schnell und effizient damit umzugehen.
Um die Schulung breit in der Organisation zu verteilen, hat das Team um Sarah Backofen einen schrittweisen Ansatz entwickelt. Zuerst waren Mitarbeitende in ihren jeweiligen Chaptern an der Reihe, um eine solide Grundlage zu schaffen. Anschließend folgte die Schulung für Assistenzkräfte und zuletzt für alle interessierten Mitarbeitenden der Detecon. Das offene Training steht jedem in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Bei Fragen oder als Inspiration stehen Teams-Channels als kurzfristige Hilfe und Unterstützung zur Verfügung.
Ergebnisse, die Detecon mit Conceptboard erzielt
- Effektive Online-Workshops mit Kunden: Das Collaboration Tool ermöglicht es der Beratergesellschaft, ihre Kundenworkshops auch virtuell abzuhalten. Durch die zentrale Verwaltung von Ideen und Aufgaben können Workshops effizient gestaltet werden, ohne den Fokus zu verlieren. Zudem entstehen keine Reisekosten und die Teilnahme aus der ganzen Welt wird möglich.
„Mit Conceptboard sparen wir Zeit, Geld und erzielen hervorragende Ergebnisse! Wir führen fast alle Workshops online durch, was auch für unsere Kunden unkomplizierter ist.“ – Sarah Backofen, Beraterin im Bereich Agile Capabilities bei Detecon
- Unkomplizierte asynchrone Zusammenarbeit ist ein entscheidender Vorteil von Conceptboard, besonders für große Teams, die über verschiedene Zeitzonen verstreut sind oder unterschiedliche Arbeitszeiten haben. Dies ermöglicht die nahtlose Bearbeitung von kontinuierlichen Themen wie Ideensammlungen und Tipps und Tricks, die von jedem, der einen Einfall hat, laufend erweitert werden können.
- Verbesserte interne Prozesse: Bei Detecon werden sowohl komplexe Aufgaben wie Eventplanungen als auch einfaches Aufgabenmanagement mit Conceptboard durchgeführt. Dadurch entsteht eine strukturierte Arbeitsumgebung, die die Zusammenarbeit und den Informationsfluss im Unternehmen verbessert.
Um den Mitarbeitenden neben den richtigen Werkzeugen auch Hilfestellungen in Form von Templates zu bieten, gibt es ein firmeneigenes Template zur Nutzung von Conceptboard für die Durchführung von Online-Workshops. Dieses beinhaltet eine grobe Struktur für den Workshop und ermöglicht individuelle Anpassungen. Dadurch wird der Einsatz von Conceptboard für Online-Workshops so leicht wie möglich gestaltet.
Eigene Vorlage für die Durchführung von Workshops mit Conceptboard
Auf einem weiteren Template sind alle spezifischen Grafiken von Detecon abgelegt. Diese Grafiken lassen sich problemlos anpassen und auf anderen Boards wiederverwenden. Dadurch wird eine klare Struktur geschaffen, die es ermöglicht, ein einheitliches Erscheinungsbild in der Kundenberatung zu gewährleisten.
Conceptboard Vorlage von Grafiken und Folien im Corporate Design von Detecon
„Dank Conceptboard erhalten wir innerhalb von zwei Minuten Feedback oder Input von zehn unterschiedlichen Personen – im Vergleich dazu würde es mindestens zehn Minuten dauern, wenn wir sie nacheinander befragen würden. Um einen zeitlichen Rahmen vorzugeben, kommt uns auch die Timer-Funktion zugute.“ – Sarah Backofen, Beraterin im Bereich Agile Capabilities bei Detecon
Externe und interne Zusammenarbeit auf neuer Ebene
Diese neuen Wege der internen und externen Zusammenarbeit eröffnen aufregende Möglichkeiten. Das Collaboration Tool ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich besser auf ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren, indem es eine effiziente Verwaltung von Aufgaben und eine verbesserte Zusammenarbeit bietet. Workshops mit Kunden werden nicht nur reibungsloser, sondern auch erfolgreicher dank der Vorbereitung und Durchführung mit Conceptboard.
Die Einführung einer Grundschulung für alle Mitarbeitenden legt einen festen Grundstein, um das Tool optimal zu nutzen. Insgesamt eröffnet diese neue Ebene der Zusammenarbeit spannende Perspektiven für das Unternehmen und zeigt, wie Technologie die Arbeitsweise verbessern kann.
Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.
