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Fast alle kennen es oder haben davon gehört und können mitfühlen: Wir verbringen viel zu viel Zeit in Meetings! Lange Monologe und ergebnislose Diskussionen sind oft an der Tagesordnung und sorgen für Ermüdung oder sogar Frust bei allen Beteiligten.
Nur zu oft bleibt die eigentliche Arbeit währenddessen liegen. Oder noch schlimmer: am Ende des Meetings ist die To-do-Liste länger als davor. Die Pandemie hat die Anzahl der (virtuellen) Treffen und Calls im Arbeitsleben laut einer Microsoft Studie sogar um 50 % erhöht. Eine Einladung zu einem Online-Meeting zu verschicken ist schließlich so viel leichter, als jemanden zur Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung zu überreden. Und so führt fast jedes zu klärende Thema inzwischen zu einem weiteren Termin im Kalender. Hier kommt die 5-Finger Methode ins Spiel!
Um Meetings besser vorzubereiten, fehlt die Zeit
Weil wir offenbar viel wertvolle Zeit in schlechten Meetings verschwenden, kommt niemand mehr dazu, die Meetings selbst oder gar die Meetingkultur an sich zu verbessern. Ein erster Schritt in die richtige Richtung ist, diese sinnvoll vor- und nachzubereiten. Kaum eine*r macht sich jedoch diese Mühe. Im Ergebnis führt ein schlechtes Meeting zu einem weiteren noch schlechteren Meeting. Mit unserer 5-Finger Methoden Vorlage geht das jedoch ganz schnell!
Wie lassen sich Meetings besser strukturieren?
Mit der 5-Finger Methode sowie der fertigen Vorlage lässt sich das nächste Meeting, mithilfe von fünf simplen Fragekategorien besser strukturieren. Die Idee dahinter: Einfach und schnell Meetings so vorzubereiten, dass sie sinnvolle Ergebnisse und einen guten Austausch als Ziel haben. Richtig eingesetzt, lassen sich mit dem 5-Finger Template Dauer und Anzahl von Meetings reduzieren und die Qualität der Ergebnisse nach oben treiben. Somit bleibt mehr Zeit für Spaß an (und vor allem bei!) der Zusammenarbeit.
Vor allem die Frage nach dem “Wie” macht deutlich, dass ein Meeting immens davon profitiert, wenn jemand es bewusst gestaltet und einfache Moderationsmethoden nutzt. In Meetings, die nur irgendwie ablaufen, dominiert oft die Methode “freie Rede”. Dann spricht der oder die Lauteste und der oder die Extrovertierteste. Dabei wird oft vergessen, dass mit nur etwas Vorbereitung und Gestaltung Meetingergebnisse leicht ganzheitlicher werden können. Probiert es doch einfach selbst aus, indem im nächsten Meeting alle nacheinander aufgerufen werden und in ein bis zwei Sätzen oder mit einer Timebox von 30 Sekunden jede*r die eigenen Gedanken zu einem Thema kundtut.
Wann benutze ich die 5-Finger Methode?
Die 5-Finger Methode nützt Dir, wenn es Deine Aufgabe ist, Meetings zu leiten und zu gestalten. Zum Beispiel als Führungskraft, Team- oder Projektleitung, Agile Coach, Teammitglied oder in der Rolle der Moderation. Die 5-Finger Vorlage kann alleine oder im Team genutzt werden und eignet sich für jede Art von Meeting: in Präsenz, online und hybrid.
So funktioniert das Template
“5-Finger Methode”
Fange beim Ausfüllen des 5-Finger Templates links an und gehe die Fragen entlang der Finger nach rechts durch. Beantworte sie stichpunktartig auf den zur Verfügung stehenden Sticky-Notes.
Beim ersten Mal kannst Du Dir auch direkt auf dem Board einen Timer auf z.B. 15 Minuten stellen. Ohne allzu lange nachzudenken, schreibe Deine Gedanken zu den einzelnen Fragen direkt auf. Gehe anschließend in einer weiteren Runde von gleicher Länge (hier: 15min) die einzelnen digitalen Haftnotizen noch einmal durch und verfeinere Deine Antworten. Das Ziel besteht darin, ein Meeting möglichst schnell, aber auch bestmöglich vorzubereiten. Jede Antwort ist dabei besser als keine Antwort (da die meisten Meetings gar nicht vorbereitet werden). Du brauchst also keine perfekte Lösung.
Am Anfang ist es vielleicht ungewohnt, aber mit der Zeit wirst Du immer schneller dabei das 5-Finger Template auszufüllen und brauchst für eine gute Vorbereitung nur noch 5 Minuten – weil Du es gewohnt bist und über die richtigen Fragen nachdenkst.
(1) Kategorie WARUM
Hier geht es darum, die Ziele des Meetings abzustecken.
- Wozu dieses Meeting? Zum Beispiel: Zu dem schwierigen Thema XY gibt es sehr unterschiedliche Meinungen und das blockiert das weitere Vorgehen im Projekt.
- Was soll danach anders sein? Zum Beispiel: Es gibt ein gemeinsames Problemverständnis zum Thema XY, mindestens 2 konkrete Lösungsideen sind entwickelt und es gibt eine Entscheidung, welche davon wann und von wem angegangen wird.
Tipp: Wundere Dich nicht, wenn diese Kategorie am Anfang besonders schwer auszufüllen ist. Für die meisten von uns ist es ungewohnt, über Ziele von Meetings nachzudenken, da sie schwer greifbar scheinen.
(2) Kategorie WAS
Hier geht es darum, die zu bearbeitenden Themen auszuwählen.
- An welchen Themen soll gearbeitet werden? Zum Beispiel: Meinungsaustausch zu Thema XY, Lösungsideen entwickeln, Entscheidung zum weiteren Vorgehen.
- Welche Fragen sollen geklärt werden? Zum Beispiel: Worin liegt die größte Herausforderung bei Thema XY? Wie ließen sich die Herausforderungen einfach konkret lösen? Was kannst Du tun, um eine der identifizierten Lösungen voranzubringen?
(3) Kategorie WER
Hier geht es darum, die Teilnehmerschaft näher zu benennen.
- Wer nimmt teil? Zum Beispiel: Eine Liste der zu erwartenden Teilnehmenden oder zumindest eine Anzahl.
- Wie viele an welchem Ort? Entscheidende Information vor allem für Hybridmeetings. Zum Beispiel: 10 sind vor Ort dabei und 8 schalten sich Online dazu.
(4) Kategorie WANN
Hier geht es darum, den genauen Zeitpunkt zu definieren, also Datum und Uhrzeit.
- Wann findet das Meeting statt? Zum Beispiel: 10.2.23 von 10:00 bis 11:30 Uhr.
(5) Kategorie WIE
Hier geht es darum, Arbeitsweisen und Werkzeuge festzulegen, um für mehr Beteiligung und ganzheitlichere Ergebnisse zu sorgen.
- Wie wird zusammengekommen? Zum Beispiel: Online via Teams. Vor Ort im Besprechungsraum 123. Hybrid via Teams und im Besprechungsraum 345.
- Welche Werkzeuge kommen zum Einsatz? Zum Beispiel: Conceptboard, Excel und OneNote.
- Welche Methoden sind hilfreich? Zum Beispiel: Check-in, Check-out, Umfragen, Aufrufe oder Stille Minute.
- Wie sollen Ergebnisse dokumentiert werden? Zum Beispiel: Mitschrift während des Meetings auf Conceptboard, Protokoll nach dem Meeting in OneNote oder Ergebnissammlung mit einem Umfragewerkzeug wie Google Forms.
Tipp: Eine umfassende Liste von einfachen und hilfreichen Methoden findest Du zum Beispiel im Buch “Mit hybriden Teams mehr erreichen” aus dem auch das Template entnommen wurde.
Nutze die entstandenen Sticky-Notes, um eine Agenda für das Meeting vorzubereiten oder teile einfach Deine Meetinghand mit den Teilnehmenden. Vor allem das Ziel (Kategorie WARUM), die Themen (Kategorie WAS) sowie Ort und Zeit kannst Du im Idealfall schon vor dem Meeting mit allen Teilnehmenden teilen. Arbeitest Du auf Conceptboard, teile einfach den Boardlink und alle haben die Ziele des Meetings jederzeit sichtbar vorliegen.
Alternativ kannst Du die Vorbereitungen auf Deinem Board natürlich als .pdf oder im Bildformat .png exportieren, um sie via Mail oder Messenger zu verschicken.
Meetings einfach gestalten und damit besser machen
Wir haben immer wieder festgestellt, dass sich manche zwar Zeit nehmen, Meetings vorzubereiten, aber die Zeit nicht zielgerichtet genutzt wird. Das 5- Finger Template ist das Ergebnis unserer langjährigen Erfahrung in der Moderation und Konzeption von Meetings und Workshops und soll Dir dabei helfen, Dich bei der Vorbereitung auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Es kommt darauf an, sich im Vorfeld über die Fragen der 5 Finger Gedanken zu machen. Wenn Du die Antworten direkt auf Conceptboard festhältst, hat es den großen Vorteil, dass sie im Meeting gezeigt werden können und ihr direkt ein Board habt, auf dem ihr interaktiv zusammenarbeiten könnt.
Gleichzeitig wird es möglich, den Link zum Board schon im Vorfeld zu versenden. Eventuell inkl. einer Aufgabenstellung. So können die Teilnehmenden vor dem Meeting auf dem Board Ideen sammeln und ihr könnt im Meeting direkt mit der Diskussion durchstarten. Im Meeting selbst könnt ihr dann gemeinsam die Ergebnisse verdichten und abstimmen, eine unserer Lieblingsfunktionen in Conceptboard. Bereits vor dem Meeting asynchron auf dem Board Ideen und Meinungen zu sammeln, ist übrigens eine der effektivsten Möglichkeiten, um Meetingzeit zu sparen, da das Grundrauschen des Meetings oftmals die Konzentration auf bestimmte Punkte oder Themen lenkt. Unbeeinflusst von anderen entwickeln sich Ideen, die als Grundlage für den Austausch dienen können.
Als externe Moderatorinnen nutzen wir das Template fast täglich und auch schon direkt in den Terminen zur Auftragsklärung. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern sorgt für gemeinsame Klarheit zu Ziel und Vorgehen des späteren Termins. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Kunde Conceptboard als Plattform für unsere Zusammenarbeit direkt selbst kennenlernt.
Über die Autorinnen
Gesine Engelage-Meyer verbindet gerne Welten. Als technische Betriebswirtin ist sie Fan von smarten Prozessen und als erfahrene Change Managerin weiß sie, dass es immer das Miteinander ist, das über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. In 15 Jahren Berufspraxis intern in großen Unternehmen wie auch extern als gefragte Moderatorin und Trainerin hat sie gelernt, Komplexes einfach zu vermitteln und mit Freude das Verlassen von Komfortzonen zu unterstützen. Sie lebt mit ihrer Familie in Hamburg. www.teamelephant.de
Sonja Hanau tut alles dafür, damit es weniger und dafür bessere Meetings gibt. Seit mehr als 10 Jahren sorgt die Wirtschaftsinformatikerin dafür, mithilfe von passender Technik und guten Strukturen einen Rahmen zu schaffen, in dem Menschen ihre Potenziale entfalten und ihre Ziele erreichen. Sie begleitet Unternehmen bei der Entwicklung einer neuen Meeting- und Zusammenarbeitskultur. In ihren Vorträgen und Workshops verbindet sie Moderations- und Technikkompetenz mit Leichtigkeit und Humor. Sie lebt mit ihrer Familie bei Frankfurt. www.meetingschmiede.de
Über das Buch
“Mit hybriden Teams mehr erreichen”, erschien 2022 im Business Village Verlag, ist der praktische Leitfaden für alle Teams, die sowohl von zu Hause als auch im Büro arbeiten. Es liefert Dir hilfreiche Methoden, Werkzeuge und Strukturen für gelungene Zusammenarbeit auf Distanz. Kompaktes Wissen mit 100 % Praxisrelevanz. Hier geht es zur Leseprobe.
